Administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych

Ogólnie obowiązujące przepisy nie rozstrzygają żadnej z kwestii poruszonych w pytaniach zadanych przez Czytelnika, pozostawiając ich ustalenie w gestii pracodawcy, który powinien podjąć decyzje w tych sprawach po uzgodnieniu z pracownikami, w trybie określonym w przepisach ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (dalej: ustawa o związkach zawodowych).

Zapamiętaj!

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ustawy o ZFŚS).

Ustalanie zasad wykorzystania z ZFŚS, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Również przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o związkach zawodowych).

W zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna organizacja związkowa, każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swoich członków. W sprawach dotyczących zbiorowych praw i interesów pracowników organizacje związkowe mogą tworzyć wspólną reprezentację związkową. W sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu ZFŚS organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 241^25a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 1, 3, 4 i 5 ustawy o związkach zawodowych).

Jeśli chodzi o konkretne przykłady rozwiązań problemów zgłoszonych przez Czytelnika, to u każdego pracodawcy wygląda to inaczej i jest uzależnione w dużej mierze od wielkości środków finansowych zgromadzonych na rachunku ZFŚS, a także od specyfiki potrzeb socjalnych pracowników, która powinna być brana pod uwagę przy ustalaniu regulaminu ZFŚS.

Problem wyboru pomiędzy świadczeniami w postaci rzeczowej i pieniężnej rozstrzygany bywa w ten sposób, że pracodawca przeprowadza ankietę wśród pracowników i na jej podstawie wybiera rozwiązanie preferowane przez większość uprawnionych. W wielu jednostkach zresztą obecnie odchodzi się od pomocy w postaci paczek na rzecz bonów towarowych (wtedy każdy pracownik może nabyć za nie produkty, które będą indywidualnie dostosowane do jego potrzeb).

Kryterium udzielania pomocy

Jeśli chodzi o ustalanie kwoty przyznanych świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu dla poszczególnych uprawnionych, to – zgodnie z powołanym wcześniej przepisem art. 8 ustawy o ZFŚS – zależy to od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Inną kwestią jest natomiast, jakie kryteria zostaną przez pracodawcę przyjęte do oceny tej sytuacji. W praktyce jako najbardziej wymierne przyjmowane jest tzw. „kryterium dochodowe”, gdzie brany jest pod uwagę średni dochód na członka rodziny osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ponieważ ustawa o ZFŚS w żaden sposób nie określa, w jaki sposób ten „średni dochód” miałby być ustalany, pracodawcy powinni stosowne postanowienia zawrzeć w regulaminie funduszu, przy czym im bardziej szczegółowo zdefiniują sposób obliczania tego dochodu, tym mniej trudności i nieporozumień będzie powstawało na etapie przyznawania świadczeń osobom uprawnionym. Oprócz kryterium dochodowego pracodawcy przy określaniu sytuacji życiowej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu często biorą pod uwagę także inne okoliczności, które mogą mieć na nią wpływ, takie jak: bezrobocie, przewlekłe choroby i niepełnosprawność członków rodziny, samotne wychowywanie dzieci, zdarzenia losowe itp.

Kilka przykładowych rozwiązań zapisów stosowanych w regulaminach funduszu odnośnie do definiowania kryterium dochodowego oraz innych kryteriów udzielania pomocy z funduszu przedstawiamy w ramce Przykładowe zapisy w Regulaminie odnośnie do kryterium dochodowego.

Przy ustalaniu indywidualnej wysokości świadczeń oraz dopłat z funduszu dla poszczególnych uprawnionych pracodawcy zazwyczaj posługują się zestawieniami (tabelami), określającymi wysokość świadczeń, dopłat do świadczeń bądź usług lub częściowej odpłatności za usługi, w zależności od wielkości średniego dochodu przypadającego na osobę w rodzinie, które stanowią integralną część regulaminu funduszu. Najprostszy przykład tabeli, dotyczącej zasad dofinansowania z funduszu wypoczynku organizowanego przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą), przedstawiamy w tabeli.

W regulaminie funduszu wielkość dofinansowania bądź dopłat do świadczeń częściowo odpłatnych może być ustalona jednakowo dla każdego rodzaju działalności socjalnej, bądź też mogą być odrębne zasady dotyczące wielkości świadczeń dla każdego rodzaju działalności.

