Jednostka wystawiająca rachunki ma obowiązek kolejno je numerować i przechowywać kopie rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Ogólny, pięcioletni okres przechowywania oryginałów rachunków dotyczy również podatników zobowiązanych do ich żądania (art. 88 Ordynacji podatkowej).
Polecamy serwis: Podatki i opłaty
Szczegółowy zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, został określony w § 14 rozporządzenia w sprawie odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej. Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, zgodnie z tym przepisem, zawiera co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Poza tym rachunki muszą zawierać również niezbędne informacje wymagane od dowodów księgowych przez art. 21 uor, a mianowicie:
- określenie rodzaju dowodu,
- datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli jest ona inna niż data wystawienia dowodu).
Przepisy nie wymagają podpisywania rachunku przez wystawcę.
Zobacz również: Duplikat faktury
WZÓR 6. Rachunek
Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa