Sekretariat to najczęściej jednoosobowe stanowisko pracy. W dużych firmach może się jednak składać z kilku pracowników, tworząc odrębną komórkę organizacyjną. Wyróżniamy sekretariaty uniwersalne, osobiste, imprez, działowe:
• Sekretariat uniwersalny funkcjonuje w małych i średnich firmach i zajmuje się zadaniami kancelaryjnymi i sekretarskimi, podobnie jak sekretariat działowy obsługujący działy lub wydziały firmy.
• Sekretariat osobisty dotyczy obsługi administracyjno-technicznej kierownictwa.
• Sekretariat imprez działa podczas konferencji, sympozjów, wystaw.
Sekretariat musi być wyposażony w urządzenia zapewniające doskonałą łączność w firmie, takie jak wielofunkcyjny aparat telefoniczny z automatyczną sekretarką, faks, wideofon, Do niezbędnych środków technicznych występujących w biurze należy komputer z dostępem do Internetu, notebook, drukarka, skaner, palmtop, kserokopiarka lub urządzenie wielofunkcyjne, dyktafon, niszczarka, laminator, bindownica, gilotyna, frankownica.
Podstawowe meble biurowe to biurko z dużym blatem, stolik do komputera, krzesło obrotowe, szafa służąca do przechowywania akt, pomocy biurowych i garderoby, szafa pancerna do przechowywania ważnych dokumentów lub pieniędzy, szafka na naczynia, lodówka, mały stolik, dwa lub trzy krzesła dla interesantów, wieszak na wierzchnie okrycie, biblioteczka, w której znajdują się słowniki wyrazów obcych, poprawnej polszczyzny, a także książki telefoniczne, książki oznaczeń kodowych, mapa Polski, plan miasta, zbiór przepisów prawnych, aktualne rozkłady jazdy pociągów, autobusów, promów czy metra. W zależności od funkcjonalności, meble biurowe dzielimy na te powszechnego zastosowania (administracyjno-biurowe), stanowiące wyposażenie pomieszczeń niestałej pracy i pomieszczeń pomocniczych, jak szatnia czy sala posiedzeń, oraz meble o przeznaczeniu specjalnym - biurka, pulpity.
Oto normy, jakie powinno spełniać biurko/stół w sekretariacie:
• wysokość 650/750 mm, wymiary powierzchniowe blatu 1200/1600 na 800/900 mm, prześwit pionowy co najmniej 650 mm, poziomy co najmniej 480 mm,
• wysokość regulowanego blatu biurka powinna zależeć od wzrostu użytkownika, umożliwiać wygodną pracę z zachowaniem kąta minimum 90 stopni między przedramieniem a ramionami (68-76 cm),
• faktura blatu powinna być jasna, matowa lub półmatowa,
• blat biurka nie może wychodzić dalej od przodu szuflad niż 5 mm,
• narożniki blatu muszą być zaokrąglone,
• szuflady nie mogą być zamykane za pomocą drzwi, żaluzji,
• odległość między dolną krawędzią stołu a siedzeniem krzesła powinna wynosić około 25 cm.
• nad kolanami pracownika nie powinny znajdować się szuflady.
Ergonomiczne krzesło (fotel) składa się z zagłówka, oparcia, podłokietników, siedziska, kolumny fotela, podstawy, kółek. Podstawowy wymóg dla krzesła to stabilność oraz wysokość około 42-53 cm, zależna od wzrostu użytkownika. Krzesło powinno mieć regulowane oparcie i podłokietniki. Przednia krawędź siedziska powinna znajdować się tuż poniżej kolan, między krawędzią siedziska a kolanami powinien być odstęp 1-2 cm, siedzisko powinno być odpowiednio sprężyste i miękkie, dostosowane do ciężaru osoby siedzącej na fotelu, o wymiarach 42 na 42 cm, przy podłokietnikach należy dążyć do uzyskania kąta 90 stopni między przedramieniem a ramieniem, oparcie siedziska powinno przylegać do pleców. Zakres ruchomości oparcia może wahać się w granicach 5 stopni do przodu i 30 stopni do tyłu. Podłokietniki powinny mieć szerokość co najmniej 5 cm i nie mogą ograniczać ruchu. Kółka fotela powinny umożliwiać płynne przemieszczanie się wraz z fotelem. Typ kółek powinien być dostosowany do rodzaju podłoża: na wykładzinie kółka twarde, a do parkietów, płytek ceramicznych kółka miękkie. Krzesło musi zapewniać maksymalną swobodę ruchów.
Warunki w biurze
• dopływ świeżego powietrza na jedną godzinę na jednego pracownika powinien wynosić w pomieszczeniu dla niepalących co najmniej 20 m3, a w pomieszczeniu dla palących 35 m3,
• temperatura - 19-22°C,
• stopień wilgotności od 40 do 60%,
• w pomieszczeniach musi być zapewniona wymiana powietrza wynikająca z potrzeb użytkowych, funkcji pomieszczeń, bilansu ciepła i wilgotności,
• oświetlenie musi być przystosowane do rodzaju wykonywanej pracy, najbardziej korzystny jest dla pracującego dopływ światła z lewej strony,
• dopuszczalny poziom dźwięku na stanowisku pracy biurowej do 55 decybeli.
Izabela Zielińska