MIROSŁAW GRYBALOW
business development manager w SAS Institute Polska
Przekonanie o celowości i możliwości stosowania w jednostkach sektora publicznego nowoczesnych metod zarządzania, które sprawdziły się w firmach prywatnych, nadal napotyka w Polsce na opór. Argumenty oponentów są znane od dłuższego czasu - inny cel działania sektora publicznego (misja publiczna) niż organizacji biznesowych, brak wystarczających funduszy, brak profesjonalistów najwyższej klasy, co wynika przede wszystkim z niższych płac i braku zainteresowania specjalistów pracą w sektorze publicznym, trudność w ustaleniu mierników właściwych dla sektora publicznego, czy wreszcie dość powszechny lęk przed wspieranymi informatycznie systemami pomiaru i oceny efektów pracy.
Tymczasem świat idzie naprzód i jednostki sektora publicznego coraz częściej stosują nowoczesne metody takie jak zrównoważona karta wyników czy rachunek kosztów działań, wykorzystując do tego specjalistyczne oprogramowanie informatyczne. Tym bardziej warto docenić inicjatywy w tym zakresie podejmowane w Polsce, zwłaszcza jeśli rodzą się w mniejszych ośrodkach, np. w Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim, obsługującym ok. 1 mln mieszkańców, który wespół z SAS Institute wdrożył rozwiązanie informatyczne oparte na metodyce zrównoważonej karty wyników, wspierające ocenę efektywności pracy urzędu i jego departamentów.
Wdrożenie takiego systemu to przedsięwzięcie, które obejmuje:
• analizę systemów IT i innych źródeł danych dostępnych w urzędzie,
• budowę centralnego repozytorium informacji zarządczej (CRIZ),
• automatyzację procesów ekstrakcji, transformacji i ładowania danych do CRIZ,
• opracowanie mechanizmów ręcznego wprowadzania do systemu danych niedostępnych w formie elektronicznej,
• uruchomienie modułu analitycznego wyliczającego wartości wskaźników,
• wdrożenie systemu wizualizacji i zarządzania kartami wyników,
• uruchomienie systemu generowania i dystrybucji raportów zarządczych.
Integralną częścią wdrożenia jest cykl specjalistycznych szkoleń przeznaczonych zarówno dla urzędników - użytkowników systemu, jak i informatyków, a także opracowanie zestawu podręczników, które będą stanowić źródło wiedzy o systemie.
System wspiera pracę urzędników mających różne potrzeby informacyjne, np. dyrektora generalnego, z racji jego obowiązków statutowych, interesują takie sprawy jak usługi dla mieszkańców, jakość załatwiania spraw urzędowych, budżet, administracja, pracownicy, gospodarstwa pomocnicze, kontrole i audyt wewnętrzny, natomiast wojewodę interesuje przede wszystkim stan województwa i podregionów, gospodarka, mieszkańcy, pomoc społeczna i fundusze strukturalne (europejskie). W jednym rozwiązaniu informatycznym można uwzględnić zarówno zarządzanie strategiczne - przedmiot zainteresowania władz urzędu, jak i obszary zarządzania operacyjnego, którym są zainteresowane poszczególne departamenty i urzędnicy, np. zarządzanie mandatami. Dochody z mandatów, odprowadzane do budżetu, stanowią pokaźną sumę, a urzędy wojewódzkie są zobowiązane zapewnić maksymalną ich ściągalność. Ile urzędów wojewódzkich potrafi udzielić odpowiedzi na pytanie, jaka jest całkowita ściągalność mandatów w okresie ich życia, to jest w ciągu trzech lat od daty wystawienia? Wdrożenie odpowiednich narzędzi da możliwość prowadzenia monitoringu zgodnie z wymaganą częstotliwością - nawet dzienną.
POL