Przewiduje to art. 89 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Ponadto organ powinien przeprowadzić rozprawę, gdy zachodzi potrzeba uzgodnienia interesów stron lub wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych albo w drodze oględzin (art. 89 § 2 k.p.a.).
Za przygotowanie rozprawy odpowiada organ administracji publicznej właściwy do wydania w danej sprawie decyzji. Jednym z elementów związanych z rozprawą jest wezwanie stron, świadków i biegłych. Powinno ono mieć formę pisemną. Określa się w nim termin, miejsce oraz przedmiot rozprawy, przy czym miejsce powinno zostać określone w sposób konkretny, nie jest tutaj wystarczająca formuła „w siedzibie organu”, gdyż nie dla wszystkich odbiorców może to być jasne i wystarczające. Obowiązek prawidłowego zawiadomienia uczestników postępowania o rozprawie w taki sposób, aby każdemu z nich umożliwić w niej udział, występuje także w przypadku, gdy stawiennictwo na rozprawę nie jest obowiązkowe. Stanowi to bowiem rękojmię realizacji konstytucyjnego prawa do sprawiedliwego i jawnego rozpoznania sprawy (wyrok NSA z 7 lipca 2001 r., sygn. akt I SA 389/00).
Nieobecność osoby wezwanej do osobistego stawiennictwa na rozprawę musi być usprawiedliwiona udowodnionymi okolicznościami wskazującymi na faktyczną niemożność stawienia się na wezwanie. Osoba wezwana na rozprawę przez organ nie jest w żadnym wypadku upoważniona do oceny tego, kto powinien, a kto nie, brać udział w tym postępowaniu, gdyż w tym zakresie kompetencję posiada wyłącznie organ prowadzący postępowanie (wyrok NSA z 3 listopada 1999 r., sygn. akt IV SA 1437/98).
W wezwaniu muszą być również określone skutki prawne niedostosowania się do wezwania.
W orzecznictwie sugeruje się również, że jako powód wezwania oraz przy określaniu przedmiotu rozprawy należy wskazać jedną z przesłanek wymienionych w art. 89 k.p.a., wykazujących konieczność jej przeprowadzenia (a więc: przyspieszenie lub uproszczenie postępowania, przepis prawa wskazujący na konieczność przeprowadzenia rozprawy, potrzeba uzgodnienia interesów stron lub wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych albo w drodze oględzin).
Zobacz również: Biegły w postępowaniu administracyjnym
W sytuacji gdy zachodzi prawdopodobieństwo, że w rozprawie oprócz wezwanych w sprawie stron mogą jeszcze występować inne podmioty, należy o jej terminie i miejscu ogłosić w drodze obwieszczeń albo w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości (na przykład na stronie internetowej właściwego urzędu). Należy też pamiętać, że niezależnie od przepisów k.p.a. można wyróżnić w przepisach szczególnych wiele innych sytuacji, na podstawie których organ będzie miał dodatkowe obowiązki. Od wezwania na rozprawę należy odróżnić również informację o wszczęciu postępowania w danej sprawie. W przypadku np. wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego organ wydający tę decyzję musi zawiadomić wnioskodawcę i właściciela nieruchomości (której wniosek dotyczy) pisemnie, a pozostałe strony w formie obwieszczenia, a także w sposób zwyczajowo przyjęty.
Termin rozprawy powinien zostać wyznaczony w taki sposób, aby doręczenie wezwań oraz ogłoszenie o rozprawie nastąpiły przynajmniej na siedem dni przed rozprawą. Jest to termin minimalny, dla którego rozpoczęcia biegu liczy się moment doręczenia wezwania. Jeżeli zasada ta zostanie naruszona, to wystąpi istotne naruszenie przepisów proceduralnych i w konsekwencji, możliwość zakwestionowania decyzji wydanej na podstawie takiego postępowania.
Podstawa prawna
● Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 267).
Polecamy serwis: Prawo administracyjne