Konferencje prasowe organizuje się, aby poinformować o zbliżającym się wydarzeniu, na zakończenie imprez i spotkań, na temat dokonań i wniosków kończących dane przedsięwzięcie. Konferencja prasowa to rodzaj spotkania z dziennikarzami, w czasie którego organizatorzy – przedstawiają swoje poglądy na dany temat i odpowiadają na pytania zaproszonych dziennikarzy. Jest to najbardziej bezpośrednia forma nawiązywania kontaktu z reprezentantami mediów w tym samym czasie i miejscu, a jej celem jest wywołanie określonych skutków zarówno po stronie dziennikarzy, jak i opinii publicznej.
Ten sposób komunikowania się z otoczeniem może być bardzo opłacalny i spowodować wzrost zainteresowania. Trzeba jednak wiedzieć, że nieumiejętnie przeprowadzona konferencja może przynieść poważne straty. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje się od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Oto kolejne kroki, które należy podjąć w celu zorganizowania konferencji prasowej (porządek chronologiczny).
Etapy przygotowania konferencji prasowej:
1. Określenie celu konferencji
Konferencja nie może być zwoływana w błahym celu. Powód musi być na tyle ważny, aby mógł zainteresować media. Konferencja ma dostarczyć prawdziwych i obiektywnych informacji, które będą interesujące dla opinii publicznej.
2. Ustalenie budżetu konferencji
Należy bardzo dokładnie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Wielkość budżetu ma związek z rozmiarem konferencji i liczbą uczestników. Zależy również od tego, czy chcemy zapewnić catering, czy potrzebujemy tłumacza, jaką preferujemy klasę hotelu (ośrodka konferencyjnego) jesli konferencja jest organizowana na zewnątrz. Koszty powstają podczas:
• przygotowywania materiałów konferencyjnych,
• wynajmu sali (jeśli konferencja jest organizowana poza urzędem),
• wypożyczenia dodatkowego sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, tablice),
• wynajęcia tłumacza – jeśli przewidywane są wystąpienia obcojęzyczne,
• cateringu,
• wynajęcia dodatkowej obsługi do organizacji konferencji.
3. Ustalenie liczby uczestników
Podczas planowania liczby gości trzeba uważać, aby nikogo nie pominąć. Faworyzowanie niektórych mediów może zaważyć na przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Zapraszając dziennikarzy należy pamiętać, że oprócz prasy ogólnej istnieją pisma fachowe, a także tygodniki i miesięczniki. Nie można zapomnieć o dziennikarzach radiowych i telewizyjnych. Aby ułatwić sobie przygotowanie listy uczestników w zależności od rodzaju i treści konferencji, wskazane jest utworzenie bazy danych dziennikarzy z uwzględnieniem tematyki, którą się zajmują. W utworzeniu listy dziennikarzy może pomóc uważne czytanie prasy. Lista uczestników powinna być dostosowana do tematu konferencji. Należy zaprosić wyłącznie gości potencjalnie zainteresowanych tematem, po jednym reprezentancie danej redakcji. W zależności od tematyki spotkania gośćmi konferencji mogą być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne osobistości z życia społecznego.
4. Ustalenie terminu
Ustalenie terminu jest istotną kwestią, gdyż od niego w dużej mierze zależy frekwencja. Należy rozważyć:
• czy zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami, które mogłyby odwrócić uwagę od naszej konferencji,
• czy pora dnia jest odpowiednia. Istnieją poglądy, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji są od wtorku do czwartku w godzinach 10–12 i 15–17 oraz piątek po południu.
Jeśli konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych, należy zapewnić posiłek.
5. Określenie czasu trwania
Przeciętna konferencja prasowa trwa godzinę, w szczególnych i uzasadnionych przypadkach może się przedłużyć nawet do trzech godzin. Należy poinformować zaproszonych gości o planowanym czasie trwania konferencji.
6. Wybór miejsca
Konferencję można zorganizować we własnej siedzibie, jeśli są odpowiednie warunki lokalowe. Trzeba jednak liczyć się z tym, że zaproszeni goście będą zwracać uwagę na szereg czynników mających związek z instytucją (wygląd budynków i pomieszczeń, otoczenie, pracowników. Konferencję można też zorganizować w hotelu lub ośrodku konferencyjnym. Przy wyborze miejsca konferencji powinniśmy uwzględnić czynniki:
• łatwy dojazd oraz wygoda,
• odpowiednia infrastruktura (dostęp do komputera, faksów, internetu, telefonów),
• zapewnienie miejsc siedzących i parkingowych.
• dobra akustyka sali.
