Łączenie funkcji oficera Compliance lub Inspektora Ochrony Danych z innymi funkcjami w organizacji

Powstaje więc pytanie o prawidłowość tej praktyki i ewentualne związane z tym ryzyka.

Na pewno stanowisko oficera Compliance, radcy prawnego, kierownika działu kontroli, kierownika działu audytu, kierownika działu zarządzania ryzykiem lub Inspektora Ochrony Danych:

1. wymaga odpowiednich kwalifikacji, w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyki z danych dziedzin,
2. może być powierzone członkowi personelu podmiotu lub być wykonywane na podstawie umowy o świadczenie usług,
3. wymaga, by osoby na tych stanowiskach:
   1. były właściwie i niezwłocznie włączane we wszystkie sprawy dotyczące ich zakresu obowiązków i uprawnień,
   2. miały zapewnione zasoby niezbędne do wykonania swych zadań oraz dostęp do danych i operacji,
   3. miały zapewnione zasoby niezbędne do utrzymania swej wiedzy fachowej,
4. powinno podlegać bezpośrednio najwyższemu kierownictwu.

To są elementy wspólne dla tych funkcji (abstrahując, że dla części są obligatoryjne, a dla części są zalecane w ramach dobrych praktyk).

Polecamy: Nowa matryca stawek VAT

Radca prawny, Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie mogą, a oficer Compliance nie powinien:

1. otrzymywać (odpowiednio) instrukcji dotyczących treści opinii prawnej, wykonywania zadań Inspektora Ochrony Danych lub Oficera Compliance,
2. być karani za wypełnienie swoich zadań.

Radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej. Natomiast Inspektor Ochrony Danych, kierownik działu kontroli, kierownik działu audytu, kierownik działu zarządzania ryzykiem i oficer Compliance są obowiązani do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań.

Radcy prawnemu nie można polecać wykonania czynności wykraczającej poza zakres pomocy prawnej. Dlatego istnieją wątpliwości czy np. radca prawny może być jednocześnie oficerem Compliance lub Inspektorem Danych Osobowych. Natomiast na pewno radca prawny nie powinien być jednocześnie kierownikiem działu kontroli, kierownikiem działu audytu lub kierownikiem działu zarządzania ryzykiem. Osobiście uważam, że można łączyć funkcję radcy prawnego i oficera Compliance. Oczywiście należy pamiętać o zapobieganiu konfliktowi interesów i przestrzeganiu zasad etyki przez radcę prawnego. Natomiast nie zalecam łączenia w jednej organizacji łączenia funkcji radca prawnego i Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Inspektor ochrony danych lub oficer Compliance może wykonywać inne zadania i obowiązki. Przy czym należy zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. Dlatego funkcje te teoretycznie i pod pewnymi warunkami mogą być łączone ze sobą lub ze stanowiskiem kierownika działu kontroli, kierownika działu audytu lub kierownika działu zarządzania ryzykiem.

Niestety, przy łączeniu dwóch lub więcej powyższych stanowisk istnieje potencjalne ryzyko konfliktu interesów. Dlatego osobie której powierzono jednocześnie dwie lub więcej funkcji (np. oficera Compliance i Inspektora Ochrony Danych, radcy prawnego i oficera Compliance itd.) powinna odpowiednio wcześniej identyfikować te ryzyka i im zapobiegać.

Ponadto organizacja powinna przyjąć stosowne procedury zapobiegające konfliktom interesów.

Zwracam uwagę, że łączenie przedmiotowych funkcji wymaga szerszych kwalifikacji, większej aktywności i częstszego szkolenia się. Ponadto wymaga od osoby łączącej różne funkcje aby wykazywała stosowną aktywność w każdej ze swych funkcji, np. łączenie funkcji oficera Compliance i Inspektora Danych Osobowych nie może powodować osłabieniem lub likwidacją aktywności danej osoby ani jako Inspektora Danych Osobowych ani jako oficera Compliance. Często może to być wyzwanie niemożliwe do spełnienia.

