Do przygotowania programu powinien zostać powołany zespół składający się z przedstawicieli różnych instytucji. W procesie planowania daje to szansę na uwzględnienie różnych perspektyw patrzenia na problem i możliwość czerpania pomysłów z wieloletnich doświadczeń realizacyjnych.
Sprawnie działający zespół nie może być za duży, w jego skład nie powinno wejść więcej niż 7-10 osób. Jeżeli podczas pracy nad programem pojawi się potrzeba uzupełnienia składu, zawsze można do poszczególnych działań zaprosić dodatkowe osoby.
Jednym z pierwszych zadań zespołu powinno być przyjęcie harmonogramu pracy, podziału zadań i określenie zasad wewnętrznej komunikacji. Zasady wewnętrznej komunikacji to np. decyzja, jak często będą się odbywały spotkania, jak będzie się odbywała komunikacja między przedstawicielami poszczególnych instytucji. To wraz z harmonogramem i podziałem zadań pozwoli na efektywną pracę między spotkaniami. Zespół musi mieć szefa-koordynatora, który powinien być członkiem zespołu.
Zespół i koordynator powinni być powołani zarządzeniem kierownika jednostki.
WAŻNE
Diagnoza, od której rozpoczyna się praca zespołu, powinna być prowadzona adekwatnymi do potrzeb i możliwości metodami.
Podczas warsztatów szkoleniowych zaproponowaliśmy wiele metod diagnozy począwszy od analizy danych i dokumentów, metody benchmark, poprzez metody ilościowe - ankieta ESPAD - skierowana do młodzieży gimnazjalnej i licealnej, ankieta dla mieszkańców, ankieta dla studentów; po metody jakościowe - np. wywiady zogniskowane. Wybór konkretnej metody badawczej należy dostosować zarówno do potrzeb diagnostycznych, jak i do możliwości przeprowadzenia badania. Jeżeli sprawy finansowe i organizacyjne uniemożliwiają przeprowadzenie ankiet wśród reprezentatywnej próby mieszkańców albo, powiedzmy, wszystkich uczniów klas III gimnazjum i II liceum, należy zaplanować badania jakościowe (np. wywiady zogniskowane), które również dają obraz zjawiska, a są znacznie tańsze.
Przechodząc od diagnozy i definicji obszarów problemowych do definicji celów, ważnym, aczkolwiek często pomijanym etapem, jest określanie wskaźników osiągnięć celów (patrz przykład). Pamiętajmy, że poprawnie zdefiniowany cel to taki, który jest realny (mieści się w zakresie zadań gminy, możliwościach finansowych i organizacyjnych), mierzalny (np. ograniczenie skali występowania zjawiska o konkretny procent), terminowy (w jakim czasie ma być cel osiągnięty), akceptowalny (nie powinien wzbudzać sprzeciwu, np. społeczności lokalnej czy potencjalnych realizatorów).
Realizacji celów służą projekty lub zadania. Zatem następny etap pracy po wyznaczeniu celów to zdefiniowanie projektów (i realizowanych w ich ramach działań) lub zadań (jeżeli mamy do czynienia z mniejszymi przedsięwzięciami). Każde zadanie i projekt powinien mieć również zdefiniowane wskaźniki realizacji, źródła pozyskiwania wskaźników, budżet, harmonogram, realizatora.
Dla każdego celu powinna powstać lista projektów/zadań. Każde zadanie/projekt powinno być następująco rozpisane (patrz przykład na str. 32).
Mając taki program, wraz z zabezpieczonymi środkami budżetowymi, można przystępować do realizacji. Jednak aby przebiegała ona sprawnie, w programie muszą znaleźć się zapisy dotyczące monitoringu i ewaluacji.
WAŻNE
Dzięki monitoringowi można na bieżąco obserwować, czy realizacja programu zmierza do osiągania założonych celów i w razie potrzeby podejmować działania korygujące. Ewaluacja końcowa, już po zrealizowaniu programu, pozwala na wyciągnięcie wniosków w przyszłych działaniach; wzmocnienie i rozszerzenie działań, które okazały się skuteczne oraz eliminację tych, które się nie udały.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawowymi narzędziami monitoringu i ewaluacji są wskaźniki, harmonogram i budżet.
W systemie monitoringu, który jest elementem programu, należy zawrzeć m.in. informacje: jak często będą przeprowadzane działania monitorujące, kto jest za nie odpowiedzialny, komu i w jakiej formie będzie przedstawiał wyniki monitoringu, kto będzie podejmował decyzje o wdrożeniu działań korygujących.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
W systemie ewaluacji również muszą być zawarte informacje, kto jest odpowiedzialny za końcową ewaluację programu. W jakim terminie po zakończeniu programu wyniki ewaluacji powinny być dostarczone kierownikowi jednostki, który prezentuje te wyniki przed radą. Ważne jest również opisanie sposobu, w jaki wnioski z realizacji zostaną wykorzystane w następnych programach.
Zawierający wyżej opisane elementy program jest nie tylko dokumentem planistycznym, ale także narzędziem do zarządzania realizacją.
Szkolenia i konsultacje
W październiku 2006 r. Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej zainaugurowała projekt „Wsparcie województw i społeczności lokalnych w zapobieganiu narkomanii na poziomie lokalnym”. To część Projektu Transition Facility wdrażanego na zlecenie Fundacji Fundusz Współpracy i Krajowego Biura ds. Przeciwdziałania Narkomanii.
Uczestniczący w projekcie przedstawiciele samorządów biorą udział w 8-dniowych szkoleniach i konsultacjach, które mają pomóc w tworzeniu gminnych programów przeciwdziałania narkomanii z udziałem partnerów społecznych. Pozwalają zdobyć wiedzę na temat zjawiska narkomanii i środków psychoaktywnych, metod profilaktyki o sprawdzonej skuteczności, narzędzi profesjonalnej diagnozy i analizy zjawiska na poziomie lokalnym, wreszcie zasad konstruowania programów profilaktycznych.
Konsultacje zaś to wspólna praca przedstawicieli gminy, partnerów społecznych i konsultantów nad przygotowaniem programu.
Przedsięwzięcie znajduje się w tej chwili na półmetku. Kolejne szkolenia organizowane są do końca czerwca we wszystkich województwach przez lokalne ośrodki Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej. Tam też można zdobyć więcej informacji na temat terminów i warunków uczestnictwa.
Realizacja projektu zakończy się we wrześniu br.
Anna Hejda
konsultant, ekspert programu „Wsparcie województw i społeczności lokalnych w zapobieganiu narkomanii na poziomie lokalnym”