Przejrzyste reguły panujące w organizacji są bardzo ważne, gdyż dzięki nim każdy zna swoje miejsce w urzędzie.
Wiele osób nie przepada za nadzorem i wolą same decydować kiedy i jakie zadania mają wykonywać, ale są i tacy, którzy bardziej cenią sobie delegowanie obowiązków i uprawnień od przełożonych. Grupa pierwsza lepiej odnajduje się w niewielkich przedsiębiorstwach, ponieważ odpowiada jej brak ograniczeń i wielozadaniowość (jedna osoba zajmuje się czynnościami z różnych dziedzin), druga grupa woli pracę w firmach, w których system zarządzania jest bardziej rozwinięty, jak w korporacjach, w których o działaniu decydują odrębne uregulowania i określone wskaźniki.
System zarządzania jest kluczowy dla osiągania sukcesów firmy. Powinna być to przemyślana strategia, która obejmuje każdy poziom - zaczynając od ludzi i ich obowiązków, a kończąc na finansach i odpowiednim lokowaniu funduszy. Jest to ważne dla pracodawcy, ale i dla pracownika, który ma świadomość pracy w firmie z przyszłością, co z kolei wzmaga jego motywację i wydajność, przekładając się na wynik finansowy przedsiębiorstwa.
Delegowanie zadań
Świadomość tego, co dokładnie należy do naszych obowiązków, pomaga nam odpowiednio zaplanować czas, przygotować się do zadania czy uniknąć nieporozumień ze współpracownikami. Przełożony przekazując nam polecenie, oczekuje samodzielności i zaangażowania, wiedząc jednocześnie, że w przypadku pytań lub błędów wynikających z wykonania zadania mamy się do kogo zgłosić. Pracownik z kolei czuje, że pracodawca mu ufa i ma świadomość nadzoru. Tym samym, stara się wykonać zadanie jak najlepiej, wiedząc, że w razie zaniedbania lub pomyłki nie będzie możliwości szukania współwinnych.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której szef wchodzi do twojego czteroosobowego pokoju, zlecając wykonanie konkretnego zadania. Nie mówi kto ma wykonać to zadanie, co zrobić z pozostałymi obowiązkami, które każda z tych czterech osób normalnie wykonuje, a które będzie musiała odłożyć, jak ma porozumieć się zespół, kto odpowie za wykonanie zadania przed szefem. Dokładne wyartykułowanie tych zagadnień powinno być przez szefa przekazane wraz z poleceniem. Niestety, często szefa nie interesuje kto zadanie wykona, po prostu ma to być zrobione. To rozumowanie wprowadza zamęt, konflikty i jest mało efektywne.
Są sytuacje, w których jeden pracownik zawsze wykonuje dodatkowe zadania za wszystkich (często osoba na niższym szczeblu hierarchii, nowa w grupie lub nieasertywna), a reszta bezkarnie unika pracy i odpowiedzialności. Najlepiej jest gdy w firmie panują przejrzyste zasady, oszczędzamy wtedy czas i nerwy. Rozwiązaniem może być wybranie przez szefa lub w drodze głosowania „team leadera”, który będzie podejmował trudniejsze decyzje, a czasem wystarczy pięciominutowa rozmowa zespołu z przełożonym, podczas której będzie ustalone, kto i na kiedy ma wykonać dane zadanie lub kto w grupie przejmie odpowiedzialność w tym przypadku. W tym momencie pojawia się jednak problem odpowiedzialności - chcemy bowiem odpowiadać za to co sami zrobiliśmy, a nie za błędy innych.
Odpowiedzialność i możliwości decyzyjne
Równie ważne jak przydział zadania danemu pracownikowi, jest wyznaczenie zakresu jego odpowiedzialności oraz decyzyjności. Musimy wiedzieć za co dokładnie odpowiadamy, w jakim zakresie mamy współpracować z innymi, czy ktoś oprócz nas również otrzymał polecenia pokrewne.
Podobnie z zakresem władzy. Musimy wiedzieć, czy zespół został poinformowany o moim zwierzchnictwie i czy je akceptuje. Zanim więc zaczniemy zarządzać współpracownikami, musimy mieć pewność, że szef nas do tego wyznaczył, a innym powiedział o swojej decyzji. W tym przypadku dobrze sprawdzają się zebrania wszystkich pracowników, na których ogłaszane są najważniejsze decyzje dotyczące zespołu albo pisemne zarządzenia. Nie powinny mieć miejsca sytuacje, w których przekazywane są pracownikom rozbieżne informacje: „Wiesz, właściwie to ty zarządzasz zespołem, wierzę w ciebie, masz moje poparcie”, a po chwili, do drugiej osoby z zespołu: „Właściwie to ty jesteś kierownikiem zespołu i rób co uważasz za stosowne, masz moje pozwolenie”. Gdy dwie osoby otrzymały ten sam komunikat i obie czują się liderami tego samego zespołu, nie można oczekiwać, że zadanie zostanie efektywnie i bezkonfliktowo wykonane.
Rozliczanie efektów, ocena pracownicza, premiowanie
W przypadku niezachowania podstawowych zasad zarządzania występują problemy z rozliczaniem pracowników. Pracodawca nie wiedząc kto i czym tak naprawdę się zajmuje, może negatywnie ocenić podwładnego, który na to nie zasługuje, i odwrotnie - przydzielić premię osobie, która nie przykładała się do swojej pracy. Sprawiedliwa ocena pracownicza będzie niemożliwa, gdyż pracodawca nie wie, kto rzeczywiście odpowiadał za określone zadanie, ile czasu mu poświęcił, jakie środki zostały wykorzystane przy realizacji, kto podejmował decyzje finansowe, jaki był poziom zaangażowania. Wiadomo, że uznanie (finansowe i pozamaterialne) ze strony przełożonego to jeden z ważniejszych środków motywujących do pracy. W przypadku niezaspokojenia tej potrzeby pracownik, który wykonywał swoją pracę dobrze, traci do niej „serce”, i może przestać przykładać się do kolejnych zadań.
Sprawiedliwa ocena i przyznanie odpowiedniego wynagrodzenia będzie możliwe tylko wówczas, gdy firma będzie dobrze zarządzana. Pomocne mogą okazać się indywidualne arkusze ocen pracowniczych, w których będzie określona ilość i jakość wykonanych zadań przez pracownika, a także szczere rozmowy dotyczące błędów i sukcesów pracownika.
Wady sztywnych uregulowań:
• Brak możliwości szybkiego rozwoju - trzeba spełnić ściśle określone normy, aby myśleć o awansie.
• Zahamowanie kreatywności - nie można zaproponować nowych rozwiązań, bo te są narzucone z góry.
• Gdy obowiązuje ścisła hierarchia służbowa, nie ma możliwości rozmowy bezpośrednio z prezesem firmy, bo po drodze jest jeszcze dwóch przełożonych.
• Brak możliwości wzięcia urlopu, gdy tego potrzebujesz, gdyż wcześniej ustalony został sztywny grafik, który nie może być zmieniony.
• Utrudnienia i strata czasu związana z nadmierną biurokracją, raportowaniem i sprawozdaniami.
Sylwia Szykuła