Podstawy prawne funkcjonowania bibliotek szkolnych
W ustawie z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach – w rozdziale 7 „Biblioteki szkolne i pedagogiczne” art. 22 ust. 3 stanowi, że: „Zasady organizowania i działalności bibliotek szkolnych i pedagogicznych określają odrębne przepisy”. Jakie to są przepisy?
Ogólne zasady działania bibliotek zostały ustalone w ustawie z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach).
Biblioteka może być samodzielną jednostką organizacyjną, czego przykładem są zorganizowane w formie instytucji kultury biblioteki publiczne jednostek samorządu terytorialnego, bądź wchodzić w skład innej jednostki organizacyjnej, jak to jest w przypadku bibliotek szkolnych. Biblioteki szkolne funkcjonują w strukturach szkół publicznych.
Mają one za zadanie służyć realizacji celów programów nauczania i wychowania, edukacji kulturalnej i informacyjnej dzieci, młodzieży oraz kształceniu, doskonaleniu nauczycieli. Zadania, organizację oraz szczegółowy zakres działania biblioteki wchodzącej w skład innej jednostki określa regulamin nadany przez kierownika tej jednostki (art. 12 ustawy o bibliotekach). Tak więc w przypadku bibliotek szkolnych kompetencja w tym zakresie przysługuje dyrektorom szkół publicznych.
W art. 22 ustawy o bibliotekach ustawodawca ustanowił obowiązek prowadzenia w każdej szkole publicznej biblioteki szkolnej.
Spośród odrębnych przepisów regulujących kwestię bibliotek szkolnych należy wskazać art. 67 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty), który nakłada na szkoły publiczne, w celu realizacji zadań statutowych, zapewnienie uczniom możliwości korzystania m.in. z biblioteki. Tak więc podstawami prawnymi funkcjonowania bibliotek szkolnych są:
● ustawa o systemie oświaty,
● ustawa o bibliotekach.
Sposób ustalania opłat za uszkodzone, zniszczone i niezwrócone w terminie książki
Czy możemy pobierać opłaty za niezwrócenie w terminie wypożyczonych książek, za uszkodzenia, zniszczenia? Jeżeli tak, to czy dyrektor jednostki może ustalić wysokość opłaty, czy jednak organ prowadzący szkołę? Czy ewentualne opłaty, odszkodowania z ww. tytułów należy przyjąć jako dochody budżetowe i w jakim paragrafie klasyfikacji budżetowej je ująć? Czy może należy je potraktować jako dochody rachunku dochodów własnych? W naszej jednostce, na podstawie uchwały sejmiku województwa w 2009 r., został utworzony rachunek dochodów własnych. Uchwała określa źródła dochodów, m.in.: „za korzystanie ze zbiorów bibliotecznych określonych Regulaminem” – czy to sformułowanie upoważnia dyrektora jednostki do ustalenia ww. opłat w regulaminie funkcjonowania biblioteki?
Zasady funkcjonowania rachunków własnych samorządowych jednostek budżetowych do 31 grudnia 2010 r. reguluje ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych – art. 22 ust. 3 i 4.
Samorządowe jednostki budżetowe mogą gromadzić na rachunku dochodów własnych dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. W uchwale tej organ stanowiący określa:
● źródła dochodów własnych,
● przeznaczenie uzyskanych dochodów własnych,
● jednostki budżetowe, które utworzą rachunek,
● wysokość ewentualnych wpłat do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nadwyżki środków obrotowych.
W sytuacji opisanej w pytaniu sejmik województwa dopełnił formalności, ustanowił dla biblioteki szkolnej rachunek dochodów własnych, ustalając źródła jego dochodów, tj. za korzystanie ze zbiorów bibliotecznych na zasadach określonych w regulaminie.
Do ustalania regulaminu biblioteki szkolnej, o czym wspomniano w odpowiedzi na pierwsze pytanie, uprawniony jest dyrektor szkoły. Tak więc do kompetencji dyrektora szkoły należy ustalenie ewentualnych odpłatności za korzystanie ze zbiorów bibliotecznych.
Na etapie opracowywania regulaminu należy jednak pamiętać, byustalenie odpłatności nie ograniczało praw uczniów do nauczania i wychowania, edukacji kulturalnej i informacyjnej. W regulaminie nie można zawrzeć zapisu o odpłatności za usługi świadczone przez bibliotekę szkolną (przykładowo: za wypożyczenie materiałów bibliotecznych uczniom), a jedynie w wyjątkowych sytuacjach można ustalać opłaty, tj. za zniszczenie, uszkodzenie czy niezwrócenie w terminie książek.
Dochody z tego tytułu należy klasyfikować w § 069 „Wpływy z różnych opłat” w ramach rachunku dochodów własnych, jeżeli został utworzony, albo w ramach rachunku bieżącego jednostki budżetowej, jeśli nie został utworzony rachunek dochodów własnych.
Ponadto należy zaznaczyć, że nowa ustawa o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. (dalej: nowa uofp) likwiduje z dniem 31 grudnia 2010 r. instytucję rachunku dochodów własnych jednostek budżetowych, wprowadzając w jego miejsce w samorządowych jednostkach budżetowych prowadzących działalność określoną w ustawie o systemie oświaty, instytucję wydzielonego rachunku dochodów. Kompetencja do ustalenia zasad gromadzenia środków na wydzielonym rachunku dochodów własnych została przypisana w art. 223 nowej uofp organowi stanowiącemu jednostkę samorządu terytorialnego. Tak więc po 1 stycznia 2010 r. rachunek dochodów własnych dla gromadzenia opłat za korzystanie ze zbiorów bibliotecznych określonych „Regulaminem” może dalej funkcjonować.
