Decyzja administracyjna
Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego stanowią inaczej. Decyzje jednostronnie rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.
Mamy więc do czynienia z dwojaką sytuacją. W większości przypadków postępowania administracyjne kończą się wydaniem przez organ administracji publicznej aktu administracyjnego, który rozstrzyga sprawę co do istoty tj. zapewnia realizację uprawnień (np. uzyskanie dokumentu paszportowego) lub obciąża obowiązkami stronę (np. nałożenie kary grzywny).
Mogą natomiast zdarzyć się sytuacje, w których organ administracyjny wydając decyzję nie rozstrzyga sprawy co do istoty, tylko w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji np. poprzez jego umorzenie.
Obligatoryjne elementy decyzji administracyjnej
Każda decyzja składa się ze stałych elementów, których nie można pominąć. Decyzja powinna zawierać:
- oznaczenie organu administracji publicznej,
- datę wydania,
- oznaczenie strony lub stron,
- powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie,
- uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie,
- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.
Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi (art. 107 § 1 KPA).
Decyzja doręczona lub ogłoszona
Organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej.
Jedną z naczelnych zasad postępowania administracyjnego jest zasada pisemności która stanowi, iż sprawy należy załatwiać w formie pisemnej (art. 14 § 1 KPA). Jeżeli postępowanie jest kończone decyzją administracyjną wydaną w formie pisemnej, wówczas wiąże ona uczestników postępowania tj. stronę, podmiot na prawach strony oraz organ administracji publicznej w momencie jej doręczenia.
Zgodnie z zapisem art. 39 KPA organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Dodatkowo, zgodnie z art. 391 § 1 KPA, doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona:
- wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo
- wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.
Jednakże należy mieć świadomość, iż mogą zdarzyć się sytuacje, w których decyzja nie ma formy pisemnej tylko formę ustną. Wówczas fizycznie ani elektronicznie nie ma czego doręczać. Wyłom od zasady pisemności przewiduje art. 14 § 2 KPA, który stanowi, iż sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie.
Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. Decyzja ustna powinna być ogłoszona stronie i, co ważne, zaprotokołowana.
W tym miejscu warto zaznaczyć, iż prawidłowo ogłaszane stronom decyzje ustne w pełniejszy sposób realizują zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym (art. 10 KPA) oraz zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów administracji publicznej (art. 8 KPA) niż decyzje doręczane w formie pisemnej.
Wcześniejsze rozważania pozwalają przyjąć, iż istnieją dwa sposoby uzewnętrzniania jednoznacznej, jednostronnej woli organu administracji publicznej:
- po pierwsze: przez doręczenie pisemnej decyzji,
- po drugie: przez ogłoszenie ustnej decyzji.
Od tego momentu decyzja administracyjna jest zakomunikowana stronom, wiąże organ administracji publicznej, jest w obrocie prawnym, nie jest pozornym aktem administracyjnym.
I w tym miejscu cisną się na usta przynajmniej dwa pytania:
- co z decyzjami niedoręczonymi lub nieogłoszonymi chociaż podpisanymi przez upoważnioną osobę?
- czy zniszczenie takich decyzji jest dopuszczalne?”
Decyzja niedoręczona (nieogłoszona)
Nie można bagatelizować problemu decyzji wydanych, podpisanych przez upoważnioną osobę, ale niedoręczonych. W praktyce stosowania prawa administracyjnego może dojść nierzadko do sytuacji, w której po wydaniu i podpisaniu decyzji administracyjnej pojawi się nowa okoliczność w rozstrzygniętej sprawie.
Zdarza się, iż przed zakomunikowaniem (doręczeniem / ogłoszeniem) decyzji stronie, organ administracji publicznej pozyska informacje, które mogą mieć wpływ na jego odmienny osąd w sprawie. Przykładowo do siedziby organu decyzyjnego wpływa opinia prawna, wyrok sądowy, który wywraca całe postępowanie do „góry nogami”.
Najprostszym rozwiązaniem w takich sytuacjach byłoby wrzucenie decyzji wydanej, ale niedoręczonej, do niszczarki i wygenerowanie nowej decyzji w terminie późniejszym tj. po przeprowadzeniu dodatkowych czynności wyjaśniających.
Należy z całą mocą podkreślić, iż takie postępowanie jest niedopuszczalne. Zniszczenie przez kogokolwiek, nie wyłączając urzędnika, decyzji niedoręczonej (nieogłoszonej) może być potraktowane jako czyn zagrożony karą zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego. Przywoływany przepis karny stanowi bowiem, iż kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
W wyroku z dnia 3 marca 2008 r. Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie stwierdził m.in., iż decyzja wywiera skutki prawne dopiero z chwilą doręczenia stronie, co nie oznacza by wcześniej decyzja ta nie istniała.
Już z chwilą podpisania decyzji mamy bowiem do czynienia z wydaniem decyzji w sensie procesowym, w tym znaczeniu, że istnieje decyzja administracyjna, a dzień wydania decyzji jest miarodajny dla oceny podstawy prawnej i podstawy faktycznej decyzji (I OSK 294/ 07).
Powyższe skłania do przyjęcia jednego stanowiska. Decyzji wydanej, lecz niedoręczonej pod groźbą kary za przestępstwo nie wolno niszczyć.
Takiej decyzji nie można usuwać z akt sprawy. Należy natomiast egzemplarz decyzji przekreślić i sporządzić stosowne adnotacje. W przedmiotowej adnotacji może znaleźć się przykładowo następująca informacja: “decyzja niedoręczona, nie znalazła się w obrocie prawnym, wycofana z powodu konieczności podjęcia dodatkowych czynności wyjaśniających”.
Należy mieć świadomość, iż decyzja rozpoczyna swój byt procesowy od momentu jej sporządzenia, dlatego nie podlega “wymazaniu” z dokumentacji w sytuacji, gdy organ administracji publicznej odstępuje od jej doręczenia stronie.
Tomasz Bruder