AI a pisma urzędowe. Ważne zasady w samorządach

AI nie odpowiada za treść pisma tylko urzędnik / AI nie odpowiada za treść pisma tylko urzędnik / Shutterstock

Samorządowcy coraz częściej korzystają z narzędzi generatywnych (np. ChatGPT, Gemini czy polskie modele językowe) do tworzenia i redakcji pism oraz komunikatów urzędowych. Przykładem mogą być decyzje, zawiadomienia i odpowiedzi dla mieszkańców. Jak używać AI, by nie naruszyć prawa, nie ujawnić danych i nie wysłać błędnego pisma?

Badanie Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto, opublikowane w 2025 roku, pokazało, że obecnie AI bywa wykorzystywana oddolnie – bez wspólnych procedur i standardów w urzędzie. Potrafi to oszczędzić dużo czasu – ale tylko wtedy, gdy urząd trzyma się jasnych zasad: pracy na wzorach, kontroli podstaw prawnych, anonimizacji i obowiązkowej weryfikacji przed podpisem.

Pamiętaj: AI to asystent, nie autor

Model językowy generuje tekst na podstawie prawdopodobieństwa. Nie „rozumie” przepisów, nie śledzi na bieżąco nowelizacji i nie weryfikuje treści w oficjalnych bazach. Dlatego AI może przygotować projekt, ale to urzędnik (i ścieżka akceptacji w urzędzie) odpowiada za treść.

Przykład

W jednym z urzędów gminy wykorzystano AI do przygotowania projektu decyzji w sprawie zezwolenia alkoholowego. Projekt był poprawny językowo, ale:

• pomylił rodzaj zezwolenia (sprzedaż do spożycia w miejscu sprzedaży zamiast poza miejscem sprzedaży),

• w uzasadnieniu pominął odniesienie do uchwały rady gminy regulującej zasady usytuowania punktów sprzedaży.

Błąd wykryto na etapie weryfikacji. Gdyby decyzja została podpisana, zwiększyłoby to ryzyko skutecznego odwołania – i konieczności ponownego prowadzenia sprawy.

Bezpieczne tworzenie pism z AI - 7 zasad

(...)

Materiał powstał na podstawie artykułu Sławomira Bilińskiego opublikowanego w Gazecie Samorządu i Administracji

Przeczytaj pełną wersję artykułu w serwisie INFORLEX»

Więcej podobnych treści znajdziesz na inforlex.pl

Sektor publiczny
AI a pisma urzędowe. Ważne zasady w samorządach
14 maja 2026

Samorządowcy coraz częściej korzystają z narzędzi generatywnych (np. ChatGPT, Gemini czy polskie modele językowe) do tworzenia i redakcji pism oraz komunikatów urzędowych. Przykładem mogą być decyzje, zawiadomienia i odpowiedzi dla mieszkańców. Jak używać AI, by nie naruszyć prawa, nie ujawnić danych i nie wysłać błędnego pisma?

Dziedziczenie coraz większym problemem gmin. Samorządy postulują zmiany
14 maja 2026

Przepisy prawa spadkowego mają chronić samorządy, jednak praktyka pokazuje, że system działa niespójnie. W konsekwencji gminy coraz częściej dziedziczą po swoich mieszkańcach nie majątek, lecz problemy i zobowiązania.

200 mln osób mogłoby mieszkać w Polsce. Eksperci pokazują przyczyny miliardowych strat
13 maja 2026

Terenów pod zabudowę mieszkaniową mamy w Polsce tyle, że mogłoby tam zamieszkać nawet 200 mln osób - zauważają eksperci. Rozrastają się kosztem łąk, lasów czy mokradeł. Kwestie niekontrolowanej zabudowy mają uregulować plany ogólne gmin. Eksperci zachęcają do udziału w konsultacjach społecznych przy ich tworzeniu.

Rząd nie odbierze uzdrowiskom milionów? W planach nowa opłata turystyczna
13 maja 2026

Rząd nie zamierza pozbawiać gmin uzdrowiskowych wpływów od kuracjuszy. Planuje nową daninę turystyczną, która zastąpi opłatę miejscową. Ta nie sprawdziła się z powodu niejasnych przepisów – podaje „Dziennik Gazeta Prawna”.

Norowirus atakuje na urlopie. Wystarczy chwila nieuwagi
10 maja 2026

Norowirusy, przenoszone głównie przez skażoną żywność i kontakt fekalno-oralny, powodują silne wymioty oraz trwającą kilka dni biegunkę, potocznie określaną jako „jelitówka” lub niesłusznie „grypa żołądkowa”. Choć choroba zazwyczaj ma łagodny przebieg, sporadycznie może prowadzić do śmierci. Do zakażenia najczęściej dochodzi wskutek nieprzestrzegania podstawowych zasad higieny, co szczególnie łatwo zdarza się podczas wyjazdów urlopowych.

Wyludniające się gminy z finansowym zastrzykiem. PIE o skutkach reformy
10 maja 2026

Reforma finansowania samorządów sprawiła, że największe wzrosty dochodów odnotowały gminy, które będą się najsilniej wyludniać – wynika z analizy Polskiego Instytutu Ekonomicznego. Zmiany w finansowaniu samorządów mogą łagodzić skutki procesów demograficznych - zauważono.

Statek, na którym stwierdzono hantawirusa, przybył na Teneryfę
10 maja 2026

Pływający pod holenderską banderą statek wycieczkowy MV Hondius, na którym stwierdzono przypadki hantawirusa, przybył w niedzielę po godzinie 6 czasu lokalnego (7 w Polsce) do portu Granadilla na Teneryfie – poinformowała hiszpańska agencja EFE.

Zdrowie psychiczne wpływa na serce bardziej, niż wielu osobom się wydaje
10 maja 2026

W gabinetach kardiologicznych przybywa pacjentów z depresją czy przewlekłym stresem. Zdrowie psychiczne i sercowo-naczyniowe są ze sobą ściśle powiązane – powiedziała PAP kardiolog dr Marta Oleksy-Kałużna. W rok po rozpoznaniu zaburzenia psychicznego ryzyko chorób serca rośnie niemal dwukrotnie.

Maj w Tatrach. Na Kasprowym ponad pół metra śniegu. Co z zagrożeniem lawinowym?
09 maja 2026

Mimo postępującej wiosny w wyższych partiach Tatr nadal zalega śnieg. Intensywne topnienie oraz opady deszczu powodują wzrost poziomu wody w potokach, a część szlaków jest zalana – informuje Tatrzański Park Narodowy (TPN).

System kaucyjny: sklep musi wydać gotówkę na żądanie klienta. Rabat na zakupy tylko jako dodatkowa możliwość [WYWIAD]
08 maja 2026

Czy wiesz, że w systemie kaucyjnym sklep musi wydać gotówkę na żądanie klienta? Rabat na zakupy może być dostępny tylko jako dodatkowa możliwość. Jak uprościć rozliczenie kaucji w małym sklepie? Czy trzeba kupić drogie zwrotomaty? Na wszystkie pytania odpowiada Magdalena Markiewicz, prezes zarządu PolKa – Polska Kaucja.

pokaż więcej
Proszę czekać...