Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej nie wymaga od urzędów jasnego sprecyzowania celów systemu ocen. Informacje zebrane w nich mogą być użyte dla bardzo wielu celów. Regulamin systemu ocen powinien jasno określać, do jakich celów te informacje będą wykorzystywane.
Wybór kryteriów
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad przeprowadzania ocen urzędników, oceniający wybierają dla każdego okresu oceniania kryteria, według których wykonują potem swoje funkcje. Założenie to łamie spójność organizacyjną systemu. Sprawia, że identyczne stanowiska pracy mogą być oceniane według zupełnie innych kryteriów. Jednocześnie przyjmuje, że każdy oceniający zaakceptuje takie warunki ocen. W profesjonalnie przygotowanych systemach wybór kryteriów dla każdego typu stanowiska dokonuje się w oparciu o przeprowadzoną analizę danej funkcji i o informacje zawarte w strategii organizacyjnej. Przy obecnie funkcjonujących założeniach, oceny będą spostrzegane jako niesprawiedliwe proceduralnie. Wielu urzędników weźmie to za rażącą niesprawiedliwość, że są oceniani według innych kryteriów niż osoby wykonujące identyczną pracę. Łatwo jest też zauważyć, że przy obecnym wyborze kryteriów ocen osoby prowadzące oceny mogą się kierować niemerytorycznymi kryteriami, np. faworyzować i deprecjonować przeciwników.
Termin oceny
Podobnie jak w przypadku wyboru kryteriów oceny, potrzebne jest ujednolicenie procedur terminów ocen dla całej organizacji. Względy czysto praktyczne przemawiają za jednym terminem dla całej organizacji. Brak jednolitego terminu dodatkowo obciąża administracyjnie osobę odpowiedzialną za oceny. Musi ona bowiem sprawdzać i zbierać oceny praktycznie przez większą część roku. Dla realizacji niektórych celów (np. przyznawania premii) taka dowolność terminu może wprowadzać duży bałagan organizacyjny.
Brak punktowej skali
Obowiązujące przepisy sugerują ocenianie każdego urzędnika służby cywilnej na podstawie dziewięciu do jedenastu kryteriów oceny. Nie wyjaśniono przy tym, co jest standardem w systemie ocen i skali punktowej do ocen. W takiej sytuacji zadanie oceniającego, aby przeprowadzić jasną i sprawiedliwa ocenę, jest praktycznie niemożliwe. Ocena poszczególnych kryteriów w formie wyłącznie opisu (Część C rozporządzenia w sprawie oceny urzędników służby cywilnej) skazuje ją na nieobiektywną i dowolną.
Opis zachowań
W obowiązującym systemie ocen urzędników brakuje opisu kryteriów oceny w kategoriach konkretnych zachowań, które świadczą o jakości pracy pracownika na danym stanowisku. W systemach ocen jedynie akceptowalnym źródłem informacji jest obserwacja zachowania ocenianych. Brak opisu kryteriów w kategoriach konkretnych zachowań sprawi, że każdy oceniający będzie różnie interpretował kryteria oceny. Ocena jest wówczas nierzetelna i nie sprzyja budowaniu zaufania do systemu, a jest to przecież podstawowy warunek dobrych i sprawiedliwych ocen.
Rozmowa przed oceną
Celem rozmowy oceniającej jest przekazanie informacji ocenianemu i wypracowanie metod podniesienia poziomu jego pracy. Niezrozumiałe jest w omawianym rozporządzeniu umieszczenie tej rozmowy przed sformułowaniem na piśmie oceny. W takiej sytuacji oceniany nie ma przed sobą oceny i nie może się do niej ustosunkować. W niektórych systemach ocen pozostawia się możliwość zmiany oceny po rozmowie oceniającej, ale jej wstępna wersja na piśmie zawsze jest niezbędna.
Postawa etyczna
Kryterium Postawa etyczna zostało zdefiniowane w następujący sposób: Wykonywanie obowiązków w sposób uczciwy, niebudzący podejrzeń o stronniczość i interesowność. Dbałość o nieposzlakowaną opinię. Postępowanie zgodnie z etyką zawodową.
Jakość tego kryterium objawia się w całej rozciągłości, gdy wyobrazimy sobie, jakie zachowania na różnym poziomie wykonania mogą się tutaj kwalifikować, np. pracownik, który kradnie sporadycznie i pracownik, który świadomie zdradza tajemnicę.
VICTOR WEKSELBERG
gp@infor.pl
dyrektor programowy ds. HR i szef działu doradców Instytutu Rozwoju Biznesu
PODSTAWA PRAWNA
l Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z dnia 5 kwietnia 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej (Dz.U. nr 69, poz. 453).