Odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, także za wymaganą ustawą jej częstotliwość, jest kierownik jednostki.
W zakres jego obowiązków wchodzą w szczególności:
• ustalenie dnia spisu i czasu jego trwania oraz przygotowanie terenu do spisu, powołanie komisji przeprowadzającej spis lub zespołów spisowych spośród pracowników jednostki,
• zapewnienie obecności podczas spisu osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie lub uprawnionych innych osób.
Ustawa o rachunkowości nie reguluje procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje zarządzeniem wewnętrznym komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego oraz powołuje zespoły spisowe. Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych, które nazywa się instrukcją inwentaryzacyjną.
Instrukcja inwentaryzacyjna określa terminy, sposoby i organizację przeprowadzenia inwentaryzacji w danej jednostce, podział kompetencji w zakresie inwentaryzacji, dokumentację inwentaryzacyjną, tryb powoływania i zasady pracy komisji inwentaryzacyjnej, metody pomiaru wybranych zapasów oraz zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.
Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną w składzie zapewniającym prawidłowy przebieg inwentaryzacji. Wyznacza on przewodniczącego komisji spośród pracowników na stanowiskach kierowniczych. Spośród komisji inwentaryzacyjnej, kierownik wydziela zespoły spisowe, które powinny składać się przynajmniej z dwóch osób. Kierownik jednostki powołuje zespoły spisowe na wniosek przewodniczącego komisji. W zespołach spisowych nie powinni brać udziału prowadzący ewidencję spisywanych składników, osoby materialnie odpowiedzialne za składniki objęte spisem oraz osoby niemające kwalifikacji zawodowych do prowadzenia inwentaryzacji.
Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba, której powierzono składniki objęte spisem, powinna złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, iż wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do księgowości. Liczenie, ważenie i pomiar składników majątku należy do obowiązków członka zespołu spisowego, który robi to w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby przez nią upoważnionej na piśmie.
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.
BEATA PIOTROWSKA
główny specjalista w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).
• Art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. nr 14, poz. 114 ze zm.).