Czas pobytu w zagranicznej podróży służbowej liczy się w zależności od sposobu podróżowania. Gdy delegowany przekracza granicę środkami komunikacji:
• lądowej – od chwili przekroczenia granicy Polski w drodze za granicę do momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej,
• lotniczej – od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do momentu wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Wysokość diet
Stawka diety za dobę podróży jest zróżnicowana w zależności od państwa, do którego udaje się pracownik.
Wysokość diety w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: rozporządzenie w sprawie zagranicznych delegacji).
Dieta należy się w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.
Dieta przysługuje też za niepełne doby zagranicznej podróży służbowej. Za niepełną dobę trwającą:
• do 8 godzin – należy się 1/3 diety,
• powyżej 8, ale nie więcej niż 12 godz. – przysługuje 1/2 diety,
• powyżej 12 godz. – należy się cała dieta.
Wysokość diety ulega obniżeniu:
• gdy pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie lub jeśli wyżywienie zostało opłacone w formie karty okrętowej (promowej) – o 75%,
• jeśli delegowany otrzymuje wyżywienie częściowe – za bezpłatne śniadanie o 15%, za obiad i kolację po 30%,
• za każdą dobę pobytu w czasie delegacji za granicą w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym – o 75%.
Urzędnikowi odbywającemu podróż służbową w charakterze kuriera dyplomatycznego należy się dieta podwyższona o 25%.
Noclegi z limitem lub na ryczałcie
Jeżeli ani pracodawca, ani strona zagraniczna nie zapewniły bezpłatnego noclegu, to urzędnikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości określonej w rachunku hotelowym, ale nie większej niż limit określony dla danego państwa w załączniku do rozporządzenia w sprawie zagranicznych delegacji.
Pracodawca może jednak w uzasadnionych przypadkach zgodzić się na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit.
Jeśli pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu przez pracodawcę bądź stronę zagraniczną i nie przedłoży rachunku za nocleg, to przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.
Za transport – zwrot i ryczałt
Jeżeli zagraniczna podróż służbowa odbywa się środkami transportu zbiorowego (pociągiem, samolotem, autobusem, statkiem), to urzędnikowi przysługuje zwrot ceny biletu na dany środek transportu wraz z dodatkowymi opłatami (np. za miejscówkę), z uwzględnieniem przysługujących mu ulg. Nie ma znaczenia, z jakiego powodu należy się ulga.
Natomiast gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje mu zwrot kosztów, które należy obliczać, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden km. Stawkę za km ustala pracodawca, ale nie może być ona wyższa niż:
• 52,14 gr – dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 83,58 gr – dla samochodów o większej pojemności.
Jakim środkiem transportu odbędzie zagraniczną podróż służbową urzędnik, powinien zdecydować pracodawca, z tym że samochód niebędący własnością pracodawcy może być wykorzystany do podróży tylko na wniosek zainteresowanego urzędnika.
Urzędnikowi w zagranicznej delegacji przysługuje też ryczałt na pokrycie kosztów:
• dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której korzystał z noclegu – w wysokości jednej diety,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Ryczałty te nie należą się, jeżeli:
• pracownik odbywa podróż samochodem,
• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
• pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie są one przeznaczone.
Inne wydatki
W razie choroby powstałej podczas delegacji przysługuje ze środków pracodawcy zwrot kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie dotyczy to kosztów leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów.
W przypadku zgonu pracownika za granicą pracodawca ma obowiązek pokryć koszty transportu zwłok do kraju.
Ponadto urzędnikom przysługuje zwrot innych wydatków poniesionych w zagranicznych podróżach służbowych, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Należy przyjąć, że chodzi o wydatki, których pracownik nie poniósłby, jeśli by w nią nie został wysłany. W grę mogą wchodzić np. opłaty za parkowanie (gdy podróż odbywa się samochodem), koszty reprezentacyjne. Pracownik przed wyjazdem powinien ustalić z pracodawcą, jakie „inne wydatki” należy uznać za uzasadnione.
Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej urzędnik powinien przedstawić dokumenty (rachunki) potwierdzające poniesienie wydatków. Wymóg ten nie dotyczy diet i wydatków objętych ryczałtami. W sytuacji gdy uzyskanie dokumentu nie było możliwe, należy złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
PRZYKŁAD
1. Pracownik ministerstwa został wysłany w delegację na konferencję do Wiednia. Z Polski do Austrii i z powrotem jechał pociągiem przez Czechy. W drodze do Austrii pociąg, którym podróżował, przejechał granicę polsko-czeską 3 kwietnia o godz. 15.00. W drodze powrotnej pociąg wjechał na terytorium Polski 7 kwietnia o godz. 13.00. W czasie pobytu w Austrii urzędnik miał zapewnione śniadanie wliczone w cenę hotelu opłaconego przez pracodawcę. Ile urzędnik powinien otrzymać diety?