7. Rezerwacja sali
Sala powinna być rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet dwa miesiące wcześniej), aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiednie sale są zajęte. W razie potrzeby należy zapewnić sprzęt audiowizualny.
8. Przygotowanie i dystrybucja zaproszeń
Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem, faksem bądź dostarczyć kurierem. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:
• imię i nazwisko osoby zaproszonej,
• nazwę organizatora konferencji,
• termin konferencji (dokładna data, godzina rozpoczęcia i zakończenia),
• miejsce i dokładny adres,
• cel konferencji, powód jej zwołania,
• załącznik w postaci materiałów informacyjnych, planu dojazdu,
• dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.
Zaproszenia powinny zawierać niezbędne dane, być czytelne i estetyczne. Wskazane jest ustalenie formy zbierania potwierdzenia przybycia na konferencję umieszczając skrót R.S.V.P., czyli prośbę o potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia muszą dotrzeć do dziennikarzy odpowiednio wcześnie (10–14 dni) przed konferencją. Ważne osobistości powinny zostać powiadomione o konferencji z większym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaproszeń warto zadzwonić do dziennikarzy i potwierdzić ich przybycie (1-2 dni przed konferencją), jeśli sami nie zrobili tego wcześniej.
9. Zaplanowanie części merytorycznej konferencji
Wyznaczając osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, należy pamiętać, aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle ważne – zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzględnić podział ról, kolejność wystąpień oraz ustalić kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Każda wypowiedź powinna być zaplanowana. Jeśli w konferencji uczestniczą obcokrajowcy, należy zatrudnić tłumacza. Warto ustalić nawet takie szczegóły, kto gdzie będzie siedział, kto wita gości i wskazuje miejsca.
Należy się również przygotować na wszelkie pytania dziennikarzy, pomoże sporządzenie listy spodziewanych pytań. Przemówienia nie powinny być zbyt długie. Najlepiej unikać prezentacji dłuższych niż 5-7 minut. W zasadzie wszystkie wystąpienia łącznie nie powinny przekroczyć 30 minut. Dobrze jest zadbać o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy slajdów. W przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mogą trwać znacznie dłużej. Przydatny jest harmonogram konferencji, który otrzymują wszyscy prelegenci i organizator.
Praca w urzędzie - zarobki czy prestiż>>
10. Opracowanie materiałów prasowych
Teczka prasowa powinna zawierać materiały, w których będą zawarte informacje dotyczące tematu konferencji. Materiały rozdane przed konferencją mają pomóc dziennikarzom zorientować się w przebiegu, natomiast rozdane po konferencji będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.
11. Konferencja „na sucho”
Dla sprawdzenia, ile czasu w rzeczywistości zajmą poszczególne punkty programu, warto przeprowadzić próbną konferencję „na sucho”.
W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy (plansze, ekran) są widoczne.
12. Zadania techniczno-organizacyjne
Wymagane jest:
• zapakowanie materiałów konferencyjnych w teczki konferencyjne, przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadających przy stole prezydialnym,
• zadbanie o ewentualny transport uczestników,
• ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników,
• zapewnienie dostępu do telefonów, faksu, internetu, kserokopiarek,
• sprawdzenie nagłośnienia pomieszczeń, sprawności mikrofonów,
• ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,
• poczęstunek musi być dopasowany do pory dnia. Należy pamiętać o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,
• odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek, napisów informacyjnych),
• sprawdzenie sali: oświetlenia, aranżacji, ustawienia sprzętu audio i wideo, sprawdzenie czy doprowadzone jest zasilanie,
• zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w widocznym miejscu).
13. Przebieg konferencji
Harmonogram konferencji jest następujący:
• przywitanie gości,
• przedstawienie uczestników (niezależnie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz porządku konferencji,
• zaproszenie dziennikarzy do zadawania pytań,
• dystrybucja zestawów prasowych:
– przed konferencją, aby dziennikarz mógł zorientować się w temacie,
– po konferencji, przy wyjściu, aby uniknąć rozproszenia uwagi dziennikarzy,
• podziękowanie za uwagę,
• zaproszenie na poczęstunek (jeśli jest przewidziany).
• wręczenie dziennikarzom i gościom upominków – dobrej jakości notesów, kalendarzy, długopisów firmowych.
PR największych polskich miast>>
14. Po konferencji
Po zakończeniu konferencji należy:
• wysłać materiały z konferencji nieobecnym dziennikarzom,
• podziękować osobom współuczestniczącym w organizacji spotkania,
• sporządzić informacje zawierające wskazówki dla przyszłych spotkań,
• opracować sprawozdanie z wykorzystania budżetu konferencji wraz z wnioskami.
Przykłady zaproszeń na konferencję prasową
Zdzisława Koźmin