Opis nieprawidłowości: Kontrola wykazała, że w trakcie inwentaryzacji środków trwałych, przeprowadzonej na koniec 2012 r., nie porównano danych na temat gruntów ujętych w ewidencji księgowej urzędu gminy z danymi zawartymi w gminnym zasobie nieruchomości. Przyczyną powstania nieprawidłowości było zaniechanie prowadzenia przez wójta ewidencji gminnego zasobu nieruchomości. Z wyjaśnień złożonych przez wójta wynikało, że nie uważał za konieczne prowadzenia ewidencji zasobu, ponieważ urząd gminy miał zapewniony bieżący dostęp do danych ewidencji geodezyjnej gruntów, z której można było na bieżąco uzyskać informacje na temat wszystkich nieruchomości położonych na terenie gminy, w tym także stanowiących własność gminy. W trakcie kontroli, po porównaniu wydruków na temat ogólnej powierzchni gruntów stanowiących własność gminy z ewidencji geodezyjnej z powierzchnią gruntów ujętych w ewidencji księgowej urzędu gminy na koncie 011/0 „Grunty” ustalono, że w księgach rachunkowych było ujętych tylko około 56% powierzchni gruntów stanowiących własność gminy i nieoddanych w zarząd bądź użytkowanie gminnym jednostkom organizacyjnym. Szczegółowe porównanie danych z ewidencji geodezyjnej i ewidencji księgowej oraz wyszczególnienie nieruchomości nieujętych w księgach rachunkowych urzędu gminy nie było możliwe, ze względu na to, że grunty na koncie 011 „Środki trwałe” były ujęte zbiorczo (przez podanie łącznej powierzchni i wartości gruntów rolnych, leśnych i budowlanych, bez możliwości ustalenia, jakich konkretnie nieruchomości dotyczą te zapisy). Skarbnik gminy, odnosząc się do zarzutu nierzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych, stwierdził, że taki stan zastał przed dwoma laty przy obejmowaniu stanowiska i nie zdołał przez ten czas zaprowadzić prawidłowej ewidencji ze względu na braki w obsadzie kadrowej komórki księgowości.
Komentarz: Nieruchomości należące do gmin podlegają obowiązkowej ewidencji w kilku rejestrach prowadzonych na podstawie różnych przepisów i służących różnym celom. Podstawowym rejestrem, w którym są ujmowane dane na temat nieruchomości, jest ewidencja geodezyjna gruntów i budynków prowadzona na podstawie art. 4 ust. 1a pkt 2 ustawy z 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (dalej: Prawo geodezyjne i kartograficzne) przez starostów.
Zadaj pytanie: Forum
Ewidencja geodezyjna gruntów i budynków, zgodnie z art. 20 ust. 1 i 2 wymienionej ustawy, powinna obejmować informacje dotyczące:
- gruntów – ich położenia, granic, powierzchni, rodzaju użytków gruntowych oraz ich klas gleboznawczych, oznaczenia ksiąg wieczystych lub zbiorów dokumentów (jeżeli zostały założone dla nieruchomości, w skład której wchodzą grunty),
- budynków – ich położenia, przeznaczenia, funkcji użytkowych i ogólnych danych technicznych,
- lokali – ich położenia, funkcji użytkowych oraz powierzchni użytkowej.
W ewidencji wykazuje się ponadto:
- właściciela, a w odniesieniu do gruntów państwowych i samorządowych – inne osoby fizyczne lub prawne, w których władaniu znajdują się grunty i budynki lub ich części, oraz miejsce ich zamieszkania lub siedzibę,
- informacje o wpisaniu do rejestru zabytków,
- wartość nieruchomości.
Dane zawarte w ewidencji geodezyjnej są podstawą: planowania gospodarczego, planowania przestrzennego, wymiaru podatków i świadczeń, oznaczania nieruchomości w księgach wieczystych, statystyki publicznej, gospodarki nieruchomościami oraz ewidencji gospodarstw rolnych (art. 21 ust. 1 Prawa geodezyjnego i kartograficznego).