Zagraniczna podróż służbowa trwała 3 doby i 22 godziny. Urzędnikowi przysługują więc 4 diety w wysokości obowiązującej w Austrii. Stawka diety za dobę w przypadku Austrii wynosi 45 euro. Jednak za śniadanie należy od niej odliczyć 15%, czyli 6,75 euro. Dieta za dobę wyniesie 45 – 6,75 = 38,25 euro. Urzędnik powinien otrzymać 153 euro diety (38,25 euro × 4 doby).
2. Pracownik urzędu miasta udał się w podróż służbową do Hiszpanii samolotem na rozmowy nt. współpracy z miastem partnerskim. Z Warszawy do Madrytu samolot wyleciał 9 maja o godz. 9.30, z powrotem wylądował w Warszawie 13 maja o 20.00. Urzędnik przez 3 dni korzystał z pełnego wyżywienia finansowanego przez stronę hiszpańską, jednego dnia – tylko ze śniadania. Jaka będzie wysokość diety?
Delegacja zagraniczna trwała 4 doby i 10,5 godziny. Przysługuje więc 4,5 diety. Za 3 doby dietę należy zmniejszyć o 75%, licząc od stawki 48 euro obowiązującej w Hiszpanii, tj. o 36 euro. Za 1 dobę zmniejszenie wyniesie 15%, czyli 7,2 euro. Dieta wyniesie więc: 3 × (48 euro – 36 euro) + (48 euro – 7,2 euro) + (0,5 x 48 euro) = 100,8 euro.
PRZYKŁAD
Urzędnik spędził 2 noce w delegacji w Londynie. Jedną noc przenocował w hotelu, za co zapłacił 110 funtów i ma na to rachunek. Drugą spędził u znajomego. Ile przysługuje mu zwrotu za noclegi?
Przysługuje mu więc zwrot pełnej kwoty za nocleg w hotelu (zmieścił się w limicie 140 GBP dla Wielkiej Brytanii) + 35 funtów za drugą noc (25% limitu). Razem 175 funtów.
PRZYKŁAD
Pracownik urzędu marszałkowskiego był w delegacji na Malcie. Poleciał samolotem z Krakowa do Rzymu, gdzie spędził noc w hotelu na lotnisku, a następnie z Rzymu na Maltę. Na Malcie z lotniska pojechał do hotelu taksówką. Podobnie wyglądała jego droga powrotna. Na Malcie uczestniczył jedynie w konferencji, która częściowo odbywała się w hotelu, gdzie był zakwaterowany, a częściowo w innych miejscach, do których gospodarze zapewniali bezpłatny transport. Za co otrzyma zwrot kosztów?
Przysługuje mu zwrot kosztów biletów lotniczych oraz ryczałt za przejazd z i na lotnisko na Malcie w wysokości jednej diety należnej za podróż służbową do tego państwa, czyli 42 euro.
STAWKI DIET W KRAJACH UE
W krajach Unii Europejskiej stawka diety wynosi m.in.: w Wielkiej Brytanii – 32 funty, w Szwecji – 351 szwedzkich koron, w Danii – 324 duńskich koron, w pozostałych krajach od 33 euro (w Czechach, na Słowacji, Litwie, Węgrzech i na Cyprze) do 48 euro (w Hiszpanii, Portugalii i na Łotwie).
LIMITY KOSZTÓW NOCLEGU
W krajach Unii Europejskiej limity wynoszą: w Wielkiej Brytanii – 140 funtów, w Szwecji – 1200 szwedzkich koron, w Danii – 800 duńskich koron, w pozostałych od 70 euro (na Słowacji, Węgrzech, w Rumunii i na Cyprze) do 160 euro (w Belgii i Luksemburgu).
Z orzecznictwa
Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itd., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten czas się zaczyna.
Wyrok NSA z 22 marca 2000 r., sygn. akt I SA/Lu 1747/98, niepubl.
Czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną.
Wyrok SN z 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 108/00, OSNP 2002/13/306
W art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy i rozporządzeniach wykonawczych wydanych na jego podstawie ustawodawca nie uzależnił wypłaty ryczałtu za noclegi od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł.
Wyrok SN z 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 232/06, Prawo Pracy 2007/6/29
Jarosław Żarowski
Podstawy prawne:
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 6, poz. 33)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. nr 186, poz. 1555)
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 201, poz. 1462)