Organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o nie. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:
• urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa,
• osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
W drugim z wymienionych przypadków organ administracji publicznej musi wydać zaświadczenie, w przypadku gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przykładowo gmina powinna wydać zaświadczenie osobie prowadzącej działalność gospodarczą, o tym że jest wpisana do gminnej ewidencji przedsiębiorców i prowadzi określoną działalność gospodarczą, czy też podatnikowi, który jest płatnikiem podatku od nieruchomości.
W przypadku, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie wymaga przepis prawa, osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia urzędowo potwierdzającego te fakty lub stan prawny musi wykazać swój interes prawny, aby takie potwierdzenie otrzymać (wyrok NSA z 22 listopada 1996 r., sygn. akt I SA/Wr 142/96).
Organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
Zaświadczenie w postępowaniu administracyjnym jest dokumentem urzędowym. Oznacza to, że stanowi tzw. dowód zupełny w rozumieniu art. 76 k.p.a. W konsekwencji zaświadczenie, które odpowiada warunkom określonym w tym przepisie, korzysta ze szczególnej mocy dowodowej, co w praktyce jest równoznaczne z przyjęciem domniemania prawdziwości zaświadczenia.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie pozwalają również organom administracji publicznej żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, znanych organowi z urzędu bądź możliwych do ustalenia przez ten organ na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych albo na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych). W przypadku gdy organ żąda od strony zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, powinien wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia. Celem takiego rozwiązania jest ograniczenie możliwości żądania od obywateli przedstawiania zaświadczeń. Przepis ten skierowany jest wyłącznie do organów administracji publicznej prowadzących postępowanie ogólne, a nie postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia.
PRZYKŁAD
ZAŚWIADCZENIE JEST KONIECZNE W PRZYPADKU:
• ustalania niektórych okoliczności stanowiących podstawę do zawieszenia wypłaty emerytury lub renty inwalidzkiej z ubezpieczenia społecznego rolników - art. 47 ust. 1 i 2 ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz.U. z 1998 r. nr 7, poz. 25),
• stwierdzenia, że lokal mieszkalny jest lokalem samodzielnym - art. 2 ust. 3 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903),
• wydania przez wojewódzkiego konserwatora zabytków zaświadczenia, że wywóz zabytku nie wymaga jednorazowego pozwolenia na stały wywóz za granicę - art. 52 ust. 3 ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U. nr 162, poz. 1568.
ŁUKASZ SOBIECH
lukasz.sobiech@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).