Z funduszu mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Pozwala to na udzielanie pomocy zwrotnej (pożyczki) jedynie na cele mieszkaniowe osobom fizycznym.
Warunki udzielania pożyczek
Pożyczki mogą zostać udzielone jedynie osobom uprawnionym do korzystania z funduszu, tj. pracownikom i ich rodzinom, byłym pracownikom – emerytom i rencistom i ich rodzinom, a także innym osobom, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu. Bezwzględnym warunkiem udzielenia takiej pomocy jest zawarcie stosownej umowy między pracodawcą a osobą korzystającą z pomocy.
Szczegółowe rodzaje wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z funduszu, warunki, na jakich będzie udzielana pożyczka, powinien określać regulamin funduszu.
Jak prawidłowo udzielać pożyczek socjalnych
Krok 1:
Odpowiednia konstrukcja zapisów regulaminu funduszu socjalnego
Pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić w regulaminie funduszu szczegółowe cele, na jakie może być udzielona pożyczka.
Brak ustawowej definicji „celów mieszkaniowych” sprawia, że każdy pracodawca na własne potrzeby musi sam taką definicję stworzyć. Mogą w niej mieścić się zarówno wydatki związane z uzyskaniem mieszkania, jak i jego utrzymaniem.
Z reguły pracodawcy przeznaczają środki na:
budowę domu jednorodzinnego,
budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym,
zakup lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego na rynku pierwotnym lub wtórnym,
modernizację i remont mieszkania lub domu,
przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych (np. strychu) na mieszkanie,
przystosowanie mieszkania lub domu do potrzeb osób niepełnosprawnych,
wykup lokalu na własność,
uzupełnienie wkładu budowlanego w spółdzielni,
doraźną lub systematyczną pomoc na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych.
Ponieważ pożyczki mogą być przyznawane wyłącznie na cele mieszkaniowe, nie można ich udzielać np. na budowę i zakup domków letniskowych, garaży, działek rekreacyjnych.
Ustalając zapisy regulaminu, należy je dokładnie sprecyzować, ponieważ pożyczka nie będzie mogła zostać przyznana na cele niewskazane w regulaminie.
Przykład
Regulamin funduszu przewiduje możliwość udzielenia pożyczki na zakup lub remont domu lub mieszkania. Pracownik zwrócił się o przyznanie pożyczki na zakup materiałów budowlanych niezbędnych do budowy domu. Pożyczka nie może zostać przyznana, gdyż regulamin nie przewiduje udzielania pomocy zwrotnej na budowę domu.
Konieczne jest też określenie szczegółowych warunków udzielania pomocy zwrotnej, czyli:
zasad i trybu (w tym np. niezbędne dokumenty, wzór wniosku) ubiegania się o pożyczkę,
zasad i trybu rozpatrywania wniosków (np. częstotliwość rozpatrywania),
warunków udzielania (rodzaj, wysokość pożyczek, w tym maksymalna i minimalna wysokość pomocy na cele mieszkaniowe, częstotliwość ich przyznawania, oprocentowanie, sposób zabezpieczenia spłaty pożyczek, okres spłaty).
Ponadto należy odpowiednio zabezpieczyć interesy funduszu uprawnionych i pracodawcy jako administratora funduszu przez określenie w regulaminie:
trybu ściągania zadłużenia w przypadku niespłacania pożyczek, zmiany miejsca zamieszkania lub niewypłacalności pożyczkobiorcy,
zasad umarzania części lub całości udzielonej pożyczki,
warunków zawieszania spłaty,
okoliczności powodujących natychmiastową wymagalność spłaty,
zasad udzielania pożyczek mieszkaniowych na ten sam cel dla członków rodziny zatrudnionych u tego samego pracodawcy,
trybu spłaty w przypadku rozwiązania umowy o pracę itp.
Im bardziej szczegółowo zasady udzielania pomocy zostaną uregulowane w regulaminie, tym lepiej będą zabezpieczone interesy funduszu (a pośrednio – osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także i pracodawcy jako dysponenta funduszu.
Czytaj także: Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2010 r.>>
Krok 2:
Złożenie przez zainteresowanego niezbędnej dokumentacji
Zainteresowany pracownik powinien przekazać pracodawcy wymagane regulaminem dokumenty, aby uzyskać pożyczkę, zgodnie z zapisami regulaminu.
Są nimi najczęściej:
wniosek o udzielenie pożyczki,
dokumenty, które potwierdzają jego sytuację życiową, rodzinną i materialną, uzasadniającą potrzebę udzielenia pomocy z funduszu (np. deklaracja o dochodach, w tym także dochodach członków rodziny).
Nie ma obowiązku udzielania pomocy każdej osobie uprawnionej do korzystania z funduszu. O tym, kto dostanie pożyczkę, powinny decydować kryteria socjalne.
Nie można od pracownika żądać dokumentów, które nie są wymagane przez regulamin funduszu. Z drugiej jednak strony nie można zażądać tych, które jako niezbędne są w regulaminie wymienione. W obu przypadkach dojdzie do naruszenia regulaminu. Udzielenie pożyczki z pominięciem kryteriów socjalnych może narazić pracodawcę na zarzut przyznawania świadczeń z naruszeniem przepisów, za co grozi kara grzywny.
Czytaj także: Administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych>>
Krok 3:
Zawarcie pisemnej umowy pożyczki regulującej wzajemne zobowiązania stron
W przypadku gdy regulamin funduszu jest bardzo szczegółowy, nie ma potrzeby powtarzania jego zapisów w umowie, wystarczy odwołanie do regulaminu przez klauzulę o treści, np.: „w sprawach nieuregulowanych w umowie stosuje się odpowiednie zapisy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”.
Jeżeli zabezpieczeniem pożyczki jest poręczenie, zawierając umowę, należy pamiętać, aby przed jej podpisaniem odebrać oświadczenia poręczycieli o wyrażeniu zgody na ewentualną spłatę zadłużenia.
Umowę pożyczki regulują przepisy Kodeksu cywilnego i dochodzenie przez każdą ze stron umowy roszczeń z tytułu niewykonania warunków umowy będzie podlegać jurysdykcji sądów powszechnych. Należy pamiętać, że w przypadku gdy stroną dochodzącą roszczeń jest pracodawca, wszelkie koszty procesowe ponosi on z własnych środków, gdyż przepisy nie dopuszczają możliwości wydatkowania na taki cel środków funduszu.
Anna Martuszewicz
Podstawa prawna:
art. 1, 2 pkt 1, 8 i 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
art. 720–724 Kodeksu cywilnego.