Pismo w tej sprawie do szefów poszczególnych resortów na początku września przesłał pełnomocnik rządu ds. prezydencji Mikołaj Dowgielewicz. Ministrowie mają czas na zgłaszanie odpowiednio wykwalifikowanych kandydatów na rzeczników do 30 października.
Decyzję dotyczącą tego, jak ma wyglądać komunikacja z mediami, każdy kraj sprawujący prezydencję podejmuje sam. "My zdecydowaliśmy, że każde ministerstwo będzie miało swojego resortowego rzecznika prezydencji, a oprócz tego wyznaczony ma być jeden główny rzecznik prezydencji w kancelarii premiera" - powiedziała zastępczyni dyrektora w Biurze Rzecznika Prasowego MSZ Monika Janus-Klewiado.
"Wszystko po to, by zarówno dziennikarzom z kraju, jak i ze świata móc przekazywać kompleksowe informacje" - zaznaczyła. Powołanie takich rzeczników ma pozwolić również na sprawne przeprowadzenie polskiego przewodnictwa we Wspólnocie, zarówno od strony merytorycznej, jak i organizacyjnej.
Od pierwszego dnia, kiedy Polska przejmie półroczne przewodnictwo, czyli od 1 lipca 2011 roku, w głównym centrum prasowym w Warszawie będą odbywały się konferencje z udziałem rzeczników. "Chcemy, aby od początku prezydencji dziennikarze mieli regularny dostęp do osób, które odpowiadają za informację w swoich ministerstwach" - powiedziała Janus-Klewiado.
Rzecznicy resortowi będą zobligowani do udzielania informacji m.in. na temat działań podejmowanych w resortach w ramach prezydencji, przygotowywanych dokumentów, inicjatyw podejmowanych przez swoich szefów. Do ich kompetencji będzie należało także komentowanie bieżących wydarzeń związanych z ich ministerstwem w kontekście prezydencji. Główny rzecznik prezydencji ma mieć podobne obowiązki, z tym że będzie prezentował punkt widzenia polskiego rządu.
Wszystkie informacje dotyczące prezydencji będą umieszczane na oficjalnej stronie internetowej - www.pl2011eu.pl. Prezentacja portalu zaplanowana jest na czerwiec przyszłego roku.
Niewykluczone, że rzecznikami prezydencji będą te osoby, które obecnie w poszczególnych ministerstwach zajmują się kontaktami z mediami. Warunkiem są odpowiednie kwalifikacje.
Jednym z najważniejszych wymogów jest biegła znajomość języka angielskiego, który jest podstawowym językiem roboczym w Unii Europejskiej. Jest to ważne z tego względu, że taki rzecznik nie będzie wypowiadał się tylko w Polsce. Jego zadaniem będzie również towarzyszenie ministrowi w Brukseli podczas posiedzeń rad ministerialnych.
Dobrze widziana byłaby także znajomość francuskiego lub niemieckiego, bo również w tych językach będzie przygotowywany portal polskiej prezydencji.
Kluczowa przy wyborze rzecznika będzie bardzo dobra znajomość tematyki, za którą dana osoba miałaby odpowiadać. Brana pod uwagę ma być również umiejętność kierowania zespołami ludzkimi, doświadczenie w organizacji konferencji, debat lub spotkań medialnych oraz znajomość zasad protokołu dyplomatycznego.
Nazwiska, zarówno rzeczników resortowych jak i głównego rzecznika prezydencji, powinny być znane na początku listopada. Na ten rok - jak powiedziała Janus-Klewiado - zaplanowane są dwa spotkania informacyjne, które mają służyć zapoznaniu się rzeczników, gdyby okazało się, że któryś z ministrów wskaże osobę spoza swojego biura prasowego.
Natomiast w przyszłym roku rzecznicy przejdą szkolenia z zakresu funkcjonowania Unii Europejskiej oraz warsztatu rzecznika, czyli jak zachować się przed kamerą, czy poprowadzić konferencję prasową. Szkolenia te zakończoną się wizytą studyjną w Brukseli.