Według mnie, w przepisie na sukces jest pięć składników. Pierwszy z nich to jest PRZYWÓDZTWO omówiłem w artykule Compliance: Przywództwo - rola i odpowiedzialność organu nadzoru i najwyższego kierownictwa.
Drugim składnikiem, w przepisie na sukces, są PRACOWNICY, w tym kadra kierownicza. Zawsze powtarzam, że co prawda ludzie są zawsze najsłabszym ogniwem każdego systemu ale również co paradoksalne mogą być też najsilniejszym ogniwem każdego systemu. Dlatego zawsze mówię, że ludzie są najważniejsi.
Zobacz: Pracownicy
Wszyscy pracownicy, w tym kierownictwo, muszą m.in.:
- przestrzegać norm, zasad, polityk itd.,
- uczestniczyć w szkoleniach,
- raportować problemy, niepowodzenia, sukcesy, przypadki łamania norm itp. zdarzenia dotyczące Systemu Compliance.
To od zachowania wszystkich pracowników zależy sukces we wdrożeniu i utrzymaniu Systemu Compliance. To pracownicy wiedzą najlepiej co dzieje się w organizacji. To oni tworzą de facto organizacją i utrzymują ją w ruchu.
Zobacz: Zadania
Na kierownikach średniego i niższego szczebla ciąży zaś szczególna odpowiedzialność (choć ciut mniejsza niż na najwyższym kierownictwie), gdyż powinni być oni przykładem dla innych pracowników. Jednocześnie odpowiadają oni również za komunikację i wprowadzanie standardów Compliance w życie.
Tak jak kierownictwo średniego i niższego stopnia bierze przykład z najwyższego kierownictwa, tak pracownicy biorą przykład ze swoich kierowników.
Kierownicy powinni m.in.:
- współpracować i wspierać funkcję Compliance oraz zachęcać do tego samego pracowników,
- osobiście przestrzegać, również w widoczny sposób zasad, procedur i procesów oraz uczestniczyć i wspierać działania szkoleniowe w zakresie Compliance
- zarządzać ryzykiem Compliance w swojej działalności w zakresie swoich obowiązków i uprawnień,
- aktywnie promować zachowanie zgodne z normami i zachęcać do nich pracowników,
- aktywnie uczestniczyć w zarządzaniu i rozwiazywaniu incydentów i problemów związanych z Compliance,
- uwzględniać obowiązki Compliance w opisach stanowisk pracy,
- włączać rozwiązania Compliance do działalności kierowanych przez siebie komórek organizacyjnych,
- identyfikować, we współpracy z oficerem Compliance, obszary wymagającego działań naprawczych.
Chciałbym podkreślić, że zgodnie z koncepcją trzech linii obronnych wszyscy kierownicy (poza kierownikami Działów Compliance, Działu Audytu i Działu Kontroli Wewnętrznej) wchodzącą w skład tzw. pierwszej linii i odpowiadają za zarządzanie ryzykami braku zgodności, w tym zapobieganie im, w zakresie zadań przypisanych podległym im komórką organizacyjnym oraz ponoszą odpowiedzialność za to by podlegli im pracownicy postępowali zgodnie z normami, zasadami, politykami itd.
Jest tak dlatego, bo to kierownicy mają niezbędne do tego zasoby i wiedzę oraz są „najbliżej” tych ryzyk.
A jak zapewnić by ludzie byli najsilniejszym ogniwem systemu, a nie najsłabszym? O tym będzie w jednym z kolejnych artykułów.