Czy zamawiający będzie mógł odrzucić ofertę z niższą ceną w przypadku, gdy wykonawca nie złoży wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę? Czy w przypadku odrzucenia oferty, zamawiający może wybrać kolejną ofertę? Jak postąpić w przypadku, gdy wykonawca uzna, że złożył niewłaściwą ofertę? Czy można unieważnić postępowanie bez podania przyczyny, jeżeli w zapytaniu ofertowym nie było takiego zapisu? Gmina nie posiada Regulaminu udzielania zamówień publicznych poniżej 130.000 zł.
ODPOWIEDŹ
Zamawiający powinien postąpić ściśle zgodnie z określonymi przesiewie warunkami trybu zapytania ofertowego.
UZASADNIENIE
„Zapytanie ofertowe” nie jest trybem znanym ustawie Prawo zamówień publicznych. Oznacza to, że najprawdopodobniej jest to tryb zastosowany przez zamawiającego bez zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, być może z tego powodu, że wartość zamówienia jest mniejsza niż 130.000 zł (co do pewnego stopnia potwierdza pytający pisząc: „Gmina nie posiada Regulaminu udzielania zamówień publicznych poniżej 130.000 zł”) Niezależnie od tych przypuszczeń trudno dociec na podstawie pytania, na jakiej podstawie prawnej zamawiający wszcząć postępowanie o udzielenie zamówienia.
Następnie pytający zadaje szereg pytań związanych z losami oferty, która została w zapytaniu ofertowym złożona, a której cena wydaje się znacząco odbiegać od oszacowanej przez zamawiającego wartości zamówienia i od cen innych ofert. Cena ta jest tak bardzo niska, że wzbudziła ona podejrzenia zamawiającego co do możliwości wykonania za nią zamówienia. W związku z tym, że nie obowiązuje tu ustawa Prawo zamówień publicznych, ani sam zamawiający nie posiada Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 130.000 zł, jedynym co pozostaje to odniesienie się do warunków zapytania ofertowego opisanych przez zamawiającego i przesłanych wykonawcom. W trakcie procedury należy się zastosować do tych warunków udzielenia zamówienia, które opisał zamawiający.
Jak przypuszczam jednak, pytania powstało dlatego, że w pytaniu ofertowym nie było żadnych wskazówek jak postąpić w przypadku nieproporcjonalnie niskiej ceny. Stąd należy rozważyć, czy jakieś powszechnie obowiązujące przepisy prawa mogą odnosić się do opisanej sytuacji. Potencjalnie należy odnieść się tu do przepisów Kodeksu cywilnego, który przewiduje np. możliwość złożenia oferty w toku aukcji lub w toku przetargu. W ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków. Ogłoszenie, a także warunki aukcji albo przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści. Organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, a także warunków aukcji albo przetargu. (art. 701 ustawy Kodeks cywilny).
W przypadku aukcji oferta przestaje wiązać, gdy inny uczestnik aukcji (licytant) złożył ofertę korzystniejszą, chyba że w warunkach aukcji zastrzeżono inaczej. Zawarcie umowy w wyniku aukcji następuje z chwilą udzielenia przybicia. Jeżeli ważność umowy zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, zarówno organizator aukcji, jak i jej uczestnik, którego oferta została przyjęta, mogą dochodzić zawarcia umowy (art. 702 ustawy Kodeks cywilny). Powyższy opis pozwala przypuszczać, że zamawiający nie stosował trybu aukcji.
Oferta złożona w toku przetargu przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta albo gdy przetarg został zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej. Organizator jest obowiązany niezwłocznie powiadomić na piśmie uczestników przetargu o jego wyniku albo o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru. Do ustalenia chwili zawarcia umowy w drodze przetargu stosuje się przepisy dotyczące przyjęcia oferty, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej. Być może bliżej jest temu zapytaniu ofertowemu do tego trybu? Być może taki właśnie rygor zapytania ofertowego miał na myśli zamawiający? Jeśli tak, przy wyborze oferty należy postępować zgodnie z opisanymi warunkami przetargu.
Oczywiście przypuszczam, że gdyby warunki przetargu regulowały tą kwestię, to nie byłyby zadane przytoczone powyżej pytania. Dlatego, jedynym racjonalnym rozwiązaniem jest dokonanie przez zamawiającego samodzielnej decyzji co uważa za słuszne do zrobienia. Jako jednostka sektora finansów publicznych, zamawiający jest zobowiązany dokonywać wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Stąd, przy braku jakichkolwiek zasad określonych przez zamawiającego, sugerowałbym zwrócenie się do wykonawcy z żądaniem wyjaśnienia tak znacznie zaniżonej ceny i udowodnienia, że jest on w stanie wykonać zamówienie za tą cenę. Nie ma żadnej podstawy prawnej do zwrócenia się o takie wyjaśnienia, ale działając w obliczu konkretnej sytuacji, to zmawiajmy musi powziąć decyzję co robić dalej. Takie wyjaśnienie, moim zdaniem, będzie zasadne i konieczne, bo trudno pominąć fakt zaoferowania nierealistycznej ceny. Zamawiający nie będzie mógł wybrać tej oferty, jeśli nie będzie miał pewności, że za tą cenę zamówienie będzie wykonane.
Nie ma też podstawy by wybierać inną ofertę, jeśli nie wynika to z warunków przetargu. Skoro nie ma więc podstaw prawych i przetargowych do odrzucania ofert i do wyboru innej oferty niż najtańsza – pozostaje jedynie zamknięcie przetargu bez wyboru oferty. Zaznaczam jednak, że to zamawiający dysponuje wszelkimi danymi dotyczącymi prowadzonego zamówienia i zna wszelkie warunki jakie postawił w prowadzonym postępowaniu, dlatego powinien on postąpić ściśle zgodnie z tym co samodzielnie ustalił. Moje rozważania prawne są tylko niewiążącymi dywagacjami na temat, który nie jest mi dostatecznie znany, a więc na który nie mogę wystarczająco poprawnie wypowiedzieć.
Podstawa prawna:
art. 70(1) i 70(2) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.).
Piotr Wiśniewski
Artykuł pochodzi z kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Zamów bezpłatny 14-dniowy dostęp do INFORLEX »