Odpowiedź na pytanie uzależniona jest od charakteru i zakresu planowanych prac. Czytelnik użył wprawdzie w pytaniu pojęcia „remont”, jednak kwalifikacja ta nie jest jednoznaczna, gdyż remonty często bywają mylone z ulepszeniem środków trwałych.
Nakłady na remont powinny być finansowane ze środków bieżących – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych – § 427 „Zakup usług remontowych”. Natomiast ulepszenie środków trwałych finansowane jest ze środków majątkowych.
ZAPAMIĘTAJ!
Kwalifikowanie nakładów ponoszonych na remont i ulepszenie powinno być uzależnione od celu i zakresu wykonywanych prac.
W wyjaśnieniu ewentualnych wątpliwości dotyczących kwalifikowania nakładów ponoszonych na remont i ulepszenie można odwołać się do art. 31 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Przepis ten wskazuje warunki ulepszenia środków trwałych, zwiększające ich wartość początkową. Wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.
Przebudowa środków trwałych oznacza zmianę istniejącego stanu tych środków na inny. Rozbudowa to powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, zwłaszcza zaś budynków i budowli, linii technologicznych itp. Modernizacja oznacza unowocześnienie środków trwałych, zmierzające wyraźnie do zwiększenia wartości użytkowej (np. realizacja w budynku robót polegających na wykonaniu instalacji wodnej, kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, ciepłej wody, gazu przewodowego lub jednego elementu w budynku, w którym tych instalacji przed modernizacją nie było). Rekonstrukcja polega na odtworzeniu (odbudowaniu) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych, powodującym, że środek trwały będzie mieć wyższą wartość użytkową mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością uzyskiwanych produktów, zmniejszonymi kosztami eksploatacji lub innymi miarami.
ZAPAMIĘTAJ!
Z ulepszeniem mamy do czynienia wtedy, gdy poniesione nakłady spełniają łącznie dwa warunki:
1) dotyczą przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji,
2) przyniosły mierzalne efekty w postaci wzrostu wartości danego środka trwałego ponad wartość użytkową z dnia oddania do używania.
W ustawie o rachunkowości brak jest natomiast określenia pojęcia „remont”. Posiłkując się definicją zawartą w art. 3 pkt 8 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (dalej: Prawo budowlane) – remont to wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji.
ZAPAMIĘTAJ!
W ramach remontu dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym.
Istotą remontu są czynności związane z przywróceniem pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych (części zamienne), niezmieniające jego charakteru i funkcji, następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynikające z tej eksploatacji – a więc są to wszystkie zmiany przywracające pierwotny poziom techniczny danego środka trwałego, pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji. Tak więc remont obciąża koszty bieżące jednostki, a więc nie stanowi inwestycji; oznacza roboty, które bez względu na ich koszt mają na celu tylko przywrócenie w całości lub w części pierwotnej zdolności użytkowej środka trwałego, utraconej lub zmniejszonej na skutek jego eksploatacji.
ZAPAMIĘTAJ!
O zaliczeniu robót do inwestycji lub remontów decydują wyłącznie kryteria rzeczowe, a więc techniczne, a nie finansowe. Nie ma znaczenia wartość poniesionych nakładów.
Czytaj także: Jak gmina powinna przygotować się do programu rewitalizacji>>
Odpowiedź na pytanie Czytelnika uzależniona jest więc od kwalifikacji planowanych prac. Należy zaznaczyć, że główni księgowi jednostek często niepotrzebnie i bezzasadnie przyjmują na siebie ciężar interpretowania określonych zdarzeń gospodarczych. Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (art. 45), istotą dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – jednego z obowiązków głównego księgowego wskazanego w ustawie – jest zweryfikowanie przez nich przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności z prawem, a także kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących operacji.
ZAPAMIĘTAJ!
Merytorycznej oceny operacji gospodarczej powinna dokonać i potwierdzić podpisem właściwa rzeczowo osoba upoważniona do tego przez kierownika jednostki.
Upoważnienie do dokonania sprawdzenia dokumentów pod względem merytorycznym może być zawarte np. w wewnętrznej instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Dowodem dokonania przedmiotowej kontroli jest podpis głównego księgowego, oznaczający, że nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionych przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności z prawem. W razie ujawnienia nieprawidłowości, główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
Przeprowadzenie robót budowlanych obwarowane jest wieloma obowiązkami i procedurami określonymi w Prawie budowlanym, które jednostka musi zrealizować przed przeprowadzeniem prac. Ustawa ta zawiera zarówno definicję remontu, przebudowy (wykonanie robót budowlanych, w wyniku których następuje zmiana parametrów użytkowych lub technicznych istniejącego obiektu budowlanego, z wyjątkiem charakterystycznych, takich jak: kubatura, powierzchnia zabudowy, wysokość, długość, szerokość bądź liczba kondygnacji), jak i wskazanie wymogu uzyskania ostatecznej decyzji właściwego organu o pozwoleniu na budowę (m.in. w przypadku przebudowy) lub zgłoszenia właściwemu organowi robót budowlanych będących remontami. Spełnienie tych wymogów powinno być elementem weryfikacji oceny prawidłowości merytorycznej operacji prowadzonej przez głównego księgowego.
Czytelnik nie wskazuje istotnych elementów planowanych prac (np.: cel podjęcia prac, szerokość i wysokość chodników przed i po zakończeniu prac, grubości poszczególnych warstw, ewentualna zmiana sposobu użytkowania, np. wydzielenie ścieżki rowerowej, wytrzymałość oraz okres używalności asfaltu i kostki brukowej), które stanowią o ich charakterze i kwalifikacji według Prawa budowlanego oraz uor. Wiedzę na ten temat posiadają natomiast właściwe komórki techniczne jednostki.
Czytaj także: Odbudowa zniszczonych i zaniedbanych części miast>>
Reasumując, przedmiotowej kwalifikacji prac powinien dokonać właściwy merytorycznie pracownik, a w zależności od jego wskazania (zweryfikowanego przez głównego księgowego), prace powinny być finansowane niezależnie od wartości:
● ulepszenie – ze środków majątkowych – § 6050 (w jednostkach budżetowych),
● remont – z wydatków bieżących – § 4270.
PODSTAWY PRAWNE
● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241)
● Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 79, poz. 666)
● Ustawa z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206)
● Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 107, poz. 726; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 121, poz. 1002)