W małej firmie zazwyczaj wszystkie zadania, zarówno te administracyjne, jak i kontrolne wykonywane są przez właściciela, zaś w większych organizacjach istnieją specjalizujące się stanowiska pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
Niezależnie jednak od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, niewątpliwie jednym z podstawowych obowiązków wynikających z zakresu zarządzania kadrami jest obsługa administracyjna zatrudnionych pracowników. Wiąże się to z wykonywaniem określonych zadań wynikających z powszechnie obowiązującego prawa pracy, a w szczególności z ustaleniem przysługujących świadczeń zatrudnionym pracownikom. W konsekwencji, stwierdzony stan faktyczny porównywany jest do wymogów ustawowych wynikających ze stosunku pracy.
Szczególnej kontroli finansowej w tym obszarze podlega administracja samorządowa. Uprawnionym organem kontroli jest regionalna izba obrachunkowa, która w świetle art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r., Nr 55, poz., 577 ze zm.) sprawuje nadzór w zakresie spraw finansowych i dokonuje kontroli m.in. gospodarki finansowej na wszystkich szczeblach samorządu terytorialnego. W świetle cytowanej ustawy Izby przeprowadzają, co najmniej raz na cztery lata kompleksową kontrolę gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, a w związku z wykonywaną kontrolą inspektorzy mają prawo dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników samorządowych.
Informacja o terminie kontroli w danej jednostce samorządowej podawana jest przez właściwą Izbę z odpowiednim kilkudniowym wyprzedzeniem. W związku z tym, pracownik realizujący sprawy kadrowe ma możliwość wcześniejszego przygotowania niezbędnych dokumentów. Należą do nich: statut jednostki, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania oraz akta osobowe pracowników.
Czytaj także: Kontrola zarządcza – nowy obowiązek dla samorządów>>
Kontroler sprawdzi akta osobowe
Kontrola finansowa w komórce kadrowej zazwyczaj rozpoczyna się od sprawdzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników. W przypadku dużej liczby zatrudnionych, nie wszystkie akta personalne zostaną sprawdzone przez kontrolera. Nie mniej jednak, wnikliwej analizie zostaje poddana dokumentacja kadry kierowniczej jednostki samorządu terytorialnego, kierowników średniego szczebla, akta osobowe osób odpowiedzialnych za prowadzenie spraw kadrowo-finansowych oraz pracowników służby finansowej.
Wyrywkowej kontroli poddane mogą być także akta osobowe pozostałych pracowników. Kontroler sprawdzi, czy sposób prowadzenia akt osobowych odpowiada wymogom przewidzianym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.). W oparciu o wskazaną regulację, z punktu widzenia przeprowadzanej kontroli istotne jest, czy:
1) w części A znajdują się dokumenty składane przed podjęciem stosunku pracy, a potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika i wymagany staż pracy, szczególnie: świadectwa szkolne, dyplomy ukończenia uczelni, dyplomy ukończenia kursów, certyfikaty potwierdzające znajomość języka obcego itp., a także świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, oraz inne niezbędne dokumenty na podstawie, których możliwe jest zatrudnienie w administracji samorządowej np.: oświadczenie pracownika o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie i przestępstwa skarbowe, posiadanie zdolności do czynności prawnych, czy korzystanie z pełni praw publicznych;
2) w części B znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, głównie: umowa o pracę (akt wyboru, akt powołania), zakres obowiązków uprawnień i odpowiedzialności, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu, dokumenty świadczące o przyznaniu pracownikowi podwyżki wynagrodzeń oraz nagrody wraz z podpisem pracownika akceptującym zgodę na nową wysokość wynagrodzenia, oświadczenia pracownika wynikające z ordynacji podatkowej w zakresie przestrzegania tajemnicy skarbowej i innych dokumentów stwierdzających przyznanie dodatkowych świadczeń np. umowa za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zaś w przypadku skarbnika gminy dodatkowo: dokumenty potwierdzające brak orzeczonej kary za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, o braku skazania za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych i samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów;
3) w części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, a przede wszystkim dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentów, odpraw, czy też wypłaconych innych świadczeń związanych z rozwiązaniem stosunku pracy;
4) dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach są ułożone w porządku chronologicznym oraz odpowiednio ponumerowane, a także, czy każda z części akt osobowych zawiera pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Czytaj także: Regionalna Izba Obrachunkowa - struktura i funkcjonowanie>>
Kontroler zbada zgodność kwalifikacji i składników wynagrodzenia pracownika z wymaganiami na stanowisku pracy
Posiadane kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe pracownika przedkładają się bezpośrednio na rodzaj zajmowanego stanowiska pracy oraz na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. W związku z tym, osoba przeprowadzająca kontrolę szczegółowo sprawdzi, czy określone w umowie o pracę warunki pracy i płacy są zgodne z obowiązującymi w tym względzie przepisami prawa.
W zależności od formy nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, wybór, powołanie, mianowanie), przyznane pracownikowi świadczenia porównane zostaną z odpowiednim aktem normatywnym dotyczącym wymienionej kategorii pracowników. W rezultacie, prawidłowość ustalonych składników wobec pracowników zatrudnionych na umowę o pracę porównana zostanie z regulaminem wynagradzania, pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru i powołania z rozporządzeniem płacowym z 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., Nr 50, poz. 398), i obowiązującym do końca 2011 r. rozporządzeniem płacowym dotyczącym pracowników zatrudnionych w drodze nominacji (Dz. U. z 2005 r., Nr 146, poz. 1223 z późn. zm.).
W oparciu o wskazane regulacje prawne i znajdujące się dokumenty w aktach personalnych, oceniona zostanie prawidłowość zatrudnienia pracownika na określonym stanowisku pracy, a także poprawność przypisania temu stanowisku kategorii zaszeregowania. W dalszej kolejności, czynnościom kontrolnym podlegają przyznane pracownikowi poszczególne składniki wynagrodzenia. Przedmiotem oceny, zarówno w ujęciu procentowym, jak i kwotowym, jest wysokość dodatku za wieloletnią pracę i dodatku specjalnego, a w dalszym postępowaniu ustalenie, czy wysokość płacy zasadniczej mieści się w przypisanej stanowisku kategorii zaszeregowania. Składnikami wynagrodzenia, które również podlegają szczegółowej analizie są nagrody i premie wynikające z regulaminu wynagradzania, nagroda roczna, a także nagroda jubileuszowa oraz ewentualna odprawa pieniężna.
Etapem zamykającym przebieg kontroli jest dokument Izby zawierający zalecenia pokontrolne dotyczące danej jednostki samorządowej, nakazujący poprawienie uchybień w terminie wskazanym przez regionalną izbę obrachunkową.
Krystyna Hark
Samorzad.infor.pl