Istotnym problemem dotyczącym wykorzystania środków unijnych jest długotrwały przebieg postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Związane jest to z możliwością składania przez oferentów licznych zapytań, protestów i odwołań, nawet w przypadku prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia postępowania przez zamawiającego. To prowadzi do wydłużenia postępowania do kilku miesięcy, a niekiedy i pół roku. Nawet wystąpienie nieistotnej wady powoduje powtórne przeprowadzenie kilkumiesięcznego postępowania. Oznacza to w praktyce bardzo późne zawarcie przez beneficjenta umowy z wykonawcą.
Konsekwencje przewlekłości postępowań
W konsekwencji wzrasta ryzyko niedotrzymania terminu zakończenia realizacji projektu określonego w umowie z beneficjentem. Nie ma bowiem możliwości jego przedłużenia w przypadku upływu terminów wydawania środków dla danego programu lub projektu. To zaś powoduje zagrożenie konieczności zwrotu środków lub nieotrzymania z funduszy strukturalnych refundacji poniesionych wydatków bądź zwrotu środków otrzymanych w ramach prefinansowania.
WAŻNE
Warunkiem powodzenia w realizacji projektu inwestycyjnego dofinansowanego ze środków unijnych jest bardzo staranne opracowanie dokumentacji projektu i postępowania przetargowego, np. konieczne jest uregulowanie stosunków własnościowych terenu. Niezbędne jest także ścisłe przestrzeganie wymogów wynikających z prawa wspólnotowego i polskiego, programów operacyjnych i ich uzupełnień, procedur wdrażania oraz wytycznych instytucji zarządzających i wdrażających.
Brak sprawnego działania kontroli
Istotne jest też to, że system kontroli wewnętrznej w urzędach jednostek samorządu terytorialnego nie w każdym przypadku działa prawidłowo. Stwierdzono, że przyjęte w programach operacyjnych na lata 2004-2006 procedury zarządzania i kontroli finansowej zostały nadmiernie rozbudowane, co w praktyce przyczyniało się do powstawania opóźnień w wykorzystaniu funduszy strukturalnych. Zbyt złożone i niestabilne procedury oraz zbędne i niekiedy niejasne wymagania powodują, że beneficjentom trudno jest przebrnąć przez skomplikowany proces przygotowania i wyboru projektu, jego realizacji oraz rozliczenia w celu uzyskania refundacji wydatków. Ponadto nakładanie na instytucje zajmujące się procesem wdrażania funduszy strukturalnych licznych obowiązków niewynikających z wymogów prawa wspólnotowego prowadzi do angażowania części pracowników do wykonania zadań mało istotnych z punktu widzenia prawidłowego wdrażania projektu czy programu. Powoduje to z kolei dublowanie się tych samych czynności na różnych poziomach zarządzania, a w konsekwencji, przy niewystarczającym stanie kadr, przyczynia się do opóźnień w wykorzystaniu funduszy unijnych.
WAŻNE
Warunkiem prawidłowego zarządzania i wykorzystania środków UE jest wdrożenie w urzędach jednostek samorządu terytorialnego sprawnego i spójnego systemu kontroli wewnętrznej, zapewniającego należyty przebieg procesów realizacji zadań i wydawania środków publicznych.
Problemy kadrowo-techniczne
Ponadto w części jednostek zaangażowanych w proces wdrażania funduszy strukturalnych liczba wykwalifikowanych urzędników jest niewystarczająca w stosunku do nałożonych zadań.
Braki w obsadzie kadrowej przyczyniają się do powstawania błędów i opóźnień w realizacji projektów oraz nadmiernego spiętrzania prac, zwłaszcza w zakresie weryfikacji wniosków beneficjentów o refundację poniesionych wydatków. Do niestabilności kadry dodatkowo przyczynia się istnienie znacznych różnic w poziomie przeciętnych wynagrodzeń między urzędami jednostek samorządu terytorialnego.
Poza tym przygotowanie i wdrażanie systemu informatycznego SIMIK przebiega z wielomiesięcznym opóźnieniem i nadal nie zostało zakończone. Powoduje to utrudnienie w prowadzaniu programów, m.in. w zakresie sporządzania wniosków projektowych, monitorowania, sprawozdawczości i kontroli, a także tworzy dodatkowe koszty, gdyż niektóre jednostki na potrzeby sprawnego zarządzania i kontroli wdrażają własne rozwiązania informatyczne.
WAŻNE
Konieczne jest odpowiednie wzmocnienie kadr. Zbyt mała liczba odpowiednio przygotowanych pracowników nie będzie w stanie zapewnić profesjonalnego zarządzania i kontroli dla kilkakrotnie zwiększonych funduszy. Ponadto warunkiem szybkiego działania urzędów jednostek samorządu terytorialnego jest wykorzystanie narzędzi informatycznych wspomagających wykonywanie zadań poprzez usprawnienie procesu gromadzenia i analizowania informacji oraz przyspieszenie obiegu dokumentacji.
Agnieszka Jezierska