Compliance – czyja to odpowiedzialność?

Najkrótsza odpowiedź brzmi: WSZYSCY. I to totalnie wszyscy: od top kierownictwa po szeregowego pracownika, współpracownika, po każdego interesariusza, odpowiadają za bycie Compliance (przestrzeganie przepisów, norm i obowiązków).

Oczywiście każdy odpowiada w innym zakresie. Ale to na każdym ciąży obowiązek dbania by organizacja (spółka, inny podmiot zbiorowy, jednostka samorządu terytorialnego itd.) działała zgodnie z prawe, zasadami etyki i zobowiązaniami.

Polecamy: Komplet błyskawic Prawo pracy i ZUS 2020

To na najważniejszym kierownictwie sensu largo tj. na: Zgromadzeniu Wspólników, Radzie Nadzorczej, Zarządzie, Partnerach, Prezydentach, Burmistrzach, Wójtach, Radnych itd., ciąży największa odpowiedzialność. Oni, to bowiem, mają władzę i największy wpływ na Kulturę organizacji. Dlatego muszą oni dawać przykład stosując się do zasad i aktywnie wspierając system Compliance. Powołanie oficera Compliance nie zwalnia najwyższego kierownictwa (sensu largo) z ich obowiązków w zakresie Compliance. Więcej o obowiązkach najwyższego kierownictwa napisałem w artykule Compliance: Przywództwo - rola i odpowiedzialność organu nadzoru i najwyższego kierownictwa.

Drugą grupą na której ciąży szczególna odpowiedzialność za Compliance (choć ciut mniejsza niż na najwyższym kierownictwie), to kierownicy średniego i niższego szczebla. Należy pamiętać, że powinni być oni przykładem dla innych pracowników. Jednocześnie odpowiadają oni również za komunikację i wprowadzanie standardów Compliance w życie.

Trzecią grupą stanowią wszyscy pracownicy. Muszą oni tak jak kierownictwo:

1. przestrzegać norm, zasad, polityk itd.,
2. uczestniczyć w szkoleniach,
3. raportować problemy, niepowodzenia, sukcesy, przypadki łamania norm itp. zdarzenia dotyczące Systemu Compliance.

Więcej o tych grupach i ich odpowiedzialności pisałem w artykule Compliance: Pracownicy, w tym kierownictwo średniego i niższego szczebla – czyli najważniejsi są ludzie.

W tym miejscu chciałbym wspomnieć o pewnym micie. Często słyszę, że to Oficer Compliance odpowiada za to, że organizacja jest Compliance. Wtedy zaczynam pytać, czy np. może wyznaczyć w organizacji czerwoną linię? Czy ma realny wpływ na decyzje i działanie organizacji? Czy ma odpowiednie zasoby i umocowanie? Itd.

Na końcu powtarzam starą zasadę – odpowiada ten kto decyduje. Jeżeli oficer Compliance np. tylko doradza, to odpowiada jak źle doradzi. Jeżeli ktoś go nie spyta lub zrobi inaczej niż radził oficer Compliance, to oficer Compliance nie ponosi odpowiedzialności.

Osobiście często niepytany, wykonując obowiązki oficera Compliance, doradzam lub informuję kierownictwo, w tym najważniejsze, o tym co według mnie powinni wiedzieć. No cóż, oficerowi Compliance w końcu płacą m.in. za to, by nie bał się mówić prawdy, zwłaszcza trudnej i bolesnej.

Więcej o oficerze Compliance pisałem m.in. w artykule Compliance – przepis na sukces – trzeci składnik – oficer Compliance.

Na końcu artykułu chciałbym pokrótce wyjaśnić dlaczego uważam, że za Compliance w organizacji odpowiadają też wszyscy interesariusze. Kiedyś przeczytałem takie zdanie: „Do zwycięstwa zła wystarczy, że dobrzy ludzie będą milczeć”. Jeżeli interesariusz, widząc łamanie przepisów lub norm nie reaguje, odwraca głowę, to de facto pomaga w ich łamaniu.

Sygnalizowanie do odpowiednich komórek lub ludzi, najwyższego kierownictwa lub właściwych służb o łamaniu przepisów to nie donosicielstwo ale działanie w interesie tego podmiotu i w interesie publicznym. Dlatego jestem zwolennikiem krzewienia kultury sygnalizowania nieprawidłowości i właściwego reagowania na nie.

No ale więcej o tym w innych artykułach w sekcji Compliance.