Czytaj także: Biblioteka publiczna tylko jako instytucja kultury>>
Koszty nabycia zbiorów bibliotecznych
Czy na podstawie § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych należy ujmować wpływy i ubytki według rzeczywistych kosztów nabycia? Czasami zamawiamy książki, a na fakturze oprócz zamówionych pozycji (6 książek – różne tytuły) jest opłata za przesyłkę, np. 8,50 zł. Czy opłata za przesyłkę może być doliczana do rzeczywistego kosztu nabycia książki? Jeżeli tak, to jak należy ująć poszczególne książki w ewidencji szczegółowej ilościowo-wartościowej w księgach inwentarzowych (księgi inwentarzowe prowadzimy komputerowo – program MOL)? Czy do każdej ceny książki doliczyć 1/6 opłaty za przesyłkę?
We wzorcowym planie kont dla jednostek budżetowych określono, że na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” ewidencjonuje się stan oraz zwiększenia i zmniejszenia zbiorów bibliotecznych według cen ich nabycia. W opisie do konta 014 wskazano ponadto, że ewidencja analityczna powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych zbiorów bibliotecznych, z dalszym podziałem określonym w odrębnych przepisach.
Szczegółowe zasady i sposób ewidencjonowania materiałów bibliotecznych są określone w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (dalej: rozporządzenie w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych).
Jednak, zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencjonowania materiałów bibliotecznych, do prowadzenia ewidencji materiałów bibliotecznych w sposób wskazany w tym rozporządzeniu zobowiązane są biblioteki wchodzące w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. Do ogólnokrajowej sieci bibliotecznej wchodzą biblioteki publiczne (tj. Biblioteka Narodowa, biblioteki jednostek samorządu terytorialnego) oraz inne biblioteki na podstawie decyzji właściwego ministra do spraw kultury i dziedzictwa narodowego (art. 27 ust. 2 i 3 ustawy o bibliotekach).
Biblioteki szkolne nie wchodzą w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, a tym samym nie są zobowiązane do stosowania przepisów rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencjonowania materiałów bibliotecznych. W praktyce jednak bardzo często biblioteki szkolne ewidencjonują materiały biblioteczne w sposób wskazany w tym rozporządzeniu. Zastosowanie zasad ewidencjonowania materiałów bibliotecznych określonych w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych przez biblioteki szkolne powinno wynikać z ustaleń określonych w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce.
Ewidencja materiałów bibliotecznych polega na ujęciu wpływu i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nich zmian. Ewidencję materiałów bibliotecznych tworzą:
● sumaryczna (wstępna) ewidencja wpływów,
● szczegółowa ewidencja wpływów,
● szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków,
● finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków.
W ewidencji finansowo-księgowej materiałów wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych ujmuje się ich wpływy i ubytki według rzeczywistych kosztów nabycia, a w przypadkach materiałów otrzymanych bezpłatnie – według bieżącej szacunkowej wartości (§ 23 rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych).
Tak więc, jeżeli nabycie poszczególnych książek wiązało się z poniesieniem kosztów opłat za przesyłkę, zalicza się to do rzeczywistych kosztów nabycia zbiorów bibliotecznych. Wskazane jest uregulowanie zasad w tym zakresie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.
Natomiast, jeśli wskazana na fakturze kwota opłaty dotyczy kilku nabytych pozycji książkowych, opłatę tę należy podzielić i przypisać równomiernie do wszystkich zakupionych książek, jak wskazano w pytaniu.
Czytaj także: Ponad 2600 bibliotek uzyskało dostęp do internetu>>
Ewidencjonowanie w księgach inwentarzowych darów przekazanych bibliotece
Czy na wykazie wpływów dla materiałów przekazanych w darze należy podać nazwisko osoby przekazującej, czy wystarczy określenie „od osób fizycznych i prawnych”? Zdarza się, że darczyńcy chcą być anonimowi. Jeżeli nieodpłatnie otrzymane książki pochodzą od:
● osób fizycznych i prawnych – w ewidencji finansowo-księgowej ujmuje się je zapisem: Wn 014 i Ma 760,
● bibliotek będących jednostkami budżetowymi – w ewidencji finansowo-księgowej ujmuje się je zapisem: Wn 014 i Ma 072.
Biblioteki szkolne stosują zasady ewidencjonowania materiałów bibliotecznych określone w rozporządzeniu w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, jeśli wynika to z zapisów dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.
Szczegółową ewidencję wpływów materiałów bibliotecznych należy prowadzić w księdze inwentarzowej według wzoru ustalonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych.
Materiały wpływające do bibliotek ujmuje się po sprawdzeniu ich zgodności z dowodami wpływów. Dowodami wpływów w zakresie darów są wykazy towarzyszące materiałom. Dowód wpływu sporządzany jest przez osobę (instytucję) przekazującą materiały bądź przez bibliotekę i co do zasady powinien zawierać dane personalne osoby czy instytucji przekazującej.
Jednak, jeśli ofiarodawca materiałów wyraził wolę pozostania anonimowym darczyńcą, ustawodawca w § 13 rozporządzenia w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych zwolnił bibliotekę z obowiązku sporządzania dowodu wpływu, a tym samym wskazywania danych personalnych ofiarodawcy. W opisanym przypadku przekazane materiały włącza się do ewidencji bez dokumentu towarzyszącego.
Wartość przekazanych w darze materiałów bibliotecznych należy ujmować w ewidencji finansowo-księgowej na podstawie informacji o ich cenach, a w przypadku ich braku – według bieżącej szacunkowej wartości.
Prezentuje to schemat.
SCHEMAT. Ewidencja przekazanych darów
PODSTAWY PRAWNE
● Ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. Nr 85, poz. 539; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 220, poz. 1600)
● Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 56, poz. 458)
● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240)
● Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666)
● Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283)
● Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422)