Strona główna » Sektor publiczny » Organizacja » Ustrój i jednostki » AI a pisma urzędowe. Ważne zasady w samorządach

AI a pisma urzędowe. Ważne zasady w samorządach

14 maja 2026, 16:40

AI nie odpowiada za treść pisma tylko urzędnik

Shutterstock

REKLAMA

Samorządowcy coraz częściej korzystają z narzędzi generatywnych (np. ChatGPT, Gemini czy polskie modele językowe) do tworzenia i redakcji pism oraz komunikatów urzędowych. Przykładem mogą być decyzje, zawiadomienia i odpowiedzi dla mieszkańców. Jak używać AI, by nie naruszyć prawa, nie ujawnić danych i nie wysłać błędnego pisma?

Pamiętaj: AI to asystent, nie autor
Bezpieczne tworzenie pism z AI - 7 zasad

Badanie Związku Miast Polskich i Fundacji Miasto, opublikowane w 2025 roku, pokazało, że obecnie AI bywa wykorzystywana oddolnie – bez wspólnych procedur i standardów w urzędzie. Potrafi to oszczędzić dużo czasu – ale tylko wtedy, gdy urząd trzyma się jasnych zasad: pracy na wzorach, kontroli podstaw prawnych, anonimizacji i obowiązkowej weryfikacji przed podpisem.

REKLAMA

Pamiętaj: AI to asystent, nie autor

Model językowy generuje tekst na podstawie prawdopodobieństwa. Nie „rozumie” przepisów, nie śledzi na bieżąco nowelizacji i nie weryfikuje treści w oficjalnych bazach. Dlatego AI może przygotować projekt, ale to urzędnik (i ścieżka akceptacji w urzędzie) odpowiada za treść.

Przykład

W jednym z urzędów gminy wykorzystano AI do przygotowania projektu decyzji w sprawie zezwolenia alkoholowego. Projekt był poprawny językowo, ale:

• pomylił rodzaj zezwolenia (sprzedaż do spożycia w miejscu sprzedaży zamiast poza miejscem sprzedaży),

• w uzasadnieniu pominął odniesienie do uchwały rady gminy regulującej zasady usytuowania punktów sprzedaży.

Błąd wykryto na etapie weryfikacji. Gdyby decyzja została podpisana, zwiększyłoby to ryzyko skutecznego odwołania – i konieczności ponownego prowadzenia sprawy.