Przetwarzanie danych osobowych przy użyciu komputerów w urzędach jest dziś powszechną praktyką. Mniej powszechne jest stosowanie wymaganych przez prawo zabezpieczeń technicznych tego procesu i prawidłowe administrowanie nim. Tymczasem każda jednostka administracji publicznej, jeśli dysponuje zbiorem danych osobowych (zawartym np. w rejestrach handlowych, ewidencji działalności gospodarczej, rejestrach zastawów, księgach wieczystych itp.) i przetwarza go za pomocą komputerów, zobowiązana jest zastosować zabezpieczenia przewidziane w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
Wymagania techniczne
Rodzaj stosowanych zabezpieczeń zależy od poziomu przetwarzania danych osobowych. Ze względu na możliwe zagrożenia danych i samą ich kategorię wspomniane rozporządzenie wyróżnia następujące poziomy przetwarzania danych:
• poziom podstawowy - ma miejsce wówczas, gdy system informatyczny nie przetwarza danych wrażliwych (np. o chorobach poszczególnych osób) i żaden z komputerów użytkowanych w urzędzie systemu nie jest połączony z siecią publiczną, w praktyce chodzi tu o połączenie z internetem),
• poziom podwyższony - gdy komputery przetwarzają dane wrażliwe, ale żaden z nich nie jest połączony z siecią publiczną,
• poziom wysoki - stosuje się niezależnie od rodzaju przetwarzanych danych, gdy przynajmniej jedno urządzenie urzędowego systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną.
Dziś w większości urzędów mamy w praktyce do czynienia z poziomem wysokim, gdyż przynajmniej jeden z komputerów jest tam połączony z internetem. Załącznik do wspomnianego rozporządzenia zawiera opis środków bezpieczeństwa sieci komputerów, jakie należy podjąć w każdym urzędzie, w celu należytej ochrony danych. Na poziomie podstawowym wymagane jest m.in. zabezpieczenie obszaru przetwarzania danych przed dostępem osób nieuprawnionych i samych danych przed ich zniszczeniem, wprowadzenie mechanizmów kontroli dostępu (identyfikatory), zachowanie szczególnej ostrożności przy transporcie urządzeń zawierających chronione dane (płyty CD, przenośne dyski pamięci, a także tradycyjne dyskietki). Na poziomie podwyższonym należy dodatkowo wprowadzić hasła dla użytkowników systemu zawierającego dane, a urządzenia przemieszczane poza obszar przetwarzania zabezpiecza się w sposób zapewniający poufność i integralność utrwalonych tam danym. Nie jest jednak wyjaśnione, w jaki konkretnie sposób to osiągnąć - istnieje tu interpretacyjna dowolność działania dla wyspecjalizowanych pracowników danej jednostki. Na poziomie wysokim, gdy zachodzi łączność systemu komputerowego w urzędzie z siecią publiczną, należy przede wszystkim wdrożyć fizyczne lub logiczne zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem kogoś z zewnątrz i środki ochrony kryptograficznej (szyfrowanie).
Wymagania organizacyjne
Trzy paragrafy (3, 4 i 5) przywołanego rozporządzenia określają wymogi organizacyjne stawiane tym jednostkom administracji publicznej, które przetwarzają dane osobowe w komputerach. Najważniejsze z nich to:
• sporządzenie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
• wyznaczenie administratora bezpieczeństwa informacji - pracownika dbającego o bezpieczeństwo danych osobowych w systemie informatycznym urzędu,
• zadośćuczynienie podstawowym wymaganiom zabezpieczenia sieci komputerowej (wprowadzenie loginów i haseł, identyfikatorów użytkowników, zapewnienie zasilania awaryjnego itd.),
• wprowadzenie rozwiązania informatycznego, które zapewni rejestrowanie przez administratora sieci komputerowej w urzędzie każdego przypadku korzystania ze zbioru danych osobowych i ich przetwarzania,
• umożliwienie sporządzania i dru- kowania okresowych raportów o operacjach dokonanych na danych osobowych w systemie informatycznym służącym do przetwarzania danych.
ZBIORY, KTÓRYCH NIE MUSZĄ REJESTROWAĆ ADMINISTRATORZY DANYCH
Artykuł 43 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych wymienia następujące zbiory, które nie podlegają obowiązkowi rejestracji. To takie zbiory, które:
• są objęte tajemnicą państwową ze względu na obronność lub bezpieczeństwo państwa, ochronę życia i zdrowia ludzi, mienia lub bezpieczeństwa i porządku publicznego,
• zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy organów uprawnionych do tych czynności,
• są przetwarzane dla potrzeb postępowania sądowego oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym,
• są przetwarzane przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
• dotyczą członków Kościoła lub innego związku wyznaniowego o uregulowanej sytuacji prawnej, a także dotyczą osób u nich zatrudnionych, zrzeszonych lub uczących się (nie trzeba więc rejestrować zbioru danych pracowników lub wykonawców zleceń, list członków stowarzyszenia, pracowników szkół itd.),
• dotyczą osób korzystających z usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej lub radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta,
• są tworzone na podstawie Ordynacji wyborczych do Sejmu, Senatu, rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, ustawy o wyborze prezydenta RP oraz ustaw o referendum i ustawy o referendum gminnym,
• dotyczą osób pozbawionych wolności,
• są przetwarzane w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej (np. listy wynagrodzeń pracowników, zbiory rachunków i faktur VAT),
• są powszechnie dostępne (np. dane z książek telefonicznych),
• są przetwarzane w celu przygotowania pracy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego,
• są przetwarzane w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego (np. lista osób pracujących w tym samym budynku etc.),
• dotyczą danych o osobach reprezentujących firmy (są powszechnie dostępne i zbiory takich danych nie podlegają rejestracji, co wynika z zasady jawności obrotu gospodarczego).
krzysztof polak
krzysztof.polak@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024).
• Ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).