Należy nadmienić, że po orzeczeniu belgijskiego organu ochrony pojawiły się głosy, że mamy „zakaz łączenia funkcji IOD z funkcja Compliance”. Należy to uznać za błędną tezę.

Belgijski organ właściwy do spraw ochrony danych osobowych nałożył karę w wysokości 50.000 euro na belgijskiego operatora telekomunikacyjnego – Proximus S.A. Belgijski organ stwierdził, że Inspektor Ochrony Danych:

1) jednocześnie zarządzał departamentami audytu wewnętrznego, zarządzania ryzykiem i zgodności,

2) był w niewystarczający, stopniu zaangażowany w swoją pracę (był nieaktywny jako Inspektor Danych Osobowych),

3) nie sprawował swej funkcji w sposób niezależny oraz zapobiegający konfliktowi interesów i zagrożeniom dla tajemnic służbowych oraz poufności w stosunku do pracowników podmiotu.

Ponadto ukarana Spółka nie miała procedury dotyczącej naruszeń danych osobowych, ani polityki, która zapobiegałaby występowaniu konfliktów interesów. Belgijski organ podkreślił (w ślad m.in. za Grupą Roboczą art. 29 ds. ochrony danych osobowych), że:

1. 1. 1. Inspektor Ochrony Danych nie może zajmować w organizacji stanowiska pociągającego za sobą określenie sposobów i celów przetwarzania danych osobowych. Grupa robocza wskazała przykłady takich stanowisk, tj. a) stanowiska kierownicze (dyrektor generalny, dyrektor ds. operacyjnych, dyrektor finansowy, dyrektor ds. medycznych, kierownik działu marketingu, kierownik działu HR, kierownik działu IT), b) niższe stanowiska, jeśli sprawujące je osoby biorą udział w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych.
      2. inne obowiązki Inspektora Ochrony Danych nie mogą powodować konfliktu interesów (to jest obowiązek Administratora).

Czyli jak to często bywa, odpowiedź brzmi: stanowiska oficera Compliance, Inspektora Ochrony Danych, radcy prawnego, kierownika działu kontroli, kierownika działu audytu lub kierownika działu zarządzania ryzykiem teoretycznie mogą być, w niektórych przypadkach, powierzane jednej osobie ale w praktyce nie zawsze i zawsze pod pewnymi warunkami. Część praktyków i doktryny uważa, że praktycznie nigdy. Ja osobiście uważa, że warto zawsze indywidulanie ocenić to w każdej organizacji, a w przypadku łączenia funkcji należy m.in. zapobiegać konfliktom interesów, zapewnić m.in. zwiększone zasoby, np. zapewniając odpowiedni zespół aby osoba ta mogła stale i aktywnie wypełniać wszystkie swe zadania. Bez podjęcia tych i innych działań aby zminimalizować ryzyka związane z tym rozwiązaniem zdecydowanie odradzam jakiekolwiek łączenie ww. funkcji.

Na przykład, w przypadku łączenie innych funkcji ze stanowiskiem Inspektora Ochrony Danych, zgodnie z opinią Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 7 stycznia 2019 r., powinny być uwzględnione trzy kryteria:

1. organizacyjne (IOD powinien podlegać bezpośrednio najwyższemu kierownictwu jednostki organizacyjnej),
2. merytoryczne (inne obowiązki nie powinny negatywnie wpływać na niezależne wykonywanie zadań IOD),
3. czasowe (IOD powinien dysponować czasem wystarczającym do wykonywania swoich zadań, przy uwzględnieniu m.in. liczby obowiązków czy stopnia ich skomplikowania).

Analogicznie podobne kryteria należy spełnić w przypadku łączenia innych funkcji ze stanowiskiem oficera Compliance.

Nieprzestrzeganie ww. wytycznych może grozić dużymi problemami w tym np. karą finansową nałożoną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.