Na podstawie art. 20 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (dalej: ustawa o gospodarce nieruchomościami) tworzy się gminne zasoby nieruchomości. W ich skład wchodzą grunty, które stanowią przedmiot własności gminy i nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste, oraz nieruchomości będące przedmiotem użytkowania wieczystego gminy. Gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje wójt (burmistrz, prezydent miasta).
Zobacz również: Sposoby na odzyskanie VAT
Obowiązki dotyczące gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości
1. Ewidencjonowanie nieruchomości zgodnie z katastrem nieruchomości (czyli ewidencją geodezyjną gruntów i budynków).
2. Zapewnianie wyceny nieruchomości.
3. Sporządzanie planów wykorzystania zasobu.
4. Zabezpieczanie nieruchomości przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
5. Wykonywanie czynności związanych z naliczaniem należności za nieruchomości udostępniane z zasobu oraz prowadzenie windykacji tych należności.
6. Zbywanie, nabywanie, wydzierżawianie, wynajmowanie i użyczanie nieruchomości wchodzących w skład zasobu.
7. Podejmowanie czynności w postępowaniu sądowym, w szczególności w sprawach dotyczących własności lub innych praw rzeczowych na nieruchomości, o zapłatę należności za korzystanie z nieruchomości, o roszczenia ze stosunku najmu, dzierżawy lub użyczenia, o stwierdzenie nabycia spadku, o stwierdzenie nabycia własności nieruchomości przez zasiedzenie.
8. Składanie wniosków o założenie księgi wieczystej dla nieruchomości oraz o wpis w księdze wieczystej.
9. Przygotowywanie opracowań geodezyjno-prawnych i projektowych.
10. Dokonywanie podziałów oraz scaleń i podziałów nieruchomości, a także wyposażanie ich, w miarę możliwości, w niezbędne urządzenia infrastruktury technicznej.
Prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości jest obowiązkowe i przepisy nie przewidują, aby wójt (burmistrz, prezydent miasta) mógł zaniechać jej prowadzenia, jeśli urząd gminy (miasta) ma bieżący dostęp do danych ewidencji geodezyjnej gruntów i budynków, prowadzonej przez starostę powiatu.
Ponieważ grunty, budynki i budowle wchodzące w skład nieruchomości gminnych stanowią środki trwałe jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), z uwzględnieniem definicji środków trwałych wynikającej ze szczególnych zasad rachunkowości, zawartych w § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont), dane na temat ich ilości i wartości powinny być ujęte w ewidencji księgowej jednostek, które są ich właścicielami bądź też posiadaczami na podstawie decyzji o oddaniu w trwały zarząd lub użytkowanie. Dodatkowo, ze względu na to, że zgodnie z art. 30 w związku z art. 2 pkt 11 ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej, jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne mają obowiązek stosowania w ewidencji środków trwałych standardów klasyfikacyjnych wprowadzonych rozporządzeniem Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), ewidencja ta powinna być prowadzona w podziale na pojedyncze obiekty inwentarzowe środków trwałych, którymi w przypadku środków trwałych wchodzących w skład nieruchomości są: działki gruntów, budynki oraz budowle.
Niekompletność ewidencji nieruchomości gminnych oraz prowadzenie ewidencji gruntów bez zachowania wymaganej przepisami szczegółowości spowodowały, że księgi rachunkowe urzędu gminy w zakresie środków trwałych należących do grup KŚT: 0 – „Grunty”, 1 – „Budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego” oraz 2 – „Obiekty inżynierii lądowej i wodnej” nie spełniały wymogów określonych w art. 24 ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 2 uor, ponieważ były:
-nierzetelne – zawarte w nich dane nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego,
-niesprawdzalne – ze względu na nieuporządkowanie danych na temat gruntów według obowiązujących jednostkę kryteriów klasyfikacyjnych.
Wyniki kontroli przeprowadzonych w 2008 r. przez Najwyższą Izbę Kontroli (dalej: NIK) w zakresie prawidłowości ewidencjonowania nieruchomości komunalnych wskazywały, że jednostki samorządu terytorialnego nie prowadziły zarówno wymaganych przepisami prawa ewidencji zasobów nieruchomości, jak i ewidencji księgowej majątku, a tam, gdzie były one prowadzone, zawierały dane niezgodne zarówno wzajemnie ze sobą, jak i z ewidencją geodezyjną nieruchomości (prowadzoną przez starostów powiatowych), bądź też zawarte w nich dane były niesprawdzalne. W efekcie tych nieprawidłowości jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego nie wywiązywały się również prawidłowo z obowiązku przeprowadzania i rozliczania okresowych inwentaryzacji mienia, nałożonego przez art. 26–27 uor, co stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Efektem kontroli przeprowadzonej przez NIK było sformułowanie wniosków dotyczących zmian w obowiązujących przepisach odnośnie do prowadzenia ewidencji księgowej w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego w taki sposób, aby było możliwe powiązanie dokonanych w niej zapisów na temat poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych zaliczanych do nieruchomości – z zapisami ewidencji gminnych, powiatowych i wojewódzkich zasobów nieruchomości, które z kolei powinny być prowadzone na podstawie danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków (katastralnej).
Zakładano, że działania te powinny zapewnić pewność i sprawdzalność danych na temat struktury i wartości majątku jednostek samorządu terytorialnego, zawartych w prowadzonych rejestrach i ewidencjach.
Postulaty NIK zostały zrealizowane poprzez wprowadzenie do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont § 6 ust. 6, wymagającego, aby inwentaryzacja nieruchomości zapewniała porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości, i znalazły zastosowanie do ewidencji zdarzeń gospodarczych, począwszy od 1 stycznia 2011 r.
Wskazanie osób odpowiedzialnych: Za powstanie nieprawidłowości polegającej na nierzetelnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych środków trwałych w zakresie nieruchomości gminnych odpowiada wójt gminy, ponieważ to jego zaniechanie prowadzenia ewidencji gminnego zasobu nieruchomości uniemożliwiło służbom księgowym wywiązanie się z obowiązku porównania danych na temat nieruchomości komunalnych ujętych w ewidencji księgowej urzędu gminy ze stanem faktycznym, który powinien być ujawniony w rejestrze zasobu.
Do powstania nieprawidłowości przyczynił się również skarbnik gminy, któremu wójt gminy powierzył prowadzenie rachunkowości jednostki i który, na podstawie art. 54 ust. 7 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powinien wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości ewidencji księgowej i sprawozdawczości finansowej.
Znając wymogi wynikające z obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej i inwentaryzacji środków trwałych, skarbnik gminy powinien zgłosić kierownikowi jednostki, że:
- nieprowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości spowoduje niemożność wywiązania się przez jednostkę z obowiązku nałożonego na nią przez § 6 ust. 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont,
- ze względu na nieprawidłowe i nierzetelne prowadzenie ewidencji środków trwałych (gruntów, budynków i budowli) przez poprzednich skarbników – potrzebne są rozwiązania organizacyjne (w tym np. czasowe lub stałe zwiększenie obsady kadrowej komórki księgowości), które pozwolą jednostce przeprowadzić pełną inwentaryzację tej grupy środków trwałych i założenie ich rzetelnej ewidencji, w szczegółowości wynikającej z obowiązujących przepisów.
PODSTAWY PRAWNE
- art. 4 ust. 1a pkt 2, art. 20 ust. 1 i 2, art. 21 ust. 1, art. 22 ust. 1 i 2 ustawy z 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287)
- art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 24 ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 2, art 26–27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330)
- art. 54 ust. 7 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1548)
- art. 2 pkt 11, art. 30 ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 591; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 2)
- art. 20, art. 23 ust. 1, art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1529)
- rozporządzenie Rady Ministrów z 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 242, poz. 1622)
- § 2 pkt 5, § 6 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa