Skuteczność premii jest tym większa, im ściślejsze jest powiązanie między spełnieniem warunków niezbędnych do jej uzyskania a wielkością odniesionej w efekcie korzyści materialnej. Premia ma szansę spełniać swoją funkcję, pod warunkiem że zadania i wymogi niezbędne do premiowania znane będą pracownikom jeszcze przed rozpoczęciem ich realizacji.
Szczegółowe uprawnienia pracownika do premii wynikają najczęściej z zakładowych regulaminów premiowania. Natomiast podstawę przyznania premii stanowią szczegółowo określone zadania i wymagania stawiane pracownikom, a ponadto propozycje przyznania dodatkowego wynagrodzenia w postaci premii, po wykonaniu zadań.
Przy opracowywaniu regulaminu należy pamiętać, że jest on jedynym źródłem uprawnień pracownika do premii i dlatego powinien być tak sformułowany, aby uniknąć wątpliwości przy jego interpretacji. Powinien być on zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami. Prawidłowo opracowane regulaminy premiowania będą motywować pracowników do efektywnej i wydajnej pracy oraz zapewniają realizację interesów pracodawcy. Warunki uzyskania premii mogą dotyczyć wszystkich pracowników zakładu bądź też poszczególnych grup pracowniczych. Istotnym elementem regulaminu jest precyzyjne określenie kryteriów premiowania, które powinny być oparte na obiektywnych przesłankach, na jakie pracownik ma wpływ. Konieczne jest, aby zasady premiowania dostosować do charakteru i rodzaju wykonywanej pracy.
Opracowując regulamin premiowania, należy szczegółowo określić:
• zadania, za które pracownik ma otrzymać premię,
• maksymalną wysokość indywidualnej premii, jaką pracownik zatrudniony na danym stanowisku może otrzymać,
• terminy składania wniosków,
• warunki obniżenia bądź nieprzyznania premii,
• terminy wypłaty premii i okresy, za które jest przyznawana,
• tryb przyznawania premii.
Związek między efektami pracy a wysokością premii może być określony w sposób bezpośredni przez ustalenie procentowego udziału premii w wykonywanym zadaniu bądź pośredni przez przyznanie premii za wykonanie zadania w określonym procencie od wynagrodzenia pracownika.
Premia jako jeden ze składników wynagrodzenia może być wypłacona łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym lub oddzielnie w terminie, który powinien być ustalony w regulaminie premiowania. W razie zwłoki w wypłacie należnej premii pracownikowi przysługują odsetki ustawowe.