W ramach transportu drogowego głównymi beneficjentami SPOT są: miasta na prawach powiatu (powiaty grodzkie),Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad, Policja, Straż Pożarna. W ramach natomiast transportu kolejowego głównymi beneficjentami SPOT są: PKP PLK i PKP Przewozy Regionalne.
Wszystkie projekty w ramach SPOT, za wyjątkiem projektów realizowanych w Działaniu 1.3 Rozwój systemów intermodalnych, muszą zostać rozliczone do dnia 30 czerwca 2008 r. Projekty realizowane w ramach wyżej wspomnianego Działania 1.3 zgodnie z przepisami zostaną zakończone do końca 2008 r.
Zmiany w systemie realizacji SPOT mają na celu przyśpieszenie jego wykonania i skuteczniejszego sposobu pozyskania dotacji.
Znowelizowano instrukcję wypełniania wniosku o płatność, w kilku miejscach upraszczając sam wniosek. Wprowadzenie zmian w SPO Transport było podyktowane poważnymi opóźnieniami w wypłacie przyznanych wcześniej dotacji. Według analizy przyczyn zaistniałej sytuacji, dokonanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego i Ministerstwo Transportu, opóźnienia powstały przede wszystkim z powodu:
• popełniania przez beneficjentów częstych i podobnych błędów przy składaniu wniosków o płatności,
• problemów z rozliczaniem robót nieprzewidzianych na etapie projektowania wynikających z różnic między przedmiarem i obmiarem,
• niedokładnego sporządzania dokumentacji technicznej.
Nastąpiła więc konieczność uproszczenia procedur składania wniosków o płatności.
PRZYKŁAD
WARTOŚĆ SKUMULOWANA I KWOTY NARASTAJĄCE
Do poprzedniego wniosku o płatność na prace przygotowawcze wydano 10 tys. zł. Natomiast do obecnego wniosku zostały dołączone 3 faktury na kwoty: 2 tys. zł, 8,2 tys. zł i 5,5 tys. zł. A z tego koszty kwalifikowane wyniosły odpowiednio: 2 tys. zł, 1,3 tys. zł oraz 4,5 tys. zł. Wypełnienie kolumn powinno wyglądać następująco:
• 12 tys. zł,
• 13,3 tys. zł,
• 17,8 tys. zł.
Najważniejsze zmiany
Beneficjent wypełnia wniosek o płatność przy pomocy generatora wniosków płatniczych. Wniosek musi być parafowany przez osobę do tego upoważnioną na każdej stronie. Musi być opatrzony podpisem i pieczęcią imienną na ostatniej stronie przez osobę upoważnioną do zaciągnięcia zobowiązania finansowego w starostwie powiatowym.
Załączniki do wniosku o płatność, które są trwale spięte, wystarczy ponumerować każdą stronę. Na pierwszej stronie przystawić należy pieczątkę beneficjenta za zgodność z oryginałem wraz z podpisem, datą i informacją o liczbie stron, jaką posiada dany dokument.
Beneficjent może złożyć wniosek o płatność przygotowany w komputerowym formacie Word.
W sytuacji gdy dany wydatek (koszt) kwalifikowany został pominięty we wniosku o płatności sporządzonym dla okresu, którego dotyczył, można go ująć w odrębnym wniosku o płatność dla wydatków nierozliczonych lub we wniosku o płatność końcową.
W przypadku wniosku o płatność końcową w piśmie przekazującym ten wniosek do właściwej instytucji należy zawrzeć informacje o umieszczeniu w tym wniosku wydatków poniesionych w poprzednich okresach rozliczeniowych.
Beneficjent zobowiązany jest przedstawić oświadczenie (niekoniecznie zaświadczenie) albo inny podobny dokument potwierdzający posiadanie numeru NIP przez bezpośredniego wykonawcę projektu drogowego w przypadku, gdy dokumenty takie nie były dostarczane przy kontroli zamówienia publicznego, albo gdy nie były dostarczane podczas przekazywania umowy z wykonawcą do instytucji przyjmującej wniosek o płatność lub we wcześniejszych wnioskach.
Należy w zestawieniu wniosku wykazywać faktury korygujące, jeżeli takie otrzymał beneficjent. W zasadzie należy tylko podawać różnice wynikające z dokonania korekty.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Fundusze dla powiatów
KTO SKŁADA WNIOSEK
Wniosek o dofinansowanie składa potencjalny beneficjent starający się o dofinansowanie w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Transport. Natomiast wniosek o płatność składa jednostka samorządowa, która podpisała wcześniej już umowę o dofinansowanie projektu z ministrem transportu i rozpoczęła realizację projektu w ramach tego programu unijnego.
Roboty dodatkowe
W przypadku robót dodatkowych wykonywanych w ramach realizacji projektu, robót zamiennych i uzupełniających oraz robót finansowanych w ramach tzw. kwot warunkowych, o które refundację beneficjent się ubiega, do wniosku o płatność należy dołączyć: protokoły konieczności, karty obmiaru, polecenia zmian, instrukcje zmian.
Dla robót dodatkowych, uzupełniających powinny być także dołączone protokoły z przeprowadzonych postępowań. Należy także dołączyć umowę z wykonawcą wraz z ewentualnymi aneksami, kosztorysy ofertowe lub uzgodnieniowe, o ile nie były wcześniej przekazane do właściwej instytucji.
Do wniosku o płatność powinny być także dołączone umowy oraz wszystkie podpisane aneksy do umów z wykonawcami, jeżeli nie były wcześniej przekazywane do właściwej instytucji.
Pilnowanie faktur
Beneficjent musi sporządzić tzw. zestawienie faktur, jako dokumentów finansowych zaświadczających wykonywane roboty i prace podczas realizacji projektu. Zestawienie faktur należy sporządzić według wzoru zamieszczonego na stronach internetowych: www.spot.gov.pl lub www.funduszestrukturalne.gov.pl/SPOT. Dodatkowo tabele elementów rozliczeniowych (lub zestawienie równoważne) dotychczas przekazywane w wersji papierowej należy obecnie przekazywać także w wersji elektronicznej. Wskazane jest, by dokument elektroniczny był zapisany w formacie umożliwiającym jego edycje i odtworzenie (plik xls). Trudno w tym przypadku twierdzić, że jest to uproszczenie.
Andrzej Okrasiński
andrzej.okrasinski@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Rozporządzenie ministra rozwoju regionalnego z 26 lutego 2007 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu i zakresu rozliczeń (Dz.U. nr 44, poz. 283).