Preferencje w korzystaniu z pomocy z funduszu dla osób w szczególnej sytuacji życiowej czy rodzinnej (spowodowanej np. przewlekłą chorobą czy niepełnosprawnością lub wypadkami losowymi) na ogół realizowane są w formie specjalnych zapomóg (np. na pokrycie kosztów leczenia, zakup sprzętu rehabilitacyjnego, zakup odzieży, podstawowych środków czystości i żywności dla osób poszkodowanych w wyniku pożaru czy powodzi) bądź pomocy rzeczowej. Decyzja w sprawie wysokości zapomóg zazwyczaj podejmowana jest indywidualnie przez osoby upoważnione, po przeanalizowaniu każdego przypadku. W niektórych jednostkach organizacyjnych stosuje się i takie rozwiązania, gdzie wszystkie lub też wybrane świadczenia dla osób znajdujących się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej są odpowiednio podwyższone (np. dopłaty do wypoczynku letniego dla niepełnosprawnych dzieci pracowników są wyższe o pewną kwotę od dopłat, które w tym samym przedziale dochodowym przysługiwałyby dzieciom zdrowym).

Czy pracujący emeryt - nauczyciel ma prawo do świadczeń z zfśs w dwóch szkołach>>

Dokumenty poświadczające sytuację materialną

Tak jak wszystkie wcześniej opisane kwestie, również to, jakie dokumenty będą stanowiły dla pracodawcy podstawę do ustalenia sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu, powinno zostać określone w regulaminie funduszu. W praktyce stosowane są różne rozwiązania, takie jak:

• złożenie oświadczenia o wysokości osiągniętego dochodu w danym okresie i wskazanie we wniosku o udzielenie świadczenia ewentualnych dodatkowych okoliczności mających wpływ na pogorszenie sytuacji życiowej uprawnionych do korzystania z funduszu,

• złożenie oświadczeń o wysokości osiągniętego dochodu w danym okresie i wskazania we wniosku o udzielenie świadczenia dodatkowych okoliczności mających wpływ na pogorszenie sytuacji życiowej uprawnionych do korzystania z funduszu z zastrzeżeniem, że pracodawca zawsze może zażądać przedstawienia stosownych zaświadczeń i innych dokumentów potwierdzających informacje zawarte w oświadczeniu,

• przedłożenie stosownych dokumentów potwierdzających wysokość osiągniętego dochodu oraz szczególnych okoliczności mających wpływ na pogorszenie sytuacji życiowej uprawnionych do korzystania z funduszu (dokumentami tymi są zazwyczaj: odpowiednie formularze PIT, decyzje przyznające emerytury, renty, stypendia, zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia osiągniętego we wskazanym okresie, umowy zlecenia, o dzieło i inne cywilnoprawne, rachunki za leki i zakup usług bądź sprzętu rehabilitacyjnego itp.).

Żądanie przez pracodawcę złożenia dokumentów poświadczających sytuację materialną osób ubiegających się o udzielenie świadczeń z funduszu może budzić u części pracowników kontrowersje (uważają oni bowiem, że dane na temat wysokości ich wynagrodzenia i sytuacji życiowej podlegają ochronie i nie powinny być nikomu ujawniane). Jednak prawo pracodawcy do gromadzenia takich informacji w celu ustalenia sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, będącej podstawą udzielania świadczeń z funduszu, zostało potwierdzone w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok SN z 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/2001, OSNP z 2004 r., nr 6, poz. 99).

Jakie składki od dodatku stażowego wypłacanego za okres choroby>>

Z ORZECZNICTWA

Pracodawca ma prawo na podstawie ustawy i wydanego zgodnie z nią regulaminu zbierać informacje o sytuacji materialno-życiowej uprawnionej osoby, aby przyznać jej świadczenie, a odmowa udostępnienia przez pracownika wymaganych przez regulamin danych może skutkować odmową udzielenia pomocy.

