Coraz więcej osób i organizacji rozumie, że e-mediacja pozwala:
- prowadzić stronom negocjacje bez konieczności wychodzenia z domu lub z biura i narażania się na infekcję,
- oszczędzać czas,
- wziąć sprawy w swoje ręce i spróbować załatwić spór, bez czekania na zakończenie się epidemii koronawirusa. Niezależnie od tego czy pozew już został złożony w sądzie czy też nie.
Wideokonferencje, to rozwiązanie najszybciej zyskujące na popularności w ostatnich tygodniach. Programy do konferencji online służą już nie tylko do wymiany informacji, szkoleń, ale także do spotkań biznesowych, rodzinnych i towarzyskich. Nikogo nie dziwią już rozmowy biznesowe online, onboarding pracowników online, ale także imieniny u cioci online czy wręcz spędzenie świąt z rodziną przy onlinowym stole.
Nic więc dziwnego, że również w e-mediacjach wideokonferencje to najczęściej rekomendowaną formą kontaktu. Mediatorzy powinni jednak pamiętać, że rozwiązania i narzędzia wykorzystywane przy e-mediacji muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), szczególnie w przypadku mediacji rodzinnych, pracowniczych czy cywilnych. Natomiast w przypadku mediacji gospodarczych ważna będzie m.in. ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa.
Mediatorzy lub ośrodki mediacji muszą się upewnić między innymi:
- że stosowane rozwiązanie online zapewnia bezpieczne przetwarzanie danych osobowych (np. szyfrowana transmisja danych, zabezpieczenia dostępu np. hasłem, ewentualne kopie bezpieczeństwa, kontrola zmian w bazach danych itd. w zależności od potrzeb i możliwości technicznych),
- że zostały zawarte umowy na powierzenia przetwarzanych danych, o ile jest zachodzi taki obowiązki,
- gdzie są serwery obsługujące wideokonferencję,
- że zostanie spełniony obowiązek informacyjny – o ile powstanie.
Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Samorząd i administracja. Pakiet e-booków
Mediatorzy lub ośrodki mediacji muszą rozważyć i rozstrzygnąć takie kwestie jak np.:
- okres, zakres i sposoby przetwarzania danych osobowych,
- podstawę przetwarzania,
- realizację z prawa do bycia zapomnianym,
- realizację prawa dostępu do danych przez osobę, której dane dotyczą,
- realizację prawa do sprostowania danych,
- realizację prawa do ograniczenia przetwarzania,
- realizację prawa do przenoszenia danych,
- realizację prawa do sprzeciwu.
- realizację prawa do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
- realizację decyzji organu nadzorczego o czasowym lub całkowitym ograniczeniu przetwarzania, w tym zakazu przetwarzania.
Na koniec warto przypomnieć, o przeprowadzeniu stosownej analizy ryzyk i przygotowaniu lub dokonaniu stosownych zmian w dokumentacji, w tym procedurach, przeszkoleniu pracowników wspierających mediatora lub ośrodek mediacji w przygotowaniu spotkania mediacyjnego online.
Koronawirus powoduje, że wdrażamy pewne rozwiązania online w biegu. Pamiętajmy, że nie zwalnia to osób zajmujących się mediacjami z obowiązku przestrzegania prawa, w tym z zarządzania Systemami Ochrony Danych Osobowych. Liczymy, że doświadczeni mediatorzy nie będą mieli z tym większych problemów.