Pod względem hierarchii służbowej, wynagrodzenia i innych świadczeń stanowisko głównego księgowego zrównane jest ze stanowiskiem zastępcy kierownika jednostki. Ze stanowiskiem tym związana jest nierozłącznie zarówno ogromna odpowiedzialność, jak i też zakres obowiązków, wynikające z regulacji ustawowych.
Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości jednostki,
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
Obecnie rola głównego księgowego, obok spełniania powyższych funkcji, jest znacznie szersza. Główny księgowy powinien być także menedżerem przygotowującym decyzje w sprawach finansowych i koordynującym ich realizację, dokonywać wstępnego rachunku ekonomicznego podejmowanych działań, prowadzić analizę budżetu jednostki, proponować optymalne metody i sposoby pozyskiwania dochodów i wydatkowania środków pieniężnych przez daną jednostkę itp.
Wymogi dla głównego księgowego
Nie każda osoba może zostać głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych. Ustawa o finansach publicznych (art. 45 ust. 2) określa wymogi, które trzeba spełniać, ubiegając się o to stanowisko.
Głównym księgowym może być osoba, która:
1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,
2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,
3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwa: przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe,
4) spełnia jeden z poniższych warunków:
a) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
b) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
c) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
d) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.
Przyjmowanie obowiązków
W trakcie przyjmowania obowiązków głównego księgowego niezbędne jest przeprowadzenie szeregu czynności, mających na celu przede wszystkim poznanie:
1) jednostki, jej zadań i specyfiki,
2) sytuacji finansowej i majątku jednostki,
3) przyjętych rozwiązań w zakresie polityki rachunkowości, m.in. aby zapewnić ciągłość ich stosowania (dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne - art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości),
4) szczegółowego zakresu obowiązków głównego księgowego i służb finansowo-księgowych jednostki,
5) kierownika jednostki, pracowników podległych komórek finansowo-księgowych oraz innych osób funkcyjnych jednostki,
a także sprawdzenie podstawowych danych prezentowanych w księgach rachunkowych i innych dokumentach.
Przeprowadzenie czynności sprawdzających jest ściśle związane z zakresem obowiązków głównego księgowego, tj. obszarami, za które będzie on odpowiedzialny. Szczegółowość kontroli uzależniona jest zawsze od możliwości czasowych. Sprawdzeniem należy więc objąć przede wszystkim obszary najistotniejsze i te, w których ryzyko wystąpienia nieprawidłowości jest, w ocenie głównego księgowego, największe. Przeprowadzając czynności sprawdzające, należy pamiętać, iż główny księgowy, przyjmując obowiązki, nie ponosi wprawdzie odpowiedzialności za ewentualne błędy i nieprawidłowości popełnione w poprzednich okresach, jednakże z pewnością będą one miały wpływ na jego przyszłą pracę (konieczność sporządzania dokumentów stornujących, korekt itp.).
Podstawowe obszary wymagające sprawdzenia
Podstawowe obszary wymagające sprawdzenia to:
1. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości - należy sprawdzić czy jest ona opracowana i ustalona w formie pisemnej, zgodna z ogólnymi przepisami, kompletna, oraz czy zawiera w szczególności dane określone w art. 10 ustawy o rachunkowości:
1) określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Księgi rachunkowe - należy ustalić czy zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości prowadzone są one:
a) rzetelnie - czy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
b) bezbłędnie - czy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,
c) sprawdzalnie - czy umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
- czy udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
- czy zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
- czy w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,
- czy zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
d) bieżąco - jeżeli:
- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
- ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
3. Prowadzona ewidencja szczegółowa. Należy sprawdzić:
1) czy obejmuje wszystkie wymagane obszary, określone w art. 17 ust. 1:
a) środki trwałe, w tym także środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne oraz dokonywane od nich odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe,
b) rozrachunki z kontrahentami,
c) rozrachunki z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,
d) operacje sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
e) operacje zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),
f) koszty i istotne dla jednostki składników aktywów,
g) operacje gotówkowe w przypadku prowadzenia kasy,
2) czy prowadzona jest w sposób wskazany w ustawie o rachunkowości,
3) czy kierownik jednostki dokonał wyboru i określił np.:
a) metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych, wskazane w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
b) metody ujęcia w księgach rachunkowych rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 34 ust. 1),
c) metody ustalania wartości rozchodu rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 34 ust. 4),
4) wyrywkowo - poprawność prowadzonych ksiąg pomocniczych, np.:
a) porównanie sald rozrachunków z dokumentami źródłowymi,
b) ewidencja wynagrodzeń - tzw. martwe dusze, zgodność z etatem, prawo do wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia itp.,
c) poprawność i zasadność stosowanych stawek amortyzacji itp.
4. Dokumentacja księgowa: dowody źródłowe obce i własne, sprawozdania itp.:
a) kompletność dokumentów,
b) przechowywanie i archiwizacja w okresach określonych w art. 74 ustawy o rachunkowości,
c) zapewnienie należytej ochrony danych (art. 71).
5. Inwentaryzacja wybranych, kluczowych składników majątku:
a) stan gotówki w kasie,
b) zinwentaryzowanie lub weryfikacja inwentaryzacji składników majątku o największej wartości,
c) sprawdzenie postępu prowadzonej inwentaryzacji ciągłej oraz wyników i rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec roku obrotowego.
6. Realizacja planu dochodów i wydatków oraz zaangażowanie wydatków:
a) zagrożenia przekroczenia lub niewykonania planu, zarówno w całości jak i w poszczególnych pozycjach,
b) terminowość rozliczania należności i zobowiązań.
7. Zapoznanie się z wynikami dotychczasowych kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, audytu wewnętrznego oraz wykonaniem zaleceń pokontrolnych.
Protokół
Przyjęcie obowiązków przez głównego księgowego powinno nastąpić w sposób protokolarny. Protokół winien zawierać, obok oczywistych informacji takich, jak dane osób przekazujących i obejmujących obowiązki głównego księgowego, miejsce, datę, także podstawowe informacje o majątku jednostki i prowadzonych księgach rachunkowych. W myśl art. 44 ust. 2 ustawy o o finansach publicznych, przyjęcie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej przez głównego księgowego jednostki powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Również ustawa o rachunkowości, w art. 4 ust. 5 stanowi, iż przyjęcie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (przez osobę inną niż kierownik jednostki) powinno być stwierdzone w formie pisemnej.
Prawa głównego księgowego
W trakcie przyjmowania obowiązków można i należy posiłkować się art. 6 ustawy o finansach publicznych, dającym głównemu księgowemu prawo żądania od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień oraz wnioskowania do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
Wstępna kontrola
Realizując czynności kontrolne, warto także pamiętać o zasadach dokonywania przez głównego księgowego wstępnej kontroli. Główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
1) nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji;
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O takiej odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Jeżeli kierownik jednostki wyda polecenie realizacji zakwestionowanej operacji - niezwłocznie zawiadamia o tym w formie pisemnej dysponenta części budżetowej, a w przypadku jednostki podsektora samorządowego - zarząd jednostki samorządu terytorialnego, uzasadniając realizację zakwestionowanej operacji.
W przypadku gdy polecenie wyda wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa będący kierownikiem jednostki zawiadamia organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową.
Podstawy prawne
l Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560)
l Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)