Za administratorów danych osobowych mogą zostać uznane:
1) organy państwowe,
2) organy samorządu terytorialnego,
3) organy państwowe,
4) komunalne jednostki organizacyjne,
5) podmioty niepaństwowe realizujące zadania publiczne.
Administratorem danych osobowych jest zawsze sam organ administracji, nie zaś obsługujący go urząd.
Aby ustalić, czy dany podmiot może być uznany za administratora danych, należy przeanalizować przepisy mające zastosowanie w określonej sytuacji (zwłaszcza przepisy dotyczące kompetencji podmiotu), związane z przetwarzaniem danych, pozwalające na stwierdzenie, kto decyduje o konkretyzacji celów, dla realizacji których dane są gromadzone, i środków przetwarzania tych danych osobowych. W przypadku sektora publicznego o tym, czy dany organ, jednostka organizacyjna albo innego rodzaju podmiot jest administratorem danych osobowych, decyduje przede wszystkim rodzaj i charakter nadanych im przez prawo kompetencji oraz przekazane ustawowo zadania.
Zgodnie z art. 7 Konstytucji organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach przepisów prawa. Tym samym podmioty publiczne (w tym jednostki samorządowe), prowadząc swoją działalność (także wówczas, gdy wiąże się ona z przetwarzaniem danych osobowych), powinny mieć na uwadze, że działalność ta musi znajdować oparcie w statuujących je przepisach ustrojowych oraz przepisach prawa administracyjnego, które stosują.
Administratorem danych w jednostkach samorządowych jest zarówno organ wykonawczy jednostki, jak też inny organ administracyjny działający w ramach samorządu, wskazany przepisami prawa. Mogą to być również samorządowe jednostki organizacyjne realizujące swe statutowe obowiązki, które decydują o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.
Będą to zatem:
● w przypadku gmin (w zależności od wielkości gminy) - wójt, burmistrz lub prezydent,
● w przypadku powiatów - zarząd powiatu, a w pewnych sytuacjach starosta,
● w województwach - zarząd województwa lub marszałek województwa.
W jednostkach samorządu terytorialnego administratorami danych mogą być oczywiście także jednostki organizacyjne realizujące swe statutowe zadania.
Warto przypomnieć, że organy wykonawcze jednostek samorządowych kierują pracą obsługujących je urzędów. W praktyce decydują więc o tym, w jaki sposób są realizowane zadania w tych urzędach (art. 33 ustawy o samorządzie gminnym, art. 33 ustawy o samorządzie powiatowym, art. 45 ustawy o samorządzie województwa).
Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: RODO dla samorządu i administracji. Zmiany od 4 maja 2019 roku