Pismo procesowe winno odpowiadać wymogom formalnym, określonym w art. 126 Kodeksu postępowania cywilnego. W myśl tego przepisu pismo procesowe winno zawierać:
- oznaczenie sądu, do którego jest skierowane,
- imiona i nazwiska albo nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych lub pełnomocników,
- oznaczenie rodzaju pisma,
- osnowę wniosku lub oświadczenia i dowody na przedstawione tam okoliczności,
- podpisy stron, przedstawicieli ustawowych lub pełnomocników,
- wymienienie załączników.
Kolejne pisma procesowe powinny zawierać również sygnaturę akt sprawy, w której zostały złożone. Jeśli przepisy szczególne tak stanowią, pismo procesowe składać należy na urzędowym formularzu lub na elektronicznych nośnikach informacji.
Wśród pism procesowych przepisy kpc wyróżniają pozew i odpowiedź na pozew, stawiając im dalsze wymagania co do treści i formy. Specyficzną kategorią są również pisma procesowe mające na celu przygotowanie rozprawy, w których strona winna przytoczyć zwięźle stan sprawy, wypowiedzieć się co do twierdzeń strony przeciwnej i wypowiedzieć się w sprawie przytoczonych przez nią dowodów, a następnie wskazać dowody mające istotne znaczenie w sprawie.
Jeśli pismo procesowe nie spełnia wymogów formalnych przewodniczący wzywa stronę do poprawienia pisma, uzupełnienia lub opłacenia go w terminie 7 dni, pod rygorem jego zwrotu. Przez poprawienie pisma rozumie się również wniesienie pisma na urzędowym formularzu, jeżeli wymóg ten nie został dochowany.
Szczególny charakter mają pisma procesowe sporządzone na urzędowych formularzach (np. art. 5052 KPC) oraz elektronicznych nośnikach informatycznych (art. 1301 § 2 KPC). Urzędowe formularze przewidziane są dla pism procesowych wnoszonych w postępowaniu uproszczonym, w postępowaniach rejestrowych, w postępowaniu wieczystoksięgowym i w sprawach wymienionych w art. 1871 KPC.
Na podstawie art. 125 § 3 KPC wydane zostało rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 29.5.2002 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu udostępniania stronom urzędowych formularzy pism procesowych w postępowaniu cywilnym (Rozp. U dostęp Form Pism Proces) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 14.8.2003 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu udostępniania urzędowych formularzy wniosków stosowanych w sądach rejonowych prowadzących księgi wieczyste w systemie informatycznym (Dz.U. Nr 156, poz. 1527).
Źródło: Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 r., Nr 16, poz. 93 ze zmianami).