Przedsiębiorstwa i Compliance w czasach koronawirusa /Fot. Shutterstock / shutterstock
Compliance oznacza między innymi odpowiedzialność. Należy pamiętać, że sytuacja wyjątkowa, jak epidemia wirusa SAR-CoV-2 czyli tzw. koronawirusa nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku przestrzegania przepisów, norm wewnętrznych, czy zasad etyki. Moim zdaniem, w sytuacjach wyjątkowych, jak np. obecna epidemia, od podmiotów zbiorowych wymaga się jeszcze większej niż zwykle staranności, a Systemem Zarządzania Zgodnością (Compliance) ma wyjątkowo wielką rolę do odegrania w tym czasie i po nim.
Przedsiębiorstwa i ich oficerowie Compliance już dziś muszą się mierzyć lub będą musieli się zmierzyć m.in. z:
- wykonywaniem obowiązków i korzystaniem z uprawnień wynikających z ustaw i rozporządzeń wydawanych w czasie tego kryzysu, np. ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej ustawa covid19) i np. ograniczeniami w prowadzeniu działalności, a nawet zakazami,
- zarządzaniem personelem i ochroną zdrowia pracowników. Przedsiębiorcy muszą mierzyć się ze spadkiem liczby czynnych pracowników z powodu:
- korzystania przez pracowników z zasiłku opiekuńczego – wprowadzonego ustawą covid19,
- zwiększonej ilości zwolnień chorobowych i hospitalizacji pracowników,
- poddania pracowników kwarantannie domowej,
- trudności z powrotu do kraju z wyjazdów zagranicznych.
Polecamy: Uprawnienia rodziców w pracy
Ponadto Pracodawcy muszą dostosować organizację pracy do czasu epidemii, w tym m.in.:
- korzystać gdy to tylko możliwe z pracy zdalnej. Należy zauważyć, że brak jest przepisów regulujących pracę zdalną, w tym brak jest odpowiednich przepisów w kodeksie pracy. Dlatego sugeruję pracodawcom wydanie regulaminów pracy zdalnej. Oczywiście wiele podmiotów nie ma na to już w tym momencie czasu. Należy więc co najmniej opracować podstawowe zasady pracy zdalnej. Zwracam też uwagę, że praca zdalna powoduje nowe wyzwania z zakresu ochrony danych osobowych, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, cyberbezpieczeństwa itd.,
- wprowadzić lub zmodyfikować zasady zastępowania się pracowników w określonych okresach czasowych,
- odwołać lub chociaż ograniczyć wyjazdy służbowe,
- szczególnie zadbać o zdrowie załogi, m.in.:
- mierzyć za zgoda pracowników ich temperaturę,
- uzyskiwać informację, czy pracownik przebywała rejonach zagrożonych koronawirusem albo miał styczność z osobami, które przebywały w takich rejonach.
Należy tu zadbać by nie naruszyć zasad RODO.
- zadbać o wzmocnienie lub budowę odpowiedniej Kultury w organizacji, m.in. w zakresie ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informatycznego itp.,
- ochroną klientów,
- ochroną marki,
- CSR,
- ochroną danych osobowych i nowymi formami przetwarzania danych w czasach epidemii,
- zarządzaniem ciągłością funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym zarządzaniem łańcuchem dostaw,
- ewentualnym zawieszeniem działalności, np. z powodu zamknięcia zakładu z powodów sanitarnych lub praktyczną niemożnością utrzymania ciągłości działania. W takim przypadku Pracodawcy mogą się ratować wykorzystując możliwości dane przez prawo pracy.
- zarządzaniem finansami, w tym płynnością finansową oraz rachunkiem zysków i strat,
- rozwiązywaniem sporów prawnych i kontraktowych w czasie epidemii,
- funkcjonowaniem organów Spółek, pytanie np. jak organizować posiedzenia i walne Zgromadzenia w czasach epidemii,
- zarządzaniem kryzysowym, itd.
Bo epidemia zmienia i zmieni diametralnie prawie wszystko.
Epidemia, jak każdy kryzys kiedyś się skończy. Ważne by przedsiębiorstwa po zakończeniu kryzysu wyciągnęły naukę i przygotowały się lepiej na następne kryzysy.