Dynamiczny system zakupów nie jest trybem udzielania zamówienia publicznego. Ilość i rodzaje trybów wymienia bowiem enumeratywnie art. 10 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp). Jest to natomiast swoisty system-procedura – a trybem, w jakim dokonywane są zakupy, jest przetarg nieograniczony. Przepisy upzp dotyczące przetargu nieograniczonego należy zatem odpowiednio stosować do procedury ustanawiania systemu oraz do udzielania w jego ramach poszczególnych zamówień.
Definicję dynamicznego systemu zakupów zawiera art. 2 pkt 2a upzp. Należy przez to rozumieć ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne, nabywane na podstawie umowy sprzedaży, lub usługi powszechnie dostępne.
Już z samej definicji wynika istotne założenie dynamicznego systemu zakupów – czyli zawężenie przedmiotów zamówienia (których zakup jest możliwy przy jego użyciu) do dostaw lub usług powszechnie dostępnych. Nie istnieje ustawowa definicja pojęcia „powszechnie dostępne” – można jednak posiłkować się tu wskazaniami Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) dotyczącymi sposobu pojmowania tego określenia. UZP, definiując to pojęcie, zrobił to na potrzeby określenia przesłanek zastosowania trybu zapytania o cenę, jednak definicja może znaleźć zastosowanie również w omawianej sytuacji.
SŁOWNICZEK
Przez „powszechną dostępność dostaw lub usług” należy rozumieć oferowanie dóbr o pożądanej charakterystyce przez liczne podmioty na rynku, co umożliwia łatwy dostęp do tych dóbr praktycznie nieograniczonej grupie konsumentów, co z kolei łączy się wprost z powszechną konsumpcją takich dóbr czy usług. (...).
Opinia UZP pt. „Nabywanie usług w trybie zapytania o cenę” z 16 września 2010 r.
PRZYKŁAD
Przedmiotem zamówienia mogą być np. dostawy papieru biurowego, materiałów biurowych, żywności, a w odniesieniu do usług – np. usługi druku czy usługi sprzątania.
Kolejnym ograniczeniem ustawowym jest ograniczenie czasowe możliwości ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Dynamiczny system zakupów jest ustanawiany na pewien czas i co do zasady na okres nie dłuższy niż 4 lata. Zasada ta znajduje wyjątek w art. 102 ust. 2 upzp. Polega on na zezwoleniu na ustanowienie dłuższego okresu działania dynamicznego systemu zakupów w sytuacji, gdy – przez wzgląd na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego – zachodzi taka konieczność lub potrzeba. Użycie łącznika „i” wskazuje na konieczność wystąpienia przesłanek łącznie (i tym samym: na szczególny charakter tego wyjątku).
Jeśli zamawiający ustanawia dynamiczny system zakupów na okres dłuższy niż 4 lata, w terminie 3 dni zawiadamia o tym Prezesa UZP – podając wartość dynamicznego systemu zakupów i przedmiot zamówień objętych tym systemem oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. Przepisy upzp przewidują ponadto ułatwienia dla zamawiających sektorowych, którzy na mocy art. 133 ust. 3 upzp są zwolnieni z zakazu czasowego ograniczenia działania dynamicznego systemu zakupów.
Zamawiający, decydując się na ustanowienie dynamicznego systemu zakupów, musi przestrzegać procedury i zasad z nim związanych. Przede wszystkim, systemu tego nie dotyczy ograniczenie kwotowe. Ustawodawca dopuścił możliwość stosowania systemu przy wartościach zamówień niezależnie od progów kwotowych ustanowionych na podstawie art. 11 ust. 8 upzp (oczywiście należy pamiętać, że regulacje dotyczące progów krajowych i unijnych różnią się od siebie – np. miejscem publikacji ogłoszeń).
Sama procedura ustanowienia dynamicznego systemu zakupów rozpoczyna się z momentem zamieszczenia ogłoszenia. Ogłoszenia zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych drogą elektroniczną, za pomocą formularzy umieszczonych na stronach portalu internetowego UZP, a Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich przekazuje się je drogą elektroniczną – zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie.
W ogłoszeniu wskazuje się, co do zasady, informacje analogiczne jak w przypadku ogłoszenia o zamówieniu w trybie przetargu nieograniczonego. Nie podaje się jednak informacji dotyczących wysokości wadium oraz terminu związania ofertą. Nie ma tu możliwości dopuszczenia składania ofert wariantowych czy częściowych. Wynika to z regulacji zawartej w art. 105 ust. 1 upzp, zgodnie z którą nie stosuje się przepisów art. 45 i 46 upzp (wadium), art. 82 ust. 1 (tylko jedna oferta) i 2 upzp (forma pisemna oferty) oraz art. 83–86 upzp (m.in. termin związania ofertą).
Więcej na ten temat w Rachunkowości budżetowej