Zarządzanie kosztami projektu ma zapewnić jego prawidłową realizację zgodnie z przyjętym budżetem, a ich planowanie powinno koncentrować się przede wszystkim na określeniu zasobów potrzebnych do realizacji projektu oraz dokładnym oszacowaniu kosztów. Zaplanowanie kosztów bywa trudne, zwłaszcza przed rozpoczęciem projektu. Dlatego przed planowaniem kosztów bardzo istotne jest opracowanie harmonogramu całego projektu, z którym późniejszy budżet projektu powinien korelować.
Bardzo pomocne przy planowaniu kosztów mogą być informacje z wcześniej zrealizowanych projektów bądź opinie osób doświadczonych w danej dziedzinie. Należy jednak pamiętać, by aktualizować je o ceny zasobów, które będą obowiązywały w okresie realizacji nowych działań.
Prognozy kosztów projektu należy zaklasyfikować do właściwej kategorii kosztów, do których najczęściej należą: koszty związane z personelem, koszty związane z beneficjentami ostatecznymi i pozostałe koszty, których nie można ująć w dwóch pierwszych kategoriach. Po zakończeniu etapu planowania kosztów, należy opracować budżet projektu, który w odróżnieniu od planu kosztów jest wiążący i stanowi podstawę akceptacji wydatków ponoszonych na realizację działań.
Sporządzenie budżetu projektu jest jednym z najistotniejszych etapów projektu. Tworząc go należy nie tylko zadbać o to, by był on adekwatny do harmonogramu projektu, oparty na realnych wyliczeniach, ale by określał wydatki, które będą pokryte z dotacji w ramach EFS, czyli wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. Dla jasnego określenia kosztów pomocny będzie z pewnością podręcznik dla realizatorów projektów unijnych, czy informacje z instytucji wdrażających projekty UE. W budżecie projektu można ująć również koszty niekwalifikowane, jest to możliwe, ale należy pamiętać, że te wydatki w całości sfinansować będzie musiał realizator projektu.
Budżet projektu powinien zostać podzielony nie tylko na lata, ale wręcz na miesiące. Taki podział budżetu na okresy z pewnością pozwala na sprawne monitorowanie powstawania kosztów projektu i umożliwia sprawdzenie wykonania założonego budżetu poprzez porównanie stanu obecnego z planowanym. A to z kolei pozwoli osobom odpowiedzialnym za zarządzanie kosztami odpowiednio reagować w razie różnic i podejmować działania korygujące, pozwalające usunąć niezgodności czy błędy, a dalej w oparciu o przyczyny ujawnionych zmian w planie kosztów podjąć działania zapobiegające takim odchyleniom w przyszłości. Zasady postępowania w przypadku odchyleń w kosztach od założeń projektowych powinny być punktem każdego planu zarządzania kosztami.
Trzeba zaznaczyć, iż odchylenia od planu kosztów nie zawsze wynikają z zaniedbań czy błędów przy realizacji projektu. Często powiązane są po prostu z ogólnymi zmianami w projekcie bądź są niezależne od realizatora projektu i mogą pojawić się nawet w najlepiej oszacowanym budżecie. Niewielkie zmiany w planie kosztów nie są czymś złym. Ważna jest tylko stała kontrola kosztów, która pozwoli na szybkie i właściwe dokonywanie zmian.
Precyzyjnie opracowany plan zarządzania kosztami oraz bieżący nadzór nad kosztami w trakcie realizacji projektu, porównywanie kosztów rzeczywiście poniesionych z kosztami założonymi projektu pozwoli zapewnić jego ukończenie w ramach ustalonego budżetu.
Betina Piotrowska
specjalista ds. szkoleń i organizacji w projektach europejskich, Doradztwo Gospodarcze DGA