Wyrok SN z 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/2001, OSNP z 2004 r., nr 6, poz. 99

Przykładowe zapisy w Regulaminie odnośnie do kryterium dochodowego

(zapisy – standardową czcionką, uwagi na temat różnych wariantów rozwiązań – kursywą)

1. Udzielenie świadczeń na rzecz osób uprawnionych oraz ich wysokość uzależniona jest od wysokości „średniego miesięcznego dochodu na osobę w rodzinie” uzyskanego w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o udzielenie świadczenia oraz od sytuacji rodzinnej i życiowej uprawnionych. W pierwszej kolejności z funduszu mogą korzystać osoby:

• o szczególnie niskich dochodach na osobę w rodzinie;

• wychowujące dzieci, które ze względu na stan zdrowia wymagają szczególnej opieki;

•znajdujące się w szczególnie ciężkiej sytuacji życiowej z innych przyczyn (np. na skutek zdarzenia losowego – pożar, powódź itp.).

2. Przez dochód na potrzeby ustalenia prawa do świadczeń z funduszu należy rozumieć (można wybrać jeden z poniższych wariantów lub ustalić własną definicję):

• wariant 1 – wszystkie uzyskane przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zarówno podlegające opodatkowaniu jak i zwolnione z tego podatku, na przykład wynagrodzenie za pracę oraz wszelkie dodatki do wynagrodzenia, nagrody i premie, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, stypendia, renty, emerytury, alimenty, zasiłki i świadczenia wypłacane przez powiatowy urząd pracy i ośrodek pomocy społecznej, wynagrodzenia z tytułu umów o charakterze cywilnoprawnym – zlecenia, o dzieło, najmu, dzierżawy itp., po odjęciu kosztów ich uzyskania oraz opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne (tzw. dochód brutto). W przypadku dochodu z działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym należy wykazać faktycznie uzyskany dochód, natomiast w przypadku działalności gospodarczej opodatkowanej w sposób zryczałtowany (np. w formie karty podatkowej) przyjmuje się, że dochód jest równy zadeklarowanej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. W przypadku dochodu uzyskiwanego z gospodarstwa rolnego uznaje się, że jest on równy przeciętnemu dochodowi z pracy w indywidualnych gospodarstwach rolnych z 1 ha przeliczeniowego, ogłaszanemu corocznie w drodze obwieszczenia przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 18 ustawy z 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym;

• wariant 2 – wszystkie uzyskane dochody obliczane jak w wariancie pierwszym, z wyłączeniem pewnych kategorii, np.: alimentów, a także świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy z 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (m.in. zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych), stypendiów oraz dodatków do emerytur i rent (pielęgnacyjnych, kombatanckich itp.);

• wariant 3 – wszystkie uzyskane dochody wyliczane jak w wariancie 1 lub 2, z tym że w kwocie „netto”, czyli po odjęciu zapłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych.

3. Średni miesięczny dochód na osobę w rodzinie oblicza się, dzieląc sumę dochodów uzyskanych przez wszystkie osoby w rodzinie w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o udzielenie świadczenia przez liczbę tych osób oraz przez 3. Do osób w rodzinie zalicza się: małżonka oraz dzieci pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej do świadczeń, a także inne osoby wspólnie zamieszkujące i prowadzące wspólne gospodarstwo domowe z uprawnionym. Do wyliczeń średniego dochodu na osobę w rodzinie można też przyjąć inne okresy, np. półroczne i roczne, a także przewidzieć szczególne sposoby obliczania średniego dochodu w sytuacji zmian w źródłach dochodów mających ujemny wpływ na sytuację materialną rodziny uprawnionego. Na przykład w przypadku utraty pracy przez małżonka osoby uprawnionej do korzystania z funduszu można zamiast wynagrodzenia za pracę z ostatnich 3 miesięcy uwzględnić w wyliczaniu średniej aktualną wysokość zasiłku dla bezrobotnych.

Tabela. Wysokość dofinansowania przysługującego uprawnionym do wypoczynku organizowanego we własnym zakresie w zależności od średnich dochodów na osobę w rodzinie – przykładowe zapisy

O wysokości kwoty bazowej rozstrzyga pracodawca w regulaminie funduszu – może być to kwota ustalana każdorazowo przez pracodawcę na dany rok, ale też kwotą bazową mogą być różne wskaźniki (na przykład wartość odpisu podstawowego na ZFŚS, średnie wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw, najniższe wynagrodzenie za pracę itp.).

Izabela Motowilczuk

Podstawy prawne

• Ustawa z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 237, poz. 1656)

• Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 90, poz. 562)

•Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 958)