Każda organizacja przygotowując się do wizyty swej reprezentacji w urzędzie, winna zapoznać się z instrukcjami załatwiania poszczególnych spraw, które w większości przypadków są już publikowane na stronach internetowych urzędów.
Urząd zaś powinien dołożyć wszelkich starań aby instrukcje te były pełne i aktualne. Informacje zawarte w takim internetowym poradniku z pewnością przyspieszą załatwienie sprawy – odsyłają bowiem petenta od razu do określonej komórki organizacyjnej urzędu, pozwalają mu zapoznać się z formularzami czy listą potrzebnych załączników i dokumentów, które jako reprezentant organizacji zobowiązany jest złożyć.
Urzędy miast czy starostwa powiatowe mają wyodrębnione komórki (wydziały) zajmujące się sprawami organizacji pozarządowych.
Są jednak również i takie urzędy, które traktują organizacje pozarządowe tak samo jak każdy inny podmiot. Są to w szczególności: zakład ubezpieczeń społecznych i urząd skarbowy. Tam właśnie, w momencie rozpoczęcia działalności i w trakcie jej prowadzenia, trafiać powinny dokumenty rejestracyjne, zgłoszeniowe czy rozliczeniowe organizacji. Te urzędy kładą szczególny nacisk na dochowanie terminów.
Przy kontaktach z urzędami organizacja winna zwracać uwagę na formę takiego kontaktu. Obowiązuje forma pisemna i tego rygoru należy przestrzegać.
Urząd może wymagać osobistej wizyty, po to aby pracownik właściwej komórki merytorycznej zweryfikował składane dokumenty czy też poprawność wypełnienia druku. E-mail z kolei jest to forma kontaktu nieoficjalnego, bowiem nie daje gwarancji, że został wysłany przez właściwego nadawcę. W większości przypadków wiadomość e-mail nie wywołuje skutków prawnych, chyba że dany dokument złoży się za pośrednictwem tzw. elektronicznych skrzynek podawczych. Są to instrumenty, w które zostały wyposażone urzędy państwowe - jednak do złożenia tą drogą wniosku czy podania niezbędne jest posiadanie certyfikatu kwalifikowanego, czyli tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jeśli organizacja posiada taki certyfikat (np. służący do przesyłania dokumentów do ZUS), złożenie drogą elektroniczną dokumentów jest możliwe.
Jak wiadomo podstawową formą komunikowania się z urzędem pozostają wszelkiego rodzaju wnioski, druki, formularze itp. Z reguły są one dostępne bezpośrednio w urzędach - jako gotowe wzory. Powinny one być dostępne również w Internecie - na stronach poszczególnych urzędów. Mimo że danej sprawy nie da się załatwić bezpośrednio w Internecie – korzystanie z niego przy zdobyciu wiedzy na temat procedury załatwienia sprawy, wymaganych dokumentów i kolejności podejmowanych czynności często przyspiesza załatwienie sprawy, usprawnia także pracę urzędników.
Jeszcze jedną materią, która w odniesieniu do działalności organizacji pozarządowych jest bardzo istotna, są informacje o zmianach w przepisach czy zasadach dotyczących organizacji non profit. Powtórzmy raz jeszcze, w dobie wszechobecnego Internetu, urzędy - a konkretniej właściwe komórki merytoryczne - zamieszczają na oficjalnych stronach urzędu różnego typu informacje, bardzo przydatne organizacjom pozarządowym i powinny to skrupulatnie czynić aby ułatwić pracę swych urzedników.
Bardzo ważną kwestią, na którą zarówno urzędnik jak i reprezentant organizacji powinni zwrócić uwagę, jest podpisywanie dokumentów. Reprezentujący organizację, działa jako ta organizacja - podmiot prawa. Decydujący jest tu więc sposób reprezentacji stowarzyszenia czy fundacji, który został zapisany w statucie i w KRS. Pismo czy wniosek musi być podpisany przez osoby upoważnione, które działają z mocy statutu. Urząd może poprosić o okazanie aktualnego odpisu z KRS, w którym skonkretyzowany jest sposób reprezentacji organizacji. W rozwianiu wątpliwości, urzędnikowi pomoże z pewnością imienna pieczęć reprezentującego, która zawierać powinna nazwę organizacji, pełnione w niej stanowisko (funkcję) oraz imię i nazwisko.
Kolejny problem, który warto poruszyć to otwarte konkursy ofert, które administracja rządowa czy samorządowa ogłasza dla organizacji pozarządowych. Tego rodzaju powierzanie zadań (np. z zakresu polityki społecznej czy kultury) podmiotom zewnętrznym staje się coraz bardziej popularne. Urząd, który decyduje się na powierzenie części zadań organizacjom pozarządowym, w ogłoszeniu konkursowym dokładnie opisuje, jakie formalności muszą być dopełnione, aby stowarzyszenie czy fundacja mogły przystąpić do konkursu. Zdarza się jednak, że wnioski nie przechodzą oceny formalnej. Prozaiczne błędy – takie jak brak podpisów upoważnionych przedstawicieli organizacji na aplikacji czy załącznikach mogą skutkować odrzuceniem oferty.
Urząd powinien otrzymać potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty (np. statut, sprawozdanie finansowe czy odpis z KRS). Potwierdzenie zgodności z oryginałem może być dokonane przez samą organizację, ale podpisy pod stwierdzeniem „za zgodność z oryginałem” złożyć mogą jedynie osoby upoważnione (wg KRS). W przypadku niezastosowania się do tego rodzaju zasad, oferta może zostać odrzucona z powodów formalnych.
Współpraca z urzędami jest w działalności organizacji pozarządowych niezbędna. Równie niezbędna jest umiejętność komunikacji, ta zaś jest o wiele łatwiejsza kiedy obie strony wnikliwie przeanalizują swe uprawnienia i obowiązki