Wątpliwości jednostek samorządowych budzi sposób szacowania zamówień na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo.
To, jak ustalać wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, określone zostało w art. 34 ust. 1 prawa zamówień publicznych. Od określenia wartości zamówienia zależy sposób dalszego postępowania w zakresie procedury, jaką zamawiający będzie musiał zastosować. Nie zostało zdefiniowane, jakie dostawy czy usługi zamawiający może uznać za powtarzające się okresowo. Należy więc posiłkować się przepisami kodeksu cywilnego.
Definiowanie zamówień
Prawo cywilne nie definiuje pojęcia dostaw czy usług powtarzających się okresowo - definiując natomiast świadczenia okresowe. To dwa odrębne pojęcia. Różnica tkwi w tym, że świadczenia okresowe dotyczą świadczeń w ramach jednego stosunku zobowiązaniowego, natomiast termin dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo jest pojęciem szerszym, obejmującym z założenia więcej niż jeden stosunek zobowiązaniowy.
Zamówieniami na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo będą wyłącznie powtarzające się co pewien czas i niemogące zostać spełnione jako jednorazowe zachowanie się wykonawcy, w związku z czym realizowane jest w częściach, stosownych do aktualnych potrzeb jednostki samorządowej.
Zamówienia w częściach
Pojedynczy zakup nie może być traktowany jako zamówienie na dostawy czy usługi powtarzające się okresowo, gdyż to część zamówienia obliczana w ramach roku budżetowego zamawiającego. Stanowi to zamówienie udzielane w częściach, w trybie art. 32 ust. 4 prawa zamówień publicznych. Czyli zamawiający może z góry przewidzieć zakres całorocznych zakupów albo też następuje jednorazowe nabycie, lecz jednostka samorządowa z jakichś powodów dokonuje zakupów sukcesywnie. Wartość każdego zamówienia z osobna traktowana będzie jako łączna wartość dostaw i usług w danym roku. Jednostki samorządowe zakres całorocznych zakupów powinny ustalać z należytą starannością, opierając się np. o analogiczne dostawy lub usługi dokonywane w latach poprzednich. Ustalając wartość zamówienia w wyżej opisany sposób, nie stosuje się sumowania opartego o Wspólny Słownik Zamówień - CPV (więcej www.uzp.gov.pl)
Szacowanie wartości
Wartością zamówienia w odniesieniu do zamówień na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo będzie łączna wartość zamówień:
• na usługi należące do tej samej kategorii lub dostawy należące do tej samej grupy określonej we Wspólnym Słowniku Zamówień ustalone w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, przy uwzględnieniu zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw,
• których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie albo w czasie realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy.
Kryterium czasu
Prawo cywilne definiuje świadczenia jednorazowe, okresowe oraz ciągłe. Jedyne kryterium różnicujące to czas.
Prawo zamówień publicznych dopuszcza ukształtowanie pewnych stałych dostaw towarów w pewnych miesiącach, np. w styczniu, marcu i maju, dostawy te będą wyższe niż w pozostałych miesiącach ze względu na zwiększone w nich zapotrzebowanie na określony asortyment. Szacując wartość dostaw i usług powtarzających się okresowo, uwzględnić należy łączną wartość zamówień, uwzględniając ich okresowość.
Problemem staje się próba rozgraniczenia zamówień na dostawy i usługi powtarzające się okresowo od zamówień na dostawy i usługi sukcesywne oraz zamówień na dostawy i usługi ciągłe.
Świadczenia sukcesywne to umowy wykonywane w częściach, np. w ratach. Dostawa towaru może zostać umówiona w mniejszych partiach i w oznaczonych odstępach czasu, a realizacja może zostać wykonana w sposób jednorazowy.
Cel świadczeń okresowych polega na zaspokojeniu interesu zamawiającego w ciągu pewnego czasu, a jednorazowe wykonanie dostawy czy usługi mu się sprzeciwi. Na przykład usługi cateringu w jednostkach samorządowych mogą polegać na codziennym zaopatrywaniu pracowników w posiłki regeneracyjne, a dostarczenie z góry posiłków za okres np. miesiąca nie uczyniłoby zadość interesowi zamawiającego.
Umowy na podstawie indywidualnego zlecenia konkretnej dostawy lub usługi w ramach stałej umowy nie mogą być kwalifikowane jako dostawy lub usługi powtarzające się okresowo. Zamówienia na dostawy lub usługi, które powtarzają się kilka razy do roku w zależności od potrzeb, np. artykuły biurowe, dostawa komputerów czy dyskietek, nie mogą zostać uznane za dostawy powtarzające się okresowo, gdyż brak im elementu okresowości, a dostawa może zostać zrealizowana jednorazowo.
Zamówienia ciągłe to takie, których realizacja wymaga konkretnego zachowania się wykonawcy przez pewien czas przy założeniu, iż niemożliwe jest wykonanie jednorazowe, bez wymogu, by trwało nieprzerwanie przez konkretny okres.
Oczyszczanie ulic
Zamówieniem powtarzającym się okresowo nie będzie oczyszczanie ulic w okresie zimowym. Nie jest istotne, czy pługi mają obowiązek usunąć śnieg z jezdni nie później niż w ciągu dwóch czy trzech godzin od zakończenia opadów. Istotą zamówienia jest pozostawanie wykonawcy w stanie ciągłej i nieprzerwanej gotowości do zapewnienia przejezdności ulic.
Podobnie z letnim oczyszczaniem ulic, gdyż interes zamawiającego zostaje zaspokojony przez stałe utrzymanie ich w czystości. Cykliczność wykonywania usługi będzie tu drugorzędną sprawą. Dla zamawiającego nie jest istotne, czy wykonawca np. podzieli sobie ulice w taki sposób, że będzie je sprzątał w okresach tygodniowych czy miesięcznych. Jest to wyłącznie sprawa organizacji świadczenia.
Podobnie ochrona obiektu, gdyż usługa ta wymaga stałego nadzoru nad chronionym obiektem.
Zamówieniami na usługi powtarzające się okresowo będą zatem takie, których przedmiotem są powtarzające się w określonych regularnych odstępach czasu świadczenia inne niż dostawy i roboty budowlane, a od jednorazowych dostaw i usług różni je czynnik czasu, istniejący przez cały okres obowiązywania umowy. Zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo charakteryzuje ponadto brak możliwości ich kumulowania i wykonania.
SZACOWANIE ZAMÓWIEŃ POWTARZAJĄCYCH SIĘ OKRESOWO
Wariant I
1. Zadzwoń do wykonawców oferujących produkt, który chcesz zakupić.
2. Poproś o przesłanie, np. faksem, aktualnych cenników.
3. Uśrednij jednostkowe ceny netto oferowanych sprzętów.
4. Pomnóż ceny jednostkowe przez liczbę, jaką chcesz zamówić
Wariant II
1. Sprawdź ceny jednostkowe netto w formularzu cenowym w zrealizowanym już przetargu.
2. Pomnóż przez średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem.
3. Uzyskaną cenę pomnóż przez liczbę przedmiotu zamówienia, jaką chcesz zamówić w postępowaniu.
DARIUSZ JAGIEŁŁO
prawnik zajmujący się zamówieniami publicznymi w Mazowieckim Ośrodku Doradztwa Rolniczego w Warszawie
gp@infor.pl