Wówczas pracownik może liczyć na trzynastkę w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia otrzymanego w ciągu roku. Natomiast w przypadku pracowników, którzy nie przepracowali całego roku, należy ustalić, czy przysługuje im prawo do trzynastki i w jakiej wysokości.
Podstawę trzynastki obliczamy, uwzględniając składniki wynagrodzenia brane pod uwagę przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego pracownika.
Obliczanie okresu przepracowanego
Prawa do trzynastki w pełnej wysokości nie pozbawia jedynie korzystanie z urlopu wypoczynkowego. Co do zasady, każda inna usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy może odebrać mu prawo do nagrody w pełnej wysokości. Do okresów nieświadczenia pracy, wliczanych do stażu pracy pracownika, ale traktowanych jako nieprzepracowane przy ustalaniu uprawnień do trzynastki, zaliczamy m.in.:
● dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem,
● okresy pobierania zasiłków dla bezrobotnych,
● choroby pracownika,
● urlopy: macierzyński i ojcowski.
Pracownik, który nie przepracował pełnego roku kalendarzowego, może liczyć na zmniejszone dodatkowe wynagrodzenie roczne – pod warunkiem, że wypracowany przez niego okres nie był krótszy niż 6 miesięcy.
PRZYKŁAD
Pracownik jednostki od początku stycznia do końca marca 2011 r. był zatrudniony na okres próbny. Od 1 czerwca do końca lipca był zatrudniony na zastępstwo, a od 1 grudnia rozpoczął umowę zawartą na rok. Czy pracownik ma prawo do trzynastki, skoro miał przerwy w zatrudnieniu?
Tak – w sumie przepracowany przez pracownika okres wynosi bowiem równe 6 miesięcy. Przepisy ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie wymagają, aby przepracowany okres, uprawniający pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, musiał trwać nieprzerwanie. Ustawowe minimum – czyli 6 przepracowanych miesięcy – nie musi następować bezpośrednio po sobie. Ustalając okres uprawniający pracownika do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, sumujemy przepracowane przez niego miesiące.
W tym przypadku pracownik przepracował 3 miesiące w ramach umowy na okres próbny, 2 miesiące na zastępstwo i 1 miesiąc na podstawie nowej rocznej umowy. W sumie w 2011 r. przepracował równe 6 miesięcy, co daje mu prawo do trzynastki za ten okres. W takim przypadku wysokość nagrody zostanie ustalona na podstawie zsumowanego wynagrodzenia pracownika z okresu przepracowanych miesięcy.
Ustalanie okresów przepracowanych jest prostsze, gdy pracownik wypracowuje równe miesiące kalendarzowe. Jeśli okres jego pracy obejmuje miesiące niepełne, zliczamy je na zasadach określonych w ustawie z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Zgodnie z art. 114 k.c., jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana – miesiąc liczy się za dni 30, a rok za dni 365. Na potrzeby takich obliczeń miesiąc jest równy 30 dniom – i to niezależnie od tego, ile faktycznie, kalendarzowo liczy dni. Dodatkowo, termin półmiesięczny jest równy 15 dniom (art. 113 k.c.). Aby nabyć prawo do nagrody, pracownik musi przepracować co najmniej 6 miesięcy – czyli 180 dni (30 dni × 6miesięcy).
PRZYKŁAD
Zatrudniliśmy pracownika od połowy czerwca do 20 grudnia 2011 r. Pracownik nie chorował ani nie korzystał z innych zwolnień od pracy. Czy ma prawo do trzynastki?
Ustalamy przepracowany przez pracownika okres. Za każdy pełny przepracowany miesiąc – czyli lipiec, sierpień, wrzesień, październik i listopad – przyjmujemy po 30 dni. Z tytułu pełnych miesięcy otrzymujemy 150 dni. Następnie sumujemy przepracowane dni z miesiąca rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia. W czerwcu pracownik przepracował połowę miesiąca, czyli 15 dni, natomiast w grudniu 20 dni – razem 35 dni.
Liczymy przepracowane przez pracownika dni w 2011 r.
(150 dni + 35 dni = 185 dni).
Pracownik przepracował zatem 5 dni więcej niż wymagane minimum – nabył więc prawo do trzynastki w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu.
Przepisy ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej przewidują również katalog szczególnych sytuacji, które uprawniają pracownika do trzynastki, nawet gdy nie przepracował on 6 miesięcy.
Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do trzynastki nie jest wymagane w przypadkach:
1) nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (w tym i szkoły wyższej)
2) zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej – jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż trzy miesiące
3) powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej
4) rozwiązania stosunku pracy w związku z:
a) przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
b) przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
c) likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
d) likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją
5) podjęcia zatrudnienia:
a) w wyniku przeniesienia służbowego,
b) na podstawie powołania lub wyboru,
c) w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
d) w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
e) po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej
6) korzystania:
a) z urlopu wychowawczego,
b) z urlopu dla poratowania zdrowia,
c) przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego
7) wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
Więcej na ten temat w Rachunkowości budżetowej