Organem powołanym do rozpatrywania ww. sporów jest komisja pojednawcza, w której skład nie może wchodzić:
• osoba zarządzająca zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• główny księgowy,
• radca prawny,
• osoba prowadząca sprawy osobowe, zatrudniania i płac.
Pracodawca wspólnie z zakładową organizacją związkową, lub jeśli brak jest w zakładzie pracy takiej organizacji, po uzyskaniu pozytywnej opinii pracowników:
• powołuje komisję pojednawczą,
• ustala zasady i tryb powołania komisji,
• ustala czas trwania kadencji,
• ustala liczbę członków komisji.
Komisja pojednawcza składa się z przewodniczącego komisji i zastępców przewodniczącego. Komisja wybiera ich ze swojego grona i ustala regulamin postępowania pojednawczego. Komisja przeprowadza postępowanie w zespołach 3-osobowych i wszczyna postępowanie na wniosek pracownika zgłoszony na piśmie lub ustnie do protokołu. Należy zaznaczyć na wniosku datę wpływu i w ciągu 14 dni od tej daty komisja powinna zakończyć postępowanie pojednawcze.
Kto rozstrzyga spory pracownicze w samorządzie>>
Postępowanie może zakończyć się dwojako. Jeśli zostanie zawarta ugoda, należy wpisać ten fakt do protokołu posiedzenia, który sporządzają strony oraz członkowie zespołu rozpatrującego sprawę. Ugoda musi być zawarta zgodnie z prawem i zasadami współżycia społecznego. Natomiast jeśli nie dojdzie do zawarcia ugody, na wniosek pracownika komisja niezwłocznie przekazuję sprawę do sądu pracy.
Wniosek pracownika o polubowne załatwienie sprawy zastępuje pozew. W razie niewykonania ugody przez pracodawcę podlega ona wykonaniu w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, po nadaniu jej przez sąd pracy klauzuli wykonalności. Sąd pracy może odmówić nadania klauzuli wykonalności, jeżeli ze złożonych akt komisji wynika, że ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Sprawowanie obowiązków członka komisji pojednawczej jest funkcją społeczną. Jednak członek komisji zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku z udziałem w pracach komisji. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić komisji pojednawczej warunki lokalowe oraz środki techniczne umożliwiające właściwe jej funkcjonowanie, ponosi również wszystkie wydatki związane z pracą komisji.