Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, obwoluty, teczki, skorowidze, terminarze, klasery.
Segregator to oprawa akt wykonana z tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażona w bolce, na które nakłada się podziurkowane dokumenty, z kieszonką na wymienną etykietę. Dokumenty wkładane są do koszulek, a następnie wpinane do segregatora. Na końcowym etapie dokumenty są dociskane. Segregatory występują w wielu kolorach: czarnym, granatowym, niebieskim, czerwonym, zielonym, żółtym. Wyróżniamy segregatory w formacie A4 i A5 z różnymi mechanizmami dźwigowymi (docisk 5, 7, 8) i mechanizmami ringowymi (2, 4). Do segregatorów bardzo przydatne są przekładki kartonowe lub polipropylenowe, samoprzylepne, występujące w formatach A4 lub A5. Dostępne są w kolorze szarym, beżowym, czerwonym lub pomarańczowym. Mogą być indeksowane alfabetycznie, numerycznie lub kolorystycznie. Umożliwiają szybkie i czytelne ułożenie i posegregowanie zgromadzonych dokumentów oraz ułatwienie dostępu do nich.
Poniżej przedstawiono kilka rodzajów segregatorów i przekładek:
1. Segregatory A4 „5” Okucia
Okleina PCV lub PP
Wyposażone są w:
• mechanizm dźwigniowy „5” z dociskiem
• otwór grzbietowy
• boczne otwory
• metalową listwę brzegową
• kieszonkę na wymienną etykietę
2. Segregatory A4 „7”
Okleina PCV lub PP
Wyposażone są w:
• mechanizm dźwigniowy „7” z dociskiem
• otwór grzbietowy
• boczne otwory
• kieszonkę na wymienną etykietę
3. Segregatory A4 „8”
Okleina PCV lub PP
Wyposażone są w:
• mechanizm dźwigniowy „8” z dociskiem
• otwór grzbietowy
• kieszonkę na wymienną etykietę
4. Segregatory A4 25/4
Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 4-ringowy
5. Segregatory A4 25/2
Okleina PCV lub PP, szerokość grzbietu 4 cm, mechanizm 2-ringowy
6. Segregatory marmurkowe
Wykonane z tektury 2 mm oklejanej marmurkiem
7. Przekładki do segregatorów
Kuwety to szufladki na biurko, przeznaczone do dokumentów formatu A4 i powyżej. Podstawowy wymiar kuwet to 66 x 256 x 348 mm. Występują w kolorze białym, czerwonym, niebieskim, czarnym, szarym, a także w wersji dymnej lub przezroczystej.
Skoroszyt jest okładką wykonaną z tworzywa sztucznego lub tektury. Wewnątrz znajdują się metalowe lub plastikowe „języczki” i nakładka przytrzymująca dokumenty. Występują w 8 kolorach. Najczęściej stosowane są skoroszyty klasyczne, występujące w 11 kolorach z dwustronnym zapisywalnym paskiem brzegowym, mieszczące około 20 kartek oraz skoroszyty z perforacją, wykonane ze sztywnego PVC z zapisywalnym paskiem brzegowym. Używane są także skoroszyty z klipsem, z kieszenią, zawieszane. Poniżej przedstawiono skoroszyty:
• klasyczny
• z perforacją
Stojące pojemniki i pudełka na dokumenty są wykonane z tektury. Pudełko na czasopisma ma etykietę opisową, występuje w kolorze niebieskim. Dostępne jest w dwóch wersjach o szerokości grzbietów 80 lub 100 mm. Pudełko archiwizacyjne występuje w 6 kolorach, pokryte jest matowym lakierem i wyposażone w listwę wzmacniającą. Pudło archiwizacyjne występuje w kolorze niebieskim, mieści w sobie 5 pudełek archiwizacyjnych lub 6 segregatorów 7-centymetrowych. Obok przedstawiono:
• pudełka na czasopisma
• pudełka archiwizacyjne
• pudło archiwizacyjne
Obwoluta to okładka z papieru lub tworzywa sztucznego, służąca do przechowywania dokumentów. Wyróżniamy obwoluty z klapką oraz obwoluty do grzbietów zaciskanych.
Listwa bindująca używana jest do ręcznego łączenia luźnych kartek bez pomocy bindownicy. Listwę naciąga się na plik kartek zaopatrzonych w okładki z przodu i z tyłu. Umożliwia bieżącą aktualizację dokumentacji.
Teczki wykonane z papieru lub tworzywa sztucznego mają różne zabezpieczenia chroniące dokumenty przed wypadnięciem. W biurach stosuje się różne typy teczek - do podpisu, na rzepy, skrzydłowe, wiązane, z gumką, z przegrodami, do akt osobowych, kopertowe, ofertowe, specjalne, wiszące, z rączką.
Terminarz to typ notatnika/kalendarza, w którym odnotowuje się sprawy do załatwienia z datami, na przykład terminy narad, szkoleń, podróży służbowych. Może posiadać listwę zabezpieczającą.
Skorowidz to notatnik umożliwiający wpisywanie i odszukiwanie informacji w porządku alfabetycznym.
Klaser służy do segregacji korespondencji przy odbiorze, rozdziale, wysyłce. Może być w postaci szuflad, przegródek, półek z przegródkami lub w postaci kartoteki z kartkami rozdzielczymi.
Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy:
• spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (według Wall Street Journal)
• tworzy 19 kopii tego samego dokumentu
• gubi 1 na 20 dokumentów
• używa jednego zszywacza przez 5 lat
• używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty przez 5 lat
• używa jednego kosza na śmieci przez 5 lat
• używa jednego dziurkacza przez 5 lat
• używa 200 „koszulek” na dokumenty rocznie
Ważnymi przyborami ułatwiającymi zaprowadzenie porządku w biurze są także dziurkacze, zszywacze, rozszywacze, spinacze, kleje, taśmy, nożyczki, temperówki, ołówki, zwilżacze, klipsy archiwizujące, przycinarki, wizytowniki i kartoteki.
Aby łatwiej było utrzymać porządek w biurze, należy efektywnie zarządzać swoimi dokumentami. Warto raz w miesiącu dokonać selekcji dokumentacji, a więc potrzebne na bieżąco dokumenty wpiąć do segregatora, używając odpowiedniej kolorystyki dla dokumentów, na przykład kolorem czerwonym oznaczyć dokumenty pilne, niebieskim - sprawy do rozpatrzenia, żółtym - faktury i rachunki, a wszystkie niepotrzebne dokumenty po prostu wyrzucić. Warto też codziennie poświęcić 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
Izabela Zielińska