Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r, o rachunkowości ( Dz. U. Z 2003 r. Nr 60, poz.535 z późn. zm.) z uwzględnieniem zasad określonych ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz rozporządzenia wykonawczego do ustawy o finansach publicznych - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek budżetowych,samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polski ( Dz. U. Nr 128, poz.861 z późn.zm.).
Rachunkowość jednostki obejmuje:
- przyjęte zasady - politykę rachunkowości;
- prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- okresowe ustalanie lub inwentaryzowanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- gromadzenie, przechowywanie dowodów księgowych;
- badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w sytuacjach prawem określony.
Zobacz również: Polityka rachunkowości w jednostkach sektora finansów publicznych
Polityka rachunkowości to bazowy, zbiorczy, wewnętrzny akt prawny, prejudycjalny dla całego systemu rachunkowości. Przyjęta i stosowana polityka rachunkowości determinuje fazę ewidencji zdarzeń gospodarczych, fazę sprawozdawczości informacji generowanych przez rachunkowość.
Poprzez tę dokumentację organizuje się całościowo wszelkie aspekty rachunkowości.
Polityka rachunkowości dotyczy m.in. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym. m.in. zakładowego planu kont z wykazem kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej.
W jednostkach sektora finansów publicznych przy ustalaniu planu kont winno się uwzględniać zasady określone Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont …, w tym zapisy odnośnie faktu ,iż konta wskazane rozporządzeniem należy traktować ,jako standardową liczbę kont, która:
1. podlega ograniczeniu jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych, które w jednostce nie występują;
2. podlega uzupełnieniu o konta zgodne , co do treści ekonomicznej, w tym także przy wykorzystaniu symboli kont,które nie mają zastosowania w jednostce.
W kontekście tego przepisu nieprawidłowością rachunkowości jednostki odnośnie polityki rachunkowości w zakresie wadliwego zakładowego planu kont jest brak konta - syntetycznego, analitycznego odnośnie operacji gospodarczych, które występują w jednostce a są źle ewidencjonowane.
I tak przy zaliczkach w walucie obcej należnych pracownikowi udającemu się w podróż służbową zagraniczną, gdy kasjer pobiera środki z NBP i przekazuje je rzeczonemu pracownikowi, ewidencja księgowa winna obejmować konta zespołu 1-kasa walutowa 101.
Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami konto 101 służy do ewidencji krajowej, zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki.
Oczywistym jest, że jeśli kasjer podejmuje środki z NBP, to zanim przekaże je właściwemu pracownikowi, winien je przyjąć do kasy walutowej, a następnie z kasy walutowej dokonać wypłaty potwierdzając tę operację gospodarczą właściwymi dokumentami kasowymi - KW.
W przypadku, gdy wypłata gotówki zagranicznej z NBP w związku z podróżami służbowymi występuje systematycznie, co ma swoje reperkusje w skali obrotu - uchybienia w przedmiocie sprawy są istotne.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami kierownik jednostki określa w formie pisemnej zasady postępowania odnośnie polityki rachunkowości, a także regulaminy, instrukcje itd., ale winien to zrobić w oparciu o nadrzędne zasady rachunkowości, określone prawem. Ignorowanie bowiem przywoływanych przepisów musi być zakwalifikowane jako nieprawidłowość w polityce rachunkowości, co implikuje m.in. nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
W takiej sytuacji należy również negatywnie zweryfikować wiarygodność generowanych na podstawie ksiąg rachunkowych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Zobacz również: Prawidłowe sporządzanie korekt sprawozdań o wydatkach strukturalnych