Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi samochód do celów służbowych, to mimo że sam z niego nie korzysta, partycypuje w kosztach jego użytkowania. Dotyczy to przede wszystkim kosztów eksploatacji samochodu, czyli m.in. zakupu paliwa, oleju, części, a także kosztów przeglądów, ubezpieczenia i napraw. Pracodawca jest także odpowiedzialny za samochód po zakończeniu pracy przez pracownika. Dlatego też kwestie związane z użytkowaniem samochodu służbowego powinny być szczegółowo uregulowane w umowie o powierzeniu pracownikowi mienia w postaci samochodu służbowego należącego do pracodawcy.
W praktyce umowa taka często nosi nazwę „umowy korzystania z samochodu służbowego”. Określa ona przede wszystkim zakres odpowiedzialności majątkowej pracownika użytkującego takie auto (art. 124–127 w zw. z art. 114–116 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.).
Uzupełnieniem umowy może być np. regulamin korzystania z samochodu pracodawcy (może on być częścią regulaminu wynagradzania lub regulaminem odrębnym). Odpowiednie regulacje można zawrzeć również bezpośrednio w umowie o pracę pracownika.
Warunki korzystania z samochodu
Umowa dotycząca zasad korzystania z samochodu służbowego zabezpiecza przede wszystkim interesy pracodawcy. Wprawdzie obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakazują pracodawcy zawierania takich umów, jednak ich podpisywanie z pracownikami pozwoli nie tylko na prawidłowe rozliczanie kosztów eksploatacji pojazdu, ale może także znacznie ułatwić dochodzenie odszkodowania od pracownika w przypadku uszkodzenia lub utraty pojazdu.
PRZYKŁAD
Sekretarz gminy ma odbyć podróż służbową samochodem należącym do urzędu gminy. Chcemy zawrzeć z nim umowę dotyczącą warunków korzystania z samochodu służbowego. Co powinno znaleźć się w takiej umowie?
Więcej w Gazecie Samorządu i Administracji - Zamów prenumeratę >>