1. Ewidencja syntetyczna
Ewidencję prowadzi się w księgach rachunkowych obejmujących zbiory zapisów księgowych oraz obrotów i sald. Księgi rachunkowe z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia powinny być:
● trwale oznaczone nazwą pełną lub skróconą jednostki, której dotyczą (zarówno każda księga wiązana, jak i każda luźna karta kontowa, także wówczas, gdy mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
● wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzania, przez okres ustalony w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor).
Podstawą zapisów księgowych są wyłącznie dowody księgowe.
Zobacz serwis: Rachunkowość budżetowa
Nie można dokonywać zapisów księgowych bez dowodu księgowego.
Konta syntetyczne, służące do ewidencji kosztów jednostki oświatowej, powinny być wymienione i opatrzone komentarzem w zakładowym planie kont, w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” i w zespole 7 „Przychody, dochody i koszty”.
2. Ewidencja analityczna (księgi pomocnicze)
Ewidencja analityczna zawiera zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem kont księgi głównej. Prowadzi się ją jako wyodrębniony system ksiąg (kartotek), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
W jednostkach oświatowych ewidencja analityczna jest prowadzona w układzie klasyfikacji budżetowej.
W państwowych jednostkach oświatowych koszty księguje się, podając:
● część budżetową, oznaczoną dwiema cyframi,
● dział oznaczony trzema cyframi,
● rozdział oznaczony pięcioma cyframi, przy czym trzy pierwsze cyfry są powtórzeniem cyfr działu,
● paragraf oznaczony trzema cyframi, do których dodaje się czwartą cyfrę od 0 do 9. Czwarta cyfra wskazuje źródło finansowania. Najczęściej występującą czwartą cyfrą będzie 0. Inne cyfry będą dodawane do paragrafów przy realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej lub z innych źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.
Zobacz również Forum.
Klasyfikację budżetową w zakresie działów, rozdziałów i paragrafów zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Wykaz części budżetowych zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 4 grudnia 2009 r. w sprawie klasyfikacji części budżetowych oraz określenia ich dysponentów (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji). W samorządowych jednostkach oświatowych analityka kosztów jest prowadzona w układzie: dział, rozdział, paragraf.
Podstawa prawna:
– Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330),
– Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548),
– Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 87),
– Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. Nr 121),
– Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38 poz. 207; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 215),
– Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 grudnia 2009 r. w sprawie klasyfikacji części budżetowych oraz określenia ich dysponentów (Dz.U. Nr 211, poz. 1633; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1046),
– Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973.