Gminy prowadzą ewidencję ludności w postaci zbiorów meldunkowych, które wstępują w formie:
- zbioru danych stałych mieszkańców,
- zbioru danych byłych mieszkańców,
- zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące,
- zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy,
- zbioru danych osobowych PESEL.
Oprócz gmin obowiązki ewidencyjne spoczywają na kierownikach m.in. zakładów hotelarskich, domów wczasowych, wypoczynkowych, pensjonatów, schronisk, pól biwakowych. Kierownicy tego typu zakładów prowadzą zbiory danych osób w nich przebywających w postaci książki zameldowań na pobyt czasowy do 3 miesięcy lub w systemie teleinformatycznym.
Organ gminy zobowiązany jest do aktualizacji danych zawartych w gminnym zbiorze meldunkowym. Aktualizacja polega na odnotowaniu m.in.
- zameldowania lub wymeldowania;
- zmiany danych objętych rejestracją stanu cywilnego;
- zmiany dowodu osobistego;
- zmiany numeru PESEL.
Ułatwiając wykonanie powyższych obowiązków MSWiA wydało Rozporządzenie z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych.
W załączniku do rozporządzenia zawarto wzory formularzy:
- zgłoszenia pobytu stałego
- zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące
- zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego
- zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące
samorzad.infor.pl