Pamiętam jak jeszcze parę lat temu na hasło „Compliance w jednostkach samorządu terytorialnego” koleżanki i koledzy oficerowie Compliance patrzyli na mnie dziwnie i mówili niemożliwe. Oficerów Compliance, specjalizującym się w Compliance w administracji publicznej (lub bardziej wąsko w jednostkach samorządu terytorialnego) było i jest bardzo mało. Compliance to cały czas jednak głównie domena instytucji finansowych, w tym Banków, zagranicznych korporacji i ich spółek córek oraz spółek na GPW. A zasadnicze różnice są w kulturze tych podmiotów.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii nakłada w art. 8 obowiązek ustanowienia kanałów i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego. Przy czym zgodnie z art. 8 ust 9 Państwa członkowskie mogą zwolnić z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Odpowiednie krajowe przepisy muszą zacząć obowiązywać do dnia 17 grudnia 2021 r. W chwili obecnej nikt nie jest wstanie odpowiedzieć czy gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców będą zobligowane wdrażać systemy whistleblowingu, czy też nie.
Wdrażanie systemów przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych w jednostkach samorządu terytorialnego będzie bardzo podobne do wdrażania tych systemów w podmiotach prywatnych, tj.:
- będzie to wymagało zmiany kultury organizacyjnej w jednostkach samorządu terytorialnego. Przy czym kultura organizacyjna samorządów terytorialnych:
- różni się od Kultur organizacyjnych w podmiotach prywatnych,
- nie jest jednolita. Różni się w zależności od położenia w Polsce, wielkości samorządu terytorialnego itd.,
- z różnych powodów będzie bardzo trudna do zmiany,
- kluczowa będzie rola Prezydentów Miast/Burmistrzów/Wójtów. Zgodnie z zasadą, że przykład idzie z góry, to od ich przykładu i Przywództwa zależy głównie sukces lub porażka,
- niezbędni będą niezależni, kompetentni i aktywni oficerowie Compliance. Przy czym muszą oni znać i rozumieć Kulturę organizacyjną jednostek samorządów terytorialnych. Ja np. nie podjąłbym się wdrażania systemów Compliance w Bankach. Bo nie znam i nie rozumiem ich Kultury organizacyjnej, nie mógł bym więc jej efektywnie zmieniać (oczywiście mógłbym ja poznać ale to wymaga czasu). Mam nadzieję, że oficerowie Compliance z Banków będą mieli równie dużo pokory i odpowiedzialności. Nie da się ukryć, że wielu oficerów Compliance będzie czekało dużo ciężkiej pracy i tzw. „orki na ugorze”,
- bardzo ważna będzie właściwa i stała komunikacja, w tym sukcesywne szkolenia. Szkolenia zwłaszcza w dużych samorządach będą wymagały czasu. Chciałbym też zwrócić uwagę, że bez transparentności wdrożenia nie ma szansy się udać,
- najsłabszym lub najmocniejszym elementem systemu są ludzie. Albo pracownicy uwierzą, że system Whistleblowingu jest bezpieczny i coś rzeczywiście zmienia na lepsze – co wymaga np. wprowadzenia zasady zera tolerancji dla naruszeń – albo pracownicy nie uwierzą. A wtedy wdrożenie zakończy się porażką.
Należy też wspomnieć, że warto w inteligentny sposób włączyć proces Radę Gminy/Miasta.
Spokojne i pełne wdrożenie systemów przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych w dużych jednostkach samorządu terytorialnego szacuję na około 1,5 – 2 lata, w średnich jednostkach samorządu terytorialnego na około 1-1,5 roku a w małych jednostkach samorządu terytorialnego na około rok. Ponieważ zostało niecałe półtora roku w większości samorządów terytorialnych nie ma już szans na spokojne i pełne wdrożenie. Osobiście liczę, że nie będzie jak z RODO – czyli nie skończy się na kupieniu gotowej dokumentacji nie dostosowanej do podmiotu.
Wdrożenia czas zacząć.