Nie jest dopuszczalne zawieranie w deklaracjach danych nie wskazanych wprost w ustawie - wyjaśnia Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
Do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęło kilkadziesiąt skarg w przedmiocie tzw. „deklaracji śmieciowych”. Chodzi o dane osobowe, jakie gminy zbierają w celu ustalenia opłaty za śmieci.
"Deklaracje śmieciowe"
Ustawa z dnia 1 lipca 2011 r, o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw znowelizowała przepisy ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Nowe przepisy zobowiązały gminy do organizowania i odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy. Na mocy art. 6m ust.1 przedmiotowej ustawy, właściciele nieruchomości mają obowiązek złożenia wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta deklaracji o wysokości opłaty. Deklaracje powinny zostać złożone w terminie 14 dni od dnia zamieszkania na danej nieruchomości pierwszego mieszkańca lub powstania na danej nieruchomości odpadów komunalnych.
Uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowego obliczenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz ułatwienia składania deklaracji rada gminy w drodze uchwały, stanowiącej akt prawa miejscowego, określa m. in. wzór deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, składanej przez właściciela nieruchomości (art. 6n ust. 1 ustawy).
Rada gminy może zatem nakładać na właścicieli nieruchomości pewne obowiązki w zakresie konieczności przedkładania informacji służących do ustalenia wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
„Należy zaznaczyć, iż uchwała może jedynie konkretyzować ducha ustawy, określającego zasady i wyznaczającego zakres obowiązków organów gminy z jednej strony oraz mieszkańców gminy – właścicieli nieruchomości z drugiej. Nie może jednak kształtować przedmiotowych obowiązków w sposób dowolny, wbrew pierwotnym uprawnieniom ustawowym, z pominięciem tzw. zasady legalizmu, zasady adekwatności oraz zasady celowości”.
Zobacz również "Deklaracje śmieciowe" - problem ochrony danych osobowych
Zakres ujawnianych danych
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych podkreślił w tym przypadku znaczenie art. 51 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, który wskazuje, iż nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Władze publiczne nie mogą pozyskiwać, gromadzić i udostępniać innych informacji o obywatelach niż niezbędne w demokratycznym państwie prawnym.
W opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, biorąc pod uwagę zasadę legalizmu, niedopuszczalne jest nakładanie przez gminy na właścicieli nieruchomości obowiązku przedkładania deklaracji, zawierających dane osobowe osób zamieszkujących wspólnie z nimi. Brak jest bowiem podstawy prawnej do przetwarzania o wspomnianych osobach trzecich innych niż liczbowe, informacji, w tym konkretnych danych osobowych.
Największe zdziwienie GIODO wzbudziły deklaracje, zawierające pytania o pracodawcę czy inne źródła przychodu osób zamieszkujących z właścicielami nieruchomości.
Uchwała organów gminy nie może także zezwalać na pozyskiwanie danych w nadmiarze, danych nieadekwatnych w stosunku do celu ich przetwarzania, a co za tym idzie – oczywiście zbędnych. Jako administratorzy danych w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych organy gminy muszą bowiem poza wykazaniem istnienia podstawy prawnej upoważniającej do przetwarzania przez nich danych osobowych, uczynić zadość tzw. zasadzie adekwatności danych w stosunku do celu ich przetwarzania.
W tym względzie dane takie jak daty urodzenia, nazwiska rodowe, imię ojca oraz matki właściciela nieruchomości, numer księgi wieczystej, numer konta bankowego są żądane są z naruszeniem wspomnianej zasady adekwatności. Zastrzeżenia GIODO budzi także obowiązek podawania takich danych jak numer telefonu czy adres poczty elektronicznej – dane takie powinny być traktowane fakultatywnie. Nie można – zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych – pośrednio zobowiązywać grupy osób do posiadania telefonu czy poczty elektronicznej.
Dane osobowe zbierane przez gminy na potrzeby deklaracji nie mogą być wykorzystywane w jakimkolwiek innym celu.
Klauzula o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań
W opinii GIODO nie jest dopuszczalne zawieranie rygoru odpowiedzialności karnej w treści deklaracji. Mógłby on bowiem wynikać co najwyżej z treści rangi ustawy, nie zaś autorytatywnego uznania organów gminy. Poza tym stwierdzenie, iż zawarte w deklaracji dane osobowe są zgodne z prawdą może być w niektórych sytuacjach utrudnione. Jeśli na przykład zapytanie dotyczy stopnia pokrewieństwa między małżonkami, to de facto zapytanie to samo w sobie jest już nieprawdziwe. Małżonkowie nie są bowiem w świetle prawa krewnymi a powinowatymi.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Nie jest również dopuszczalne zamieszczanie klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby deklaracji. Przepisy wymagają bowiem istnienia odpowiedniej podstawy, mającej swe źródło w przepisach prawa, w tym w przepisach rangi ustawy, jeżeli przedmiotem przetwarzania stają się dane szczególnie chronione, wymienione w art. 27 ust. Ustawy o ochronie danych osobowych. Poza tym osoba wypełniająca formularz nie ma możliwości odmówienia wyrażenia zgody na przetwarzanie jej danych osobowych czy odwołania poprzednio wyrażonej zgody. Wyrażając omawianą zgodę czyni to nie tylko w swoim imieniu, ale również w imieniu osób trzecich, wspólnie z nią zamieszkujących.
Kody kreskowe i chipy
Czy zamieszczanie na workach do zbierania odpadów kodów kreskowych i chipów jest zgodne z prawem? Otóż, jeżeli opatrzony etykietą produkt pozostaje w łańcuchu logistycznym i nie może być powiązany z osobą, to nie stanowi on danych osobowych. Gdy dane te zostaną przetworzone w określonym podmiocie razem z danymi identyfikującymi konkretną osobę, to dane takie zazwyczaj klasyfikowane są jako dane osobowe. W takiej sytuacji u administratora danych powstaje obowiązek stosowania w jego działalności wszystkich przepisów o ochronie danych osobowych.
W przypadku uchwał rad gmin niezgodnych z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, GIODO przeprowadzi inspekcje, a w razie konieczności – postępowanie administracyjne (z urzędu lub wskutek skargi). Postępowanie takie może zakończyć się wydaniem przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych nakazu usunięcia ze zbiorów danych przetwarzanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych bądź zmianę sposobu ich przetwarzania – w tym zmiany polegające na zakazie stosowania systemów teleinformatycznych przetwarzających dane sprzecznie z prawem.
Jak wskazuje GIODO, "takiej treści decyzje mogą stanowić dotkliwy instrument restrykcyjny i w konsekwencji uniemożliwić pozyskiwanie i dalsze przetwarzanie przez organy gminy danych osobowych właścicieli nieruchomości. W sytuacji, gdy gminy poniosły określone koszty związane z koniecznością wdrożenia określonych mechanizmów przetwarzania danych może to oznaczać istotne straty finansowe i skutkować postawieniem tymże organom zarzutu niegospodarności mieniem publicznym".
Polecamy serwis: Prawo administracyjne
Poznaj pierwszą w Polsce Platformę
Rachunkowości Budżetowej przygotowaną z myślą o księgowych w budżecie.
Skorzystaj z bezpłatnego
dostępu przez 30 dni! Szczegóły promocji znajdziesz na www.inforrb.pl