Sposób ewidencjonowania czasu, w którym pracownik przebywał na wycieczce organizowanej przez pracodawcę, zależy od jej charakteru. W przypadku gdy wycieczka ma formę:
• imprezy integracyjnej lub wycieczki motywacyjnej organizowanej i finansowanej przez pracodawcę w godzinach pracy – w ewidencji czasu pracy powinna zostać odnotowana usprawiedliwiona płatna nieobecność pracownika w pracy z powodu wycieczki; dotyczy to przeważnie krótkich wycieczek,
• wypoczynku pracowników zorganizowanego i finansowanego ze środków pracodawcy (np. kilku- bądź kilkunastodniowy wyjazd) – będzie wiązać się z koniecznością wzięcia urlopu wypoczynkowego przez pracowników.
Pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych (art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Brak takiej dokumentacji jest bowiem wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które pracodawca może zostać ukarany przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy karą grzywny.
Ewidencja czasu pracy jest elementem dokumentacji obowiązującej pracodawcę w sprawach związanych z zatrudnianymi pracownikami. Dodatkowo jest podstawą rozliczenia czasu pracy i ustalenia wynagrodzenia, co dotyczy zwłaszcza dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w święta, w niedziele i w wolne soboty.
Szczegółowe zasady związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy wynikają z § 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepis ten określa, w jaki sposób i w jakim zakresie należy ewidencjonować czas pracy. Zgodnie z jego treścią, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy.
Ewidencja powinna obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
ZAPAMIĘTAJ!
Nieobecności w pracy z powodu udziału w wycieczce organizowanej przez pracodawcę również powinny być odnotowywane w ewidencji pracowników.
Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy>>
Każda karta ewidencji czasu pracy danego pracownika powinna zawierać imię i nazwisko oraz inne dane identyfikacyjne stosowane w zakładzie pracy, np. numer ewidencyjny pracownika, określenie stanowiska pracy i systemu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony. Może składać się z jednakowych części obejmujących miesiąc lub dłuższy okres. Jeżeli odcinek karty obejmuje miesiąc, należy wskazać przyjęty okres rozliczeniowy. W ewidencji powinno się także odnotować liczbę godzin pracy w danym dniu, by można było ustalić, czy miała miejsce praca w nadgodzinach. Dlatego pracownik, który w danym dniu przebywał np. na wycieczce organizowanej przez pracodawcę, powinien mieć to odnotowane w swojej ewidencji czasu pracy.
ZAPAMIĘTAJ!
Sposób, w jaki nieobecność w pracy pracownika przebywającego na wycieczce zostanie odnotowana w jego ewidencji czasu pracy, zależy od charakteru samej wycieczki.
W praktyce mamy do czynienia z różnymi formami wycieczek organizowanych przez pracodawców.
Wycieczka może mieć charakter motywacyjny dla pracowników, czyli stanowić formę gratyfikacji, np. dla najlepszych pracowników lub pracowników wybranego sektora albo oddziału odnotowującego bardzo dobre wyniki w pracy. Wówczas przyjmuje się, że wycieczka jest w całości finansowana przez pracodawcę, co więcej – w dniu usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy zachowuje on prawo do normalnego wynagrodzenia.
Podobnie jest w przypadku wycieczek organizowanych przez pracodawcę o charakterze imprez integracyjnych dla pracowników. Są one organizowane w czasie pracy lub w dniach wolnych w zależności od postanowień pracodawcy. W przypadku wycieczek integracyjnych organizowanych w dniach pracy, pracownicy przeważnie mają odnotowaną usprawiedliwioną nieobecność w pracy w związku z udziałem w wycieczce, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Inaczej sprawa wygląda, gdy organizowana przez pracodawcę wycieczka stanowi formę wypoczynku dla pracowników. Dotyczy to głównie dłuższych wycieczek dla pracowników, przeważnie zagranicznych. Wówczas sam charakter wycieczki jako formy wypoczynku pracowników wymaga urlopu wypoczynkowego. I tak też powinien zostać odnotowany w ewidencji czasu pracy.
MAGDALENA KASPRZAK
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 99, poz. 825)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 125, poz. 869)