W jednostkach sektora finansów publicznych wydatków należy dokonywać celowo, legalnie, oszczędnie i zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. To właśnie zaangażowanie służy kontroli legalności procedury wydatkowania środków budżetowych.
Za zaangażowanie wydatków odpowiada dysponent środków budżetowych, który podpisuje umowy, powodujące zaangażowanie środków finansowych.
Rodzaje dokumentów, które stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki na kontach pozabilansowych, określa kierownik jednostki. Zapisy takie powinny znaleźć się w instrukcji obiegu dokumentów bądź w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości jednostki.
Dokumentami, które stanowią podstawę do ujęcia zaangażowania w księgach rachunkowych jednostki, mogą być m.in.:
• umowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi (wraz z aneksami), płatne w danym roku,
• umowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi, płatne w latach następnych,
• wartość rocznych wynagrodzeń, wynikających z zawartych umów o pracę oraz pochodne od wynagrodzeń,
• wartość świadczeń przyznanych na podstawie wydanych decyzji administracyjnych,
• postanowienia,
• akty notarialne,
• faktury, rachunki za wykonane dostawy i usługi, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,
• koszty podróży służbowych,
• niezapłacone do dnia sprawozdawczego, np. faktury nieobjęte uprzednio zawartymi umowami.
Z pojęciem zaangażowanie wiąże się pośrednio termin zobowiązanie. Należy jednak pamiętać, że nie są to terminy tożsame.
Zaangażowanie z reguły poprzedzone jest wystąpieniem zarówno zobowiązań niewymagalnych, jak i wymagalnych. Zobowiązania odróżnia zatem od zaangażowania stan prawny. Ponadto zobowiązanie nie wynika wprost z zaangażowania. Zaangażowanie bliższe jest pojęciu planowania, organizowania czy decydowania. Stanowi więc element zarządzania finansowego w jednostce.
I tak, dla przykładu, na podstawie zawartych umów o pracę oraz analizy przewidywanych zmian w stanie zatrudnienia i wynagradzania określa się zaangażowanie wydatków tytułem zatrudnienia w danym roku budżetowym. Stanowi ono kwotę prawdopodobnych wydatków. Nie jest to jednak kwota faktycznych zobowiązań, które wystąpią w jednostce w danym roku.
Dopiero na przykład:
• rzeczywisty stan zatrudnienia, czyli stan planowany skorygowany o bilans zatrudnień i zwolnień,
• rzeczywiste stawki wynagrodzeń,
• czas pracy pracowników itp.
- wyznaczą stan faktyczny zobowiązań.
Poza tym, zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, w tym niewymagalne, tj. wynagrodzenia naliczone, ale których termin wypłaty nie upłynął, ustala się co miesiąc, sporządzając listę płac.
Natomiast zaangażowanie wydatków na wynagrodzenia szacuje się z góry na cały rok budżetowy i ewentualnie w ciągu roku koryguje, np. w przypadku zmiany w strukturze i kwotach wydatków.
BEATA PIOTROWSKA
główny specjalista w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego