Art. 10 ustawy o rachunkowości wprowadza obowiązek opracowania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady rachunkowości. Polityka rachunkowości powinna przede wszystkim zawierać określenie roku obrotowego oraz wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych. Powinna opisywać stosowane metody wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego oraz sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Częścią składową polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont, zawierający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Plan kont dla jednostek budżetowych określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Konta zawarte w Rozporządzenie traktować należy jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce, oraz uzupełniona o dodatkowe konta zgodne co do treści ekonomicznej. Konta można dzielić na dwa lub więcej kont syntetycznych. Przy opracowywaniu zakładowego planu kont należy zawsze uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu JST dotyczące grupowania operacji gospodarczych.
Zobacz także: Szczególne zasady rachunkowości jednostek budżetowych
Prawidłowo sporządzony plan kont powinien zapewnić możliwość opracowania wszystkich sprawozdań finansowych i budżetowych. Jeżeli instrukcje sporządzania sprawozdań nakładają obowiązek wykazywania w nich obrotów na określonych kontach – stosowana technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów. Podobnie ewidencja aktywów, pasywów, kosztów i przychodów oraz strat i zysków nadzwyczajnych może być dostosowywana do innych klasyfikacji, jeśli zachodzi konieczność prezentowania danych w inny sposób.
W kwestii ewidencji kosztów jednostki, w myśl cytowanego rozporządzenia, mają do wyboru trzy możliwości. Mogą ponoszone koszty ewidencjonować tylko na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Mogą ponoszone koszty ujmować tylko na kontach zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” z odpowiednim wyodrębnieniem w analityce kosztów rodzajowych. Mogą również ewidencjonować koszty zarówno na kontach zespołu 4 i zespołu 5, z dalszym ich rozliczeniem na konta zespołu 6 „Produkty” oraz 7 „Przychody, dochody i koszty”.
Polityka rachunkowości, oprócz zakładowego planu kont powinna określać również wykaz ksiąg rachunkowych oraz wykaz zbiorów danych tworzących księgi na informatycznych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w procesach przetwarzania danych. Zawrzeć w niej należy opis systemu przetwarzania danych, w tym opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. Pamiętać również należy o systematycznym aktualizowaniu polityki rachunkowości w zakresie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Przyjęte zasady rachunkowości powinny także zawierać opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości powinna być ustalona przez kierownika jednostki w formie pisemnej oraz na bieżąco aktualizowana.
Zadaj pytanie: Forum
Aneta Terlikowska–Bohaczek - główna księgowa jednostek sektora finansów publicznych, specjalista w zakresie rachunkowości budżetowej, trener szkoleń adresowanych do sektora finansów